Um Ihnen die Arbeit bei der Bearbeitung von Vorauszahlungen so einfach wie möglich zu machen, haben wir drei verschiedene Ansätze bereitgestellt, mit denen Sie eine Vorauszahlung im System registrieren können - durch Schließen eines Geschlossenen Folios, die Erstellung einer Vorauszahlung auf der Grundlage bestimmter Dienstleistungen und die Erstellung einer Vorauszahlung auf der Grundlage einer verfügbaren Zahlung. Wählen Sie den für Ihr Geschäftsmodell am besten geeigneten Ansatz.
Vorauszahlungen über ein Anzahlungsfolio
Verwenden Sie diese Methode, wenn die Vorauszahlungen für eine große Zahl von Diensten bestimmt sind und stufenweise in verschiedenen Folios verwendet werden sollen. Sie haben zum Beispiel einen Vertrag mit einer Firma abgeschlossen, die einen bestimmten Teil des Betrags für die anstehenden Buchungen im Voraus überweisen muss. In diesem Fall ist für die Erstellung einer Vorauszahlung ein offenes Folio für die Anzahlung erforderlich:
- Lokalisieren und öffnen Sie das Objekt, für das Sie eine Vorauszahlung registrieren möchten (Buchung, Firma oder Event);
- Erstellen Sie ein Anzahlungsfolio:
- Für Buchung und Event, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Anzahlungsfolio hinzufügen' im Abschnitt 'Raten und Folios';
- Für Firma, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Anzahlungsfolio hinzufügen' im Bereich Folios->Anzahlung.
- Wenn der Kunde den Betrag der Vorauszahlung bereits gezahlt hat, geben Sie die Zahlung im Folio für die Anzahlung wieder. Die Zahlung ist nicht obligatorisch, daher können Sie diesen Schritt überspringen, direkt ein Dokument über die Vorauszahlung ausstellen und es dem Kunden zur Zahlung zusenden. Die unbezahlten Vorauszahlungen werden im Bericht - Debitoren nachverfolgt;
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'In Vorauszahlung konvertieren;
- Buchen Sie die entsprechende Anzahl von Vorleistungen unter genauer Angabe des Betrags und des Steuerkennzeichens ab. Um den Belastungsprozess zu optimieren, bereiten Sie zuvor die entsprechenden Leistungsvorlagen vor, da diese Vorlagen der Einnahmegruppe "Vorfakturierte Kaution" angehören sollten;
- Nachdem Sie die Leistungen erfasst haben, können Sie über die Schaltfläche 'Weiter' fortfahren;
- Wählen Sie den Dokument Typ den Sie ausstellen möchten und schließen Sie das Folio.
Vorauszahlungen auf der Grundlage bestimmter Dienstleistungen
Sie können diese Methode anwenden, wenn die Vorauszahlungen auf einmal für die Dienste verwendet werden, für die sie bestimmt sind. Um eine Vorauszahlung basierend auf bestimmten Leistungen zu registrieren, müssen Sie über ein Standard-Folio verfügen und die entsprechenden Leistungen darin bereits abgerechnet haben. Der Betrag der Vorauszahlung wird als Prozentsatz der ausgewählten Dienstleistungen berechnet. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie das Folio mit den Leistungen , für die Sie eine Vorauszahlung registrieren wollen;
- Kreuzen Sie die Kästchen der Dienstleistungen an, für die Sie eine Vorauszahlung anmelden wollen. Wenn die Vorauszahlung für alle Leistungen des Folios gilt, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort;
- Wählen Sie 'Vorschussrechnung erstellen' über die Schaltfläche 'Ausgewählt' oder über die Schaltfläche 'Alle' (je nach Art der Vorauszahlung);
- Wählen Sie die Option 'Prozentsatz' und geben Sie den Prozentsatz für die Vorauszahlung ein;
- Wählen Sie eine Vorlage für die Leistungen, die bei der Vorauszahlung anfallen werden. Der zusätzliche Text ist optional und ermöglicht Ihnen die Eingabe eines Textes, der im Ausdruck verwendet werden soll. Wählen Sie den Dokument Typ und bestätigen Sie dessen Ausgabe.
- Das System erstellt ein neues Vorauszahlungsfolio, in das die ausgewählten Leistungen automatisch mit einem neuen Betrag (je nach gewähltem Prozentsatz) und der Umsatzgruppe 'Vorab in Rechnung gestellte Vorauszahlungen' übernommen werden. Die Texte und Details der ursprünglichen Leistungen bleiben erhalten. Bei dieser Methode wird die gewählte Vorlage nicht auf die Leistungen im Vorauszahlungsfolio angewendet, sondern zur Verwendung im Folio mit den Leistungen. Für weitere Details siehe Verwendung einer Vorauszahlung.
- Nach der Registrierung der Vorauszahlung leitet Sie das System auf das Hauptfolio weiter. Im oberen Teil des Bildschirms erscheint ein Link, mit dem Sie das Folio der Vorauszahlung öffnen können. Wenn der Betrag bereits bezahlt wurde, können Sie die Zahlung registrieren.
Vorzahlung auf der Grundlage der verfügbaren Zahlungen
Verwenden Sie diese Methode, wenn der Wert der Vorauszahlung dem gezahlten Betrag entsprechen muss, klar ist, für welche Leistungen sie bestimmt ist, und erwartet wird, dass sie auf einmal verwendet wird. Um eine Vorauszahlung auszustellen, öffnen Sie zunächst das Folio mit den Leistungen, für die die Zahlung vorgesehen ist. Gehen Sie wie folgt vor:
- Registrieren Sie den gezahlten Betrag in dem Folio mit den Dienstleistungen;
- Wählen Sie die Dienstleistungen aus, für die die Zahlung bestimmt ist, z. B. nur die Nächte (wenn die Zahlung für alle Dienstleistungen im Folio gilt, überspringen Sie diesen Schritt)
- Wählen Sie 'Vorauszahlung erstellen' über die Schaltfläche 'Ausgewählt' oder über die Schaltfläche 'Alle' (je nach Art der Vorauszahlung);
- Klicken Sie die Option 'Bestehende Zahlung';
- Wählen Sie den bezahlten Betrag und fahren Sie mit 'Weiter' fort;
- Wählen Sie die Vorlage aus der der Text der Leistungen für das Vorauszahlungsfolio abgerufen werden soll, Sie haben auch die Möglichkeit, einen zusätzlichen Text für den Ausdruck einzugeben;
- Wählen Sie den Dokument Typ und bestätigen Sie die Ausstellung der Vorauszahlung.
- Das System erstellt das neue Vorauszahlungsfolio, da die notwendigen Leistungen automatisch darin berücksichtigt werden. Die Anzahl der Vorauszahlungen im Folio richtet sich nach den Steuergruppen der Leistungen, für die die Vorauszahlung bestimmt ist (eine Leistung je Steuergruppe). Der Betrag für jede Steuergruppe wird automatisch berechnet, indem ein Verhältnis angewendet wird. Alle Leistungen gehören zur Umsatzgruppe "Vorab in Rechnung gestellte Anzahlung", und ihre Texte werden aus der gewählten Vorlage abgerufen.
- Die Zahlung aus dem Folio mit den Leistungen wird in das Vorauszahlungsfolio verschoben, da alle seine Details erhalten bleiben. Die Folios der Vorauszahlungen werden abgeglichen.
Auf dem Bildschirm sehen Sie die Bestätigung der Ausstellung von Dokumenten, Sie können dem Link folgen, um das Dokument zu öffnen.
