Events können viele verschiedene Elemente enthalten - Tagungsraumbuchungen; Catering; Hotelzimmerbuchungen usw. Dies führt zu einer Vielzahl von Leistungen, und es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie diese intern im Folio erscheinen und wie sie auf der Kundenrechnung dargestellt werden können. Hier ist ein Folio, das Leistungen für alle oben genannten Elemente enthält.
Segmentierung der Leistungen
Die angegebenen Zeilen sind die so genannte Kostenquelle der Leistungen:
- (1) - dies sind Leistungen, die direkt im Folio des Events verbucht wurden - über die Schaltfläche 'Verbuchen' auf der Seite des Events.
- (2) - dies sind Leistungen für Tagungsraumbuchungen, die über die Schaltfläche "Gebühr" der Aktivität "Tagungsraum" verbucht wurden. Wie Sie sehen können, zeigt die Zeile genau an, auf welche Tagungsraumbuchung sich diese Leistungen beziehen. Sie können die Leistungen auf eines der vorhandenen Folios verbuchen oder ein neues Folio hinzufügen und die Leistungen dort verbuchen.
- (3) - dies sind Catering Leistungen, die über die Schaltfläche 'Verbuchen' der Catering-Aktivitäten verbucht werden. Wie Sie sehen können, gibt die Zeile genau an, auf welche Catering-Aktivität sich diese Leistungen beziehen. Sie können wählen, ob Sie in eines der bestehenden Folios verbuchen oder ein neues Folio hinzufügen und die Leistungen dort verbuchen.
- (4) - dies sind Leistungen einer Hotelzimmerbuchung, die auf das Folio des Events übertragen wurden, da sie zusammen mit dem Rest des Events bezahlt werden. Wie Sie sehen können, zeigt die Zeile genau an, aus welcher Buchung sie stammen.
Nun wissen Sie, was Sie als Benutzer von Clock PMS+ auf einem Event Folio intern sehen werden und wie die Leistungen getrennt werden.
Vorschaumodus eines Folios/Rechnung
Sehen wir uns nun die dem Gast/Kunden zugewandte Seite an. Um das Folio/die Rechnung für Gäste zu sehen, öffnen Sie das Folio und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Vorschau' in der oberen rechten Ecke.
Verschiedene Optionen zur Darstellung der Leistungen
Wie Sie in unseren Folio-Artikeln gesehen haben, können Sie zwischen verschiedenen 'Ansichten' für die Darstellung der Leistungen auf der Rechnung wählen, je nach Ihren Vorlieben und/oder den örtlichen gesetzlichen Anforderungen. Bitte beachten Sie jedoch einige Besonderheiten in Bezug auf Event-Rechnungen.
- Die ersten 4 'Ansicht' Optionen (1) zeigen immer die Leistungen getrennt nach ihrer Quelle an.
- die 2 'Arrangement' Ansichtsoptionen (2) entfernen die 'Quelle'
Diese 2 Ansichten heißen 'Verpackt...' weil Sie die Möglichkeit haben, mehrere Artikel/Dienstleistungen in einer Zeile zu 'verpacken', solange sie den gleichen 'Drucktext' und die gleiche Menge haben.
Anhand des obigen Beispiels nehmen wir an, dass wir das Mittagessen und die Kaffeepause in einer Zeile mit dem Namen 'Catering' zusammenfassen wollen. Intern werden sie immer noch getrennt sein, aber für die Rechnung an die Gäste müssen sie zusammengefasst werden.
Um dies zu erreichen, wenden Sie den gleichen 'Drucktext' auf die Leistungen an, die Sie kombinieren möchten.
Hinweis: Um manuelle Eingriffe und Bearbeitungen zu vermeiden, können Sie den 'Drucktext' beim Erstellen der Leistungsvorlagen vorkonfigurieren. Wenn Sie jedoch dieselbe Leistung haben, aber unterschiedliche Drucktexte für verschiedene Situationen anzeigen müssen, müssen Sie entweder den Drucktext manuell im Event ändern oder mehrere Leistungsvorlagen für dieselbe Leistung mit unterschiedlichen Drucktexten erstellen.
Wichtig: In der Ansicht 'Verpackt von' werden die Artikel/Dienstleistungen nach ihrem 'Drucktext' UND 'Menge' sortiert. Wenn zwei Leistungen denselben Drucktext, aber eine unterschiedliche Menge haben, werden sie in getrennten Zeilen angezeigt.
So können Sie Leistungen, die pro Person berechnet werden, zusammenfassen, während Ganzer Zeitraum Leistungen, wie z.B. die Kosten für die Miete von Tagungsräumen, separat angezeigt werden.
