Die Bearbeitung von Gästeanfragen ist ein wichtiger Aspekt der elektronischen Kommunikation mit Gästen. Nutzen Sie die Funktion Buchungsanfrage, um Ihren Gästen personalisierte Angebote und Sonderpreise zukommen zu lassen und Ihren Umsatz zu steigern. Mit diesem vielseitigen Tool können Sie eine Anfrageantwort erstellen und versenden und anschließend eine Buchung auf der Grundlage der Gästeanfrage erstellen. Und das alles mit nur wenigen Klicks.
Erstellen Sie eine Antwort auf eine Buchungsanfrage
- Öffnen Sie den Bildschirm Raten und Verfügbarkeit;
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neu' im Menü Buchungsanfrage (oben rechts) und geben Sie die Daten des Gastes ein;
- Überprüfen Sie die Ergebnisse für den gewünschten Zeitraum, die Zimmerkategorien und die Raten auf dem Bildschirm Rate & Verfügbarkeit wie üblich;
- Klicken Sie auf den kleinen Button (6) neben dem 'Buchen' Button für jedes passende Produkt;
- Anzahl der Zimmer eingeben (wenn nur mit Zimmerkategorien gearbeitet wird) und auf 'Zur Anfrage hinzufügen' (7);
- Die Nummer der hinzugefügten Zimmer erscheint in der Schaltfläche 'Zimmer bearbeiten' (2) des Menüs Buchungsanfrage.
- Sie können auch Zimmer für verschiedene Zeiträume, Zimmerkategorien und Anzahl der Gäste hinzufügen.
- Durch Anklicken der Schaltfläche mit der Anfrage-Nummer (1) und dem Nachnamen des Gastes können Sie die Details des Gastes überprüfen und bearbeiten oder die Anfrage ändern Status.
- Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zimmer bearbeiten (2) können Sie bereits hinzugefügte Zimmer entfernen.
Der Bildschirm Rate & Verfügbarkeit erinnert sich an Ihre letzte Buchungsanfrage und steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie zu diesem Bildschirm zurückkehren.
Klicken Sie auf die kleine Dropdown-Menü-Schaltfläche (4) (die ganz rechts im Menü Buchungsanfrage) und wählen Sie ' Vom Bildschirm entfernen' (5) um die aktive Buchungsanfrage vom Bildschirm zu löschen.
Wenn Sie eine bestimmte Buchungsanfrage aus der Maske entfernt haben, können Sie diese wieder in die Maske aufrufen:
- Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie "Buchungsanfrage suchen";
oder
- Wählen Sie im Navigationsmenü Buchungsanfrage suchen–>Buchungsanfrage suchen;
- Finden Sie die Anfrage und klicken Sie Im 'Raten & Verfügbarkeiten' Fenster auf 'Öffnen' um zu ihr zurückzukehren.
Nun können Sie weitere Zimmer hinzufügen oder alternativ jede andere Funktion dieses Bildschirms nutzen.
Die Antwort auf die Anfrage per E-Mail versenden oder ausdrucken
Um eine Antwort auf eine Buchungsanfrage zu senden, können Sie unser anpassbares Standardformular verwenden oder ein völlig neues Formular mit Ihrem eigenen Design und Ihrer eigenen Anordnung erstellen (siehe Vorlage für Buchungsanfragen für weitere Informationen).
So können Sie die Antwort ausdrucken oder per E-Mail versenden:
- Wenn Sie die Anfrage auf dem Bildschirm "Rate and Availability" geladen haben, klicken Sie auf die 'Next' (3) Schaltfläche im Menü der Buchungsanfrage.
oder
- Finden Sie die Anfrage über das Navigationsmenü Buchungsanfrage suchen und öffnen Sie sie;
- Überprüfen Sie alle Angaben, bevor Sie auf die Schaltfläche 'Drucken/Senden' klicken.
- Zusätzlich können Sie die E-Mail vor dem Versenden weiter anpassen, indem Sie über und unter dem Raster mit den Zimmern spezifische Notizen einfügen. Klicken Sie auf 'Bearbeiten' und geben Sie die spezifischen Hinweise ein. Speichern.
- Wenn Sie mit dem gesamten Inhalt fertig sind, senden Sie die E-Mail.
Ein Archiv aller versendeten E-Mails wird geführt. Es kann in der E-Mail Sektion jeder Buchungsanfrage eingesehen werden.
