Standardmäßig wird für jede Buchung ein Folio erstellt, das alle mit einer bestimmten Buchung verbundenen Leistungen enthält. In der Praxis kann es jedoch notwendig sein, für jeden Gast ein eigenes Dokument für seinen Teil der Rechnung auszustellen. Hier ist die Vorgehensweise für einen solchen Fall:
Verteilung der Leistungen
Der erste Schritt vor der Ausstellung des Dokuments ist die Aufteilung der Leistungen in einzelne Folios, je nachdem, wie Sie sie in Rechnung stellen möchten.
- Öffnen Sie die Buchung und blättern Sie nach unten zum Abschnitt 'Raten und Folios';
- Um den Vorgang zu vereinfachen, können Sie die erforderlichen Folios zur Buchung im Voraus hinzufügen, z.B. wenn Sie die Leistungen auf zwei Gäste aufteilen möchten, fügen Sie ein weiteres Folio hinzu;
- Öffnen Sie das Folio mit den Leistungen;
Für die Verteilung können Sie die Funktionen 'Splitten' oder 'Übertragen' verwenden.
- Wenden Sie die 'Übertragen' Funktion auf diese Leistungen an, die vollständig auf ein individuelles Folio übertragen werden sollen, z.B. der Gast hat eine übertragene POS-Rechnung, für die er einen separaten Beleg ausgestellt haben möchte.
- Wenden Sie die 'Splitten' Funktion auf die Leistungen an, deren Wert auf die Gäste in der Buchung verteilt werden soll, z.B. die Leistungen für Übernachtungen und Arrangements bezogen auf die Rate. Mit der Funktion können Sie die Beträge ganz einfach gleichmäßig auf die Gäste verteilenoder ein Prozentverhältnis festlegen.
Ausstellung von Dokumenten
Nach der Verteilung der Leistungen auf die Folios, zurück zur Buchung.
- In der Rubrik 'Raten und Folios' suchen Sie das Folio, das Sie schließen möchten;
- Befolgen Sie die üblichen Schritte zur Ausstellung eines Dokuments.