Erstellen von Aktivitäten
So erstellen Sie einen Tagungsraum und/oder eine Catering-Aktivität:
- Navigieren Sie zum Aktivitätskalender im Ansichtsmodus 'Nach Stunden'
- Optional können Sie die verschiedenen Filter verwenden, um den Kalender zu filtern
- Klicken Sie auf die Startzeit und dann auf die Endzeit der Aktivität, für den jeweiligen Standort
- Das Fenster mit den Details zur Aktivität öffnet sich.
Hier sind die Details, die Sie für eine Aktivität hinzufügen/bearbeiten können:
- PAX (1) - die Anzahl der Teilnehmer wird automatisch von der Anzahl der PAX im gesamten Event übernommen. Sie können diese Zahl bei Bedarf ändern oder eine neue Zahl festlegen, wenn Sie dies nicht für das gesamte Event getan haben.
- Start-/Endzeit (2) - geben Sie die Start- und Endzeit ein, zu der der Raum belegt sein wird. Bitte beachten Sie, dass bei der Erstellung einer Aktivität diese nicht nach Mitternacht beginnen kann. Falls Sie eine Aktivität benötigen, die nach Mitternacht weiterläuft, erstellen Sie sie zunächst bis z.B. 23:30 Uhr. Bearbeiten Sie sie anschließend und wählen Sie die Option 'Über Nacht', wodurch ein 'Bis' Datums- und Zeitfeld freigeschaltet wird.
- Art der Aktivität (3) - wählen Sie die Art der Aktivität aus (z.B. Networking, Kaffeepause, Hochzeitszeremonie, etc.). Lesen Sie Erstellen von Arten der Aktivität und Setupstilen für weitere Informationen.
- Setupstil (4) - wählen Sie den Setupstil für den Raum. Beachten Sie, dass Sie in der Liste die Setupstile sehen, die der von Ihnen ausgewählte Standort unterstützt. Außerdem sehen Sie die MIN / MAX PAX für die unterstützten Stile. Weitere Details finden Sie unter Erstellung von Tagungsräumen / Erstellung von Restaurants (Standorten). Sie können die Aktivität immer noch mit einem nicht unterstützten Stil oder mit mehr PAX als die Kapazität für diesen Stil erstellen.
- Beschreibung (5) - geben Sie eine Beschreibung für diese Aktivität ein, die in den eingebauten Event-Angeboten sichtbar ist und in allen anderen gästeseitigen Dokumenten hinzugefügt werden kann (z.B. was enthalten ist, Dauer und andere Informationen).
- Beschreibung für das Personal (6) - geben Sie eine interne Beschreibung für diese Aktivität ein, die in den Funktionsblättern sichtbar ist (z.B. was vorzubereiten ist, welche Vorbereitungen zu treffen sind, bis wann man bereit sein muss, etc)
- Optionsbuchung (7) - markieren Sie, ob diese Aktivität optional ist. Sie wird im Kalender gelb markiert.
- Hinzufügen (8) - sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, fügen Sie die Aktivität zum Kalender hinzu.
- Neue Aktivität speichern - wenn alle neuen Aktivitäten zum Kalender hinzugefügt wurden, stellen Sie sicher, dass Sie speichern.
Buchung von Aktivitäten Leistungen
Wenn die Aktivität erstellt ist, klicken Sie sie im Kalender an, um das Dialogfenster zu öffnen. Von hier aus können Sie Leistungen buchen, die mit dieser bestimmten Aktivität verbunden sein werden. Lesen Sie Buchung von Leistungen und die Event-Rechnung für weitere Details.
- Folio und Leistungen hinzufügen (1) - verwenden Sie diese Option, wenn noch kein Event-Folio geöffnet ist oder Sie diese Leistungen in einem separaten Folio buchen möchten. Das Dialogfenster für die Buchung von Leistungen wird geöffnet. Beachten Sie, dass das System die Anzahl der PAX als Menge für die Leistungen vorschlägt.
- Leistung ...... (2) - wenn Sie bereits ein Folio(s) im Event geöffnet haben, wird es hier aufgeführt. Klicken Sie darauf, um die Buchungsmaske zu öffnen und die Leistungen zum bestehenden Folio hinzuzufügen.
- Leistungen (3) - Sie sehen eine Liste mit allen Leistungen, die bereits über diese Aktivität gebucht wurden. Sie können auf eine beliebige Leistung klicken, um die Liste aller über diese Aktivität gebuchten Leistungen zu öffnen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
- Aktivität stornieren (4) - Sie können diese spezielle Aktivität stornieren. Dabei werden Sie gefragt, ob Sie alle Leistungen in offenen Folios, die mit dieser Aktivität verbunden sind, stornieren möchten.
Nach Aktivitäten bearbeiten
Um eine Aktivität zu bearbeiten, öffnen Sie das gleiche Dialogfenster, das für die Buchung von Leistungen verwendet wird:
- Wenn es sich um eine Aktivität im Tagungsraum handelt, klicken Sie diese an
- wenn es sich um eine Restaurant-Aktivität handelt, klicken Sie darauf und wählen Sie 'Bearbeiten'
Sie können alle bereits in der Aktivität eingegebenen Informationen ändern.
Wichtig: Eine Änderung des PAX einer Aktivität führt dazu, dass Leistungen, die auf dem PAX basieren, neu gebucht werden. Mit anderen Worten: Eine Senkung des PAX führt zu einer Verringerung der Menge der Leistungen; eine Erhöhung des PAX führt zu einer Erhöhung der Menge.
Wenn Sie nur den Standort oder die Startzeit einer Aktivität ändern möchten, können Sie die Drag&drop-Funktion des Kalenders verwenden. Greifen Sie die Aktivität und verschieben Sie sie an den neuen Ort / die neue Startzeit.
Wenn Sie eine Aktivität aus einem anderen Event geöffnet haben, können Sie auf die Schaltfläche oben im Dialogfenster klicken, um zu diesem Event zu wechseln.
