Ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Vorgangs ist es, sicherzustellen, dass die Housekeeping-Abteilung über klare Richtlinien verfügt, was am Tag zu tun ist, welche Zimmer gereinigt werden müssen, ob es spezielle/zufällige Aufgaben gibt, die ausgeführt werden müssen, und mehr.
Wichtig: In diesem Artikel wird erklärt, wie die täglichen Vorgänge des Housekeepings in Clock PMS+ gehandhabt werden können, allerdings müssen Sie sicherstellen, dass das Housekeeping-Modul richtig konfiguriert ist. Bitte überprüfen Sie Housekeeping Modul - Aktivitäten, Sektoren und Credits und Housekeeping Modul - Aktivitätspläne für alle Informationen zu den Einstellungen.
Housekeeping Aufgaben
Da das Housekeeping-Modul einen 'aufgabenbasierten' Ansatz implementiert, sind die Housekeeping Aufgaben das wichtigste Element des Vorgangs.
Wichtig: Bitte unterscheiden Sie zwischen Housekeeping Aktivitäten und Housekeeper Aufgaben. Eine Housekeeping Aufgabe ist eine bestimmte Aufgabe, die festlegt, wann, wo und von wem bestimmte Aktivitäten durchzuführen sind.
Lassen Sie uns sehen, was Housekeeping Aufgaben generieren kann
- Aufgaben aus Aktivitätsplänen - In erster Linie werden Housekeeping Aufgaben auf der Grundlage Ihrer Einrichtung von Housekeeping Aktivitätsplänen generiert. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie HIER.
- Aufgaben aus Leistungen, die mit einer Leistungsvorlage verbunden sind - Aufgaben können generiert werden, wenn ein Schema mit einer Leistungsvorlage verbunden ist. Mit dieser Funktion können Sie Aufgaben im Zusammenhang mit Zusatzbetten und Babybetten sowie die Bevorratung von speziellen Verbrauchsmaterialien für verschiedene Arrangements automatisieren. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie HERE.
- Anreise Housekeeping Aktivitäten - Wenn eine Buchung eine bestimmte spezielle Vorbereitung der Zimmer erfordert, können Sie dies in der Buchung selbst angeben. Zum Beispiel VIP-Verbrauchsmaterial oder eine festliche Thematisierung des Zimmers. Um eine solche Anreise-Aktivität anzuwenden, bearbeiten Sie die Buchung und wählen Sie die Aktivität im Feld 'Anreisen Housekeeping Anreise Aktivitäten'.
- Manuell hinzugefügte Aufgaben - Zu jedem Zeitpunkt kann ein Benutzer auch manuell eine Housekeeper Aufgabe hinzufügen. Dies kann über verschiedene Bildschirme erfolgen - Housekeeping Bericht, Housekeeping Aufgaben Verwaltung, Housekeeping Live Monitor, über eine Buchung, Zimmerkalender und mehr. Weitere Informationen finden Sie HIER.
Generierung der Aufgaben für den Tag
Zu Beginn eines jeden Tages stellen Sie die Aufgaben für diesen Tag ein. Gehen Sie in das Menü Housekeeping->Housekeeping Aufgaben-> und klicken Sie auf 'Generieren'. Sie werden sehen, wie viele Aufgaben erstellt werden. Bestätigen Sie. Aufgaben werden als "Nicht zugewiesen" erstellt, d.h. es ist nicht festgelegt, wer eine bestimmte Aufgabe ausführen soll. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie Aufgaben für die Ankunft festgelegt haben, den Ankunftsbuchungen Zimmer zugeordnet sein müssen, da die Regel lautet, dass jede Aufgabe mit einem Zimmer verknüpft sein muss. Nur dann können Sie die Infos zu den buchungsbezogenen Aufgaben sehen.
Warnung: Generell sollten Sie Aufgaben einmal pro Tag (meist zu Beginn des Tages) generieren. Werden die Aufgaben im Laufe des Tages erneut generiert, werden Alle Aufgaben aktualisiert, auch diejenigen, die für den Tag bereits abgeschlossen wurden.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Aufgaben in Berichten und Bildschirmen verbleiben, bis sie abgeschlossen sind. Sie verschwinden nicht einfach, sobald Sie die Aufgaben für den neuen Tag generieren.
Wichtig: Wenn bei der Erstellung der täglichen Aufgaben Situationen auftreten, die die Aufmerksamkeit des Housekeepers erfordern, ist eine spezifische Aufgabe manuell hinzuzufügen für das jeweilige Zimmer.
Automatisch erzeugte Aufgaben
Wir haben einen zusätzlichen Algorithmus für die Automatisierung von Housekeeping-Aufgaben im Zusammenhang mit frühen Abreisen von Gästen und Zimmerwechseln während ihres Aufenthalts entwickelt. Um Verwechslungen mit den bereits generierten täglichen Aufgaben zu vermeiden, werden die automatischen Aufgaben in den folgenden Fällen erstellt:
- Zimmerwechsel - bei jedem Zimmerwechsel (auch in den Fällen, in denen ein Zimmerwechsel als 'Erledigt' markiert wird) wird eine Aufgabe für das alte Zimmer angelegt. Das alte Zimmer wird als ungereinigt markiert, und in der Aufgabenbeschreibung wird das Zimmer angegeben, in das der Gast verlegt wird (Zimmerwechsel in: ...). Auf diese Weise können Sie bei Bedarf die spezifische Zimmerbelegung gemäß der Buchung verschieben.
- Check-Out - beim Check-Out der Buchung, einem Früh- oder normalen Check-Out, wird, wenn das Zimmer aus irgendeinem Grund nicht gereinigt ist, eine Housekeeping Aufgabe für das Zimmer mit dem Status "Ungereinigt" und der folgenden Beschreibung erstellt: "Check-Out Diskrepanz".
Aufgabe Priorität
Jede Aufgabe hat eine bestimmte Priorität. Sie kann automatisch oder manuell bestimmt werden. Die Aufgabenpriorität wirkt sich auf die Anordnung der Aufgaben in den Berichten für die Housekeeper (Housekeeping Tasks) aus, so dass diese über die Aufgaben mit der höchsten Priorität informiert werden. Bei den automatisch erstellten Aufgaben wird die Priorität danach bestimmt, ob in einer Buchung eine Frühanreise oder Spätabreise angegeben ist. Bei einer frühen Anreise haben die Reinigungsaufgaben eine hohe Priorität. Eine Spätabreise senkt die Priorität der Reinigungsaufgaben, und die übrigen Aufgaben erhalten eine normale Priorität. Außerdem haben Aufgaben für Zimmer, in denen am gleichen Tag eine Abreise->Anreise stattfindet, automatisch eine hohe Priorität.
Zudem kann die Priorität auch manuell über den Buchungsbildschirm, den Housekeeping Bericht und den Live Monitor geändert werden.
Aufgabe assignment
Wie oben erwähnt und gesehen, sind die Aufgaben, sobald Sie sie für den Tag erstellt haben, zunächst 'Nicht zugewiesen'. Sie haben die Möglichkeit, sie manuell zuzuweisen oder die automatische Zuweisung zu nutzen.
Manuelle Zuweisung
Nachdem Sie die Aufgaben erstellt haben, können Sie einfach auf das Bleistiftsymbol neben jeder Aufgabe klicken und den Housekeeper festlegen, der sie ausführen soll.
Automatisch zuordnen
Es ist offensichtlich, dass es sehr zeitaufwändig sein kann, Aufgaