Wenn Ihr Haus über Event- und Konferenzräume verfügt, können Sie diese in Clock PMS+ anlegen, um sie einfach zu buchen und einen Kalender zu haben, in dem Sie die Verfügbarkeit deutlich sehen können.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie, um Tagungsräume zu erstellen und Tagungsraumbuchungen zu verwalten, das MICE Add-On in Ihrem Abonnement enthalten haben müssen. Bitte kontaktieren Sie uns unter [email protected] oder Ihren Business Development Associate, wenn Sie es hinzufügen möchten.
Erstellung von Tagungsräumen
Um Tagungsräume zu erstellen, navigieren Sie zum Menü Einstellungen-> Alle Einstellungen-> MICE-> Tagungsräume und klicken Sie auf die Schaltfläche '+' (1).
- Name (2) - geben Sie einen Namen für den Tagungsraum ein. Dieser Name ist auch für die für Gäste sichtbaren Funktionen sichtbar.
- Beschreibung für das Personal (3) - geben Sie eine interne Beschreibung für diesen Tagungsraum ein. Die Beschreibung ist im Aktivitäten-Kalender sichtbar.
- Min / Max PAX (4) - geben Sie die minimale und maximale Anzahl von Personen ein, die in das Zimmer passen
- Sortierreihenfolge (5) - sortieren Sie die Tagungsräume in Ihrer bevorzugten Reihenfolge für den Tagungsraum-Kalender.
- Fläche (Größe) (6) - Geben Sie die Größe des Tagungsraums ein. Wird zu Informationszwecken im Tagungsraum-Kalender und für KPI/Statistikberechnungen in Berichten verwendet. Standardmäßig ist die Maßeinheit Quadratmeter (m2). Sie können die Einheit über das Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> MICE -> Allgemein ändern.
- Aktiv ab/bis (7) - legen Sie beim Anlegen des Tagungsraums ein 'Aktiv ab'-Datum fest. Der Raum wird vor diesem Datum nicht aktiv sein. Verwenden Sie das 'Aktiv bis'-Datum, um einen Tagungsraum zu archivieren, ihn aus Listen auszublenden und ihn als Einheit von der Lizenzierung auszuschließen.
Zusammengesetzte Tagungsräume
Zusammengesetzte Tagungsräume ermöglichen es Ihnen, mehrere einzelne Tagungsräume zu einem größeren, flexiblen Event-Raum zu kombinieren. Dies ist nützlich, um größere Events zu veranstalten und gleichzeitig die Möglichkeit zu behalten, die Räume bei Bedarf separat zu nutzen.
Konfiguration:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> MICE -> Tagungsräume. Erstellen Sie einen neuen zusammengesetzten Tagungsraum und listen Sie die vorhandenen Zimmer auf, aus denen er besteht. Bei der Buchung werden alle enthaltenen Zimmer geblockt, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Wie verwaltet das System die Verfügbarkeit?
- Buchung eines einzelnen Zimmers: Blockiert automatisch alle zusammengesetzten Zimmer, die es beinhalten.
Beispiel: Wenn Conf 1 gebucht wird, blockiert das System Conf 1+2 und Conf 1+2+3. Verfügbare Zimmer sind dann Konf 2, Konf 3 und Konf 2+3.
- Buchung eines zusammengesetzten Zimmers: Komplexer, da es sowohl die einzelnen Zimmer, die es umfasst, als auch andere zusammengesetzte Zimmer blockiert, die diese einzelnen Zimmer enthalten.
Beispiel: Die Buchung von Conf 1+2 blockiert Conf 1 und Conf 2, aber auch Conf 2+3 und Conf 1+2+3. Das einzig verfügbare Zimmer ist dann Konf 3.
Visuelle Indikatoren im Kalender
- Direkte Buchungen erscheinen in durchgehenden Farben.
- Direkt geblockte Zimmer erscheinen schattiert.
- Klickt man auf eine dieser Angaben, wird die zugehörige Buchung angezeigt.
Min. / Max. PAX pro Einrichtung
Nach der Erstellung des Tagungsraums können Sie auch die minimale / maximale PAX je nach Einrichtung des Tagungsraums festlegen. Wenn es sich beispielsweise um einen Theaterraum handelt, kann der MAX PAX-Wert 100 betragen, während er bei einem Sitzungssaal 60 betragen kann.
Zur Einrichtung klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Spalte Kapazität:
Fügen Sie im Pop-up-Fenster so viele Zeilen hinzu, wie Sie benötigen, geben Sie die minimalen / maximalen PAX ein und wählen Sie den Setupstil aus, für den sie gelten.
Dies hilft dem System, eine Tagungsraum-Aktivität mit einem bestimmten Setupstil den Tagungsräumen zuzuordnen, die dafür geeignet sind.