Variable oder feste Preise verwenden
Fließende Preise
Bei einer Buchungsanfrage werden die Preise der Zimmer zum Zeitpunkt des Hinzufügens angezeigt. Es handelt sich nicht um Festpreise, sondern um informative Preise, die zeigen, was Sie dem Gast angeboten haben. Die Buchungen werden zu den aktuellen Preisen erstellt. Sie müssen also überprüfen, ob sich die aktuellen Preise gegenüber den von Ihnen gesendeten geändert haben. So geht's:
- Klicke auf die 'Zimmer bearbeiten' Schaltfläche (2);
- Das System prüft die aktuellen Preise, und wenn es einen Unterschied im Raten-Preis findet, werden die Zeilen mit den Änderungen hervorgehoben, und der neue Preis wird unter dem alten angezeigt;
- Wenn Sie die Anfrageantwort mit den neuen Preisen erneut senden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Preise neu berechnen und aktualisieren' (8). Dann senden Sie die Anfrageantwort an den Kunden.
Feste Preise
Alternativ zu variablen Preisen können Sie auch Festpreise verwenden. Damit ist gewährleistet, dass die Buchung des Gastes zu den in der Antwort auf die Anfrage angebotenen Preisen erfolgt, unabhängig davon, wie sich die aktuellen Preise verändert haben. So geht's:
- Klicken Sie auf den 'Zimmer bearbeiten' Button (2);
- Füllen Sie das Feld 'Manueller Preis' mit dem Preis aus, den Sie festhalten wollen, und wählen Sie die Währung;
- Speichern.
So eingegeben, wird der Preis in das Feld 'Manueller Preis' der Buchung übernommen und der Gast kann zum angebotenen Preis buchen.
Erstellen einer Buchung auf Basis der Buchungsanfrage
Nach dem Erhalt einer E-Mail oder eines Telefonanrufs eines Gastes mit der Bitte um eine Buchung auf der Grundlage der Anfrage, sind hier die Schritte zur Erstellung der Buchung:
- Die Anfrage des Gastes finden (Buchungen->Buchungsanfrage suchen)
- Öffne es)
- Klick 'Buchung erstellen' (9) Button neben dem jeweiligen Zimmer;
- Gastprofil bestätigen oder ein neues auswählen/eintragen und speichern;
- Klicke auf den Link der neu erstellten Buchung, um sie zu bearbeiten oder eine Bestätigung zu senden.
Dort wird eine Buchung auf der Grundlage der Daten aus der Antwort auf die Anfrage einfach mit einem Klick erstellt. Neben der Zeitersparnis kann der Kunde auch von speziellen Preisen und Arrangements profitieren, sofern diese angeboten werden.
Status der Buchungsanfragen und Warteliste
Status
Standardmäßig erhalten alle neuen Anfragen bei der Erstellung den 'Aktiv'Status. Der Status zeigt an, ob die Anfrage noch gültig ist. Werden Buchungen im Zusammenhang mit einer Anfrage erstellt, wird der Status automatisch auf 'Geschlossen' geändert. Verwenden Sie den Status 'Abgebrochen' für die abgebrochenen Anfragen. Sie können den Status einer bestehenden Anfrage manuell ändern, indem Sie:
- Laden Sie die Anfrage auf dem Bildschirm 'Raten und Verfügbarkeit' und klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Nummer (1), dann können Sie die Statusänderung (10) wiedergeben;
Oder
- Aus dem Navigationsmenü öffnen Sie Buchungsanfrage suchen–>Buchungsanfrage suchen. Verwenden Sie die Filter, um die Anfrage zu finden. Wählen Sie die Schaltfläche 'Öffnen' in der entsprechenden Zeile und klicken Sie dann auf die Schaltfläche 'Bearbeiten' im Abschnitt 'Kontaktinformationen'.
Warteliste
Wenn Sie für den Zeitraum der Anfrage keine Verfügbarkeit haben, sie aber dennoch speichern möchten, um sie im Falle von Änderungen der Verfügbarkeit aufzubewahren, können Sie sie zur Warteliste hinzufügen. Aktivieren Sie zu diesem Zweck beim Erstellen der Anfrage das Kontrollkästchen des Feldes “Warteliste” (11) oder markieren Sie es zu einem späteren Zeitpunkt nach den Schritten zur Statusänderung.
Wenn Zimmer für einen bestimmten Zeitraum frei werden, überprüfen Sie einfach die Warteliste der Anfrage:
- Gehen Sie zu Buchungsanfrage suchen;
- Verwenden Sie den Zeitraumfilter, um nur die Anfragen für einen bestimmten Zeitraum zu prüfen;
- Für den Wert des Filters “Warteliste”, wählen Sie “Ja” und laden Sie die Liste.
Nach dem Auffinden der Wartelistenanfragen folgen Sie den oben beschriebenen Schritten, um die aktuellen Preise zu überprüfen. Bereiten Sie das Angebot vor und senden Sie es per E-Mail an den Kunden.