Wenn Sie Kartenzahlungen über einen Zahlungsanbieter abwickeln, können Sie die entsprechenden Vorgänge folgendermaßen durchführen:
Hinzufügen (Tokenisierung) einer Kreditkarte in einer Buchung / einem Firmenprofil / einem Event
Dieser Vorgang ermöglicht es Ihnen, eine Kreditkarte für die zukünftige Verwendung in der Buchung / Firma / Veranstaltung zu speichern.
Bitte beachten Sie, dass Kreditkarten gemäß den PCI DSS Sicherheitsrichtlinien nur für einen begrenzten Betrag gespeichert werden. Danach werden sie automatisch gelöscht.
Bitte lesen Sie den folgenden Artikel für weitere Informationen.
Buchung
Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Vorgänge->Kreditkarte überprüfen und speichern' aus dem Bereich 'Kreditkarte'.
Firma
Öffnen Sie das Profil der Firma und klicken Sie im Bereich 'Vorgänge'Kreditkarte' auf die Schaltfläche 'Kreditkarte' überprüfen und speichern.
Event
Öffnen Sie das Event und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Vorgänge->Kreditkarte überprüfen und speichern' aus dem Bereich 'Kreditkarte'.
Dann:
- Wenn Sie die Kreditkarte manuell hinzufügen, wählen Sie bitte die Option 'Neue Karte' (1).
- Wenn Sie ein angeschlossenes Terminal haben, können Sie dieses zum Hinzufügen der Karte verwenden. Bitte klicken Sie auf den entsprechenden Terminalnamen (2) und ziehen Sie die Karte durch, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Hinweis: Wordline/Six Payments Nutzer sollten bedenken, dass bei der Tokenisierung über ein Terminal ein Betrag von 0,01 vorautorisiert wird.
Kartenaufladung
- Finden Sie das Folio;
- Für ein Buchungs- oder Event-Folio können Sie die Schnellschaltfläche “Kreditkarte” in der Folio-Zeile verwenden;
Oder
- Verwenden Sie die Schaltfläche mit dem Kartensymbol im Hauptbildschirm des Folios;
- Folgen Sie diesen Schritten:
- Bestimmen Sie den Betrag der Summe;
- Wenn Sie noch keine tokenisierte Kreditkarte haben, können Sie eine neue für diese Zahlung hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche "Neue Kreditkarte" (2) verwenden. Geben Sie die Kartendaten ein und heben Sie den Betrag über die Schaltfläche “Neue Kreditkarte verwenden" ab;
- Wenn Sie eine tokenisierte Kreditkarte haben, wählen Sie diese bitte aus, damit sie automatisch belastet wird (1);
- Wenn Sie über ein angeschlossenes Terminal verfügen, können Sie den Betrag damit abrechnen. Bitte klicken Sie auf den Namen des jeweiligen Terminals und ziehen Sie die Karte durch, wenn Sie vom System dazu aufgefordert werden (3);
Rückerstattungen
Um einen Betrag auf eine belastete Karte zurückzuerstatten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Finden Sie die Zahlung und öffnen Sie deren Details;
- Klicken Sie auf die “Rückerstattung” Schaltfläche;
- Geben Sie einen Grund ein, korrigieren Sie gegebenenfalls den Betrag und bestätigen Sie den Vorgang.
Wichtig: Sie können nur dann eine Rückerstattung vornehmen, wenn Sie bereits Transaktionen für dieses Folio bearbeitet haben. Wenn z.B. alle Zahlungen in diesem Folio Barzahlungen sind, ist eine Rückerstattung nicht möglich.
Wichtig: Jede Zahlung kann einmal zurückerstattet werden (für den vollen Betrag oder für einen Teilbetrag).
Wichtig: Die Rückerstattung kann nur in der Währung des Zahlungsanbieters durchgeführt werden (unabhängig von der Währung der ursprünglichen Zahlung).
Vorautorisierung
Zu den Vorautorisierungen gehören die Vorgänge Betragssperre, Abhebung und Freigabe.
Vorautorisierung (Sperren eines Betrags)
Mit der Option Vorautorisierung können Sie einen Betrag auf der Kreditkarte blockieren. Dieser Betrag wird nicht belastet, aber der Karteninhaber kann ihn nicht ausgeben.
Klicken Sie auf die Schnellschaltfläche “Kreditkarte” in der Folio-Zeile oder auf die Schaltfläche "Kartenzahlung" auf dem Hauptbildschirm des Folios und gehen Sie zur “Vorautorisierungen” Seite;
- Geben Sie den Betrag ein, den Sie blockieren möchten;
- Sie können verwenden:
- Neue Karte;
- Tokenisierte Karte (falls vorhanden);
- Angeschlossenes Terminal. Bitte wählen Sie den Namen des jeweiligen Terminals und ziehen Sie die Karte durch, wenn Sie vom System dazu aufgefordert werden.
Der blockierte Betrag wird auf dem Hauptbildschirm des Folios sowie in den Zahlungsdetails angezeigt.
Vorautorisierung erfassen
Jede Vorautorisierung kann nur einmal verwendet werden. Im Falle einer Teilzahlung wird der verbleibende Betrag freigegeben. So verwenden Sie einen blockierten Betrag:
- Klicken Sie auf die Schnellschaltfläche “Kreditkarte” in der Folio-Zeile oder die Schaltfläche "Kartenzahlung" auf dem Hauptbildschirm des Folios;
- Geben Sie den Betrag ein, den Sie abheben möchten (er sollte den blockierten Betrag nicht überschreiten);
- Wählen Sie in der Gruppe “Vorautorisierungen” die entsprechende Vorautorisierung aus und bestätigen Sie die Transaktion.
Vorautorisierung freigegeben
Um einen gesperrten Betrag freizugeben:
- Öffnen Sie die Details der Vorautorisierung und klicken Sie auf die Schaltfläche “Freigeben”;
- Bestätigen Sie den Vorgang;
Wichtig: Alle vorautorisierten Beträge können automatisch von der Bank, die die Kreditkarte ausstellt, freigegeben werden. Es gibt keinen bestimmten Zeitraum, aber im Durchschnitt sind es 5-10 Tage.
>Durch die automatische Freigabe werden die Daten in Clock PMS+ nicht aktualisiert (da die Bank hierfür keine Benachrichtigung sendet). Sie können eine Fehlermeldung erhalten, dass der Betrag nicht mehr verfügbar ist, wenn Sie versuchen, einen Betrag zu erfassen, der vor mehr als 5-10 Tagen gehalten wurde. In diesem Fall versuchen Sie bitte, die Leistung direkt von der Kreditkarte abzubuchen.
Bemerkung: Wir empfehlen, die Vorautorisierung so nah wie möglich an der Ankunft der Buchung zu nutzen, um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass dieser Betrag automatisch freigegeben wird.