Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Leistungen und Zahlungen auf das Folio buchen können, können wir nun untersuchen, wie das Abschlussdokument ausgestellt wird. Der Beleg kann nach dem Schließen des Folios ausgestellt werden. So wird es gemacht:
Gast-Dokument
Am einfachsten finden Sie ein Folio einer Buchung, indem Sie die Buchung zur Überprüfung öffnen. Suchen Sie das Folio im Abschnitt “Raten und Folios”. Wenn KEINE Korrekturen zu den bestehenden Leistungen oder den Details der Rechnungsempfänger erforderlich sind, können Sie das Folio direkt von hier aus schließen:
- Über die Zahlungsschaltflächen (1) können Sie eine Zahlung hinzufügen, wenn das Folio unausgeglichen ist. Die Schaltfläche "Kreditkarte" ist für die Registrierung von Kartenzahlungen über einen Zahlungsprozessor vorgesehen;
- Schließen Sie das Folio über die Schaltfläche 'Schließen'(3). Das System schlägt Ihnen vor, eine Auswahl unter den möglichen Dokument Typen zu treffen, die bereits eingerichtet sind;
- Wählen Sie den Dokument Typ und Sie können loslegen;
OR
- Öffne (2) das Folio zur Überprüfung;
- Im Abschnitt 'Rechnungsempfänger' (4) können Sie die Details des Folios'ändern. Über die Schaltfläche 'Bearbeiten' (5) können Sie Korrekturen an den Details des aktuellen Folios vornehmen, und über die Schaltfläche 'Ändern' (6) können Sie ein neues auswählen;
- Im Abschnitt “Zahlung”, eine Zahlung hinzufügen, falls erforderlich;
- Wenn Korrekturen zu den Leistungen erforderlich sind, nehmen Sie diese vor dem Schließen des Folios vor;
- Wenn Sie bereit sind, schließen Sie das Folio über die Schaltfläche Folio schließen (7), indem Sie einfach den Dokument Typ auswählen, den Sie ausstellen möchten;
- Sie sehen das Format des Ausdrucks des Dokuments. Sie können es über die Schaltfläche 'Drucken' ausdrucken.
Firmen-Dokument
Wird ein Folio für ein Firmenprofil erstellt, wird es automatisch als Empfänger ausgewählt. Handelt es sich jedoch um ein Buchungsfolio, muss vor dem Schließen des Folios dessen Rechnungsempfänger auf Details geändert werden, damit Sie der Firma einen Beleg ausstellen können. So geht's:
- Öffnen Sie das Folio zur Überprüfung;
- Um einen neuen Empfänger auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern (6) in der Zeile Rechnungsempfänger;
- Wenn Sie die Firma im Abschnitt "Vorschläge" sehen, wählen Sie sie einfach aus;
- Wenn Sie es nicht auf der Liste der Vorschläge finden, überprüfen Sie zuerst, ob es bereits verfügbare Daten von dieser Firma gibt. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Suchen'(9) und wählen Sie dann 'Firmen'. Am schnellsten geht es, wenn Sie die Identifikationsnummer der Firma eingeben, Sie können sie auch über ihren Namen suchen;
- Wenn keine Daten der Firma im System vorhanden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neue Firma'(10), um sie hinzuzufügen. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche 'Erstellen und Auswählen' (11)
- Befolgen Sie die bekannten Schritte, um eine Zahlung zum Folio hinzuzufügen.
- Schließen Sie das Folio über die Schaltfläche Folio (7) schließen;
Tipp: Um Zeit zu sparen beim Eingeben der Daten der neuen Firma, können Sie die automatische Abfrage über ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nutzen. Die Funktion steht nur für Firmen zur Verfügung, die in EU-Ländern registriert sind.
Dokuments für Nicht-Einwohner
Wir haben bereits erwähnt, dass Folios ohne Zimmer für die Fälle gedacht sind, in denen Sie ein Dokument für eine Person ausstellen müssen, die kein Gast im Hotel ist. So fügen Sie das Folio hinzu:
- Wählen Sie im Navigationsmenü Andere Funktionalitäten->Folios ohne Zimmer;
- Über die Schaltfläche 'Folio hinzufügen' können Sie ein neues Folio erstellen;
- Buchen Sie die Leistungen und Zahlungen auf die bereits bekannte Weise in das Folio;
- Vor der Ausstellung des Dokuments können Sie, falls erforderlich, die Rechnungsempfänger in der oben beschriebenen Weise in Details ändern;
- Schließen Sie das Folio auf die oben beschriebene Weise ab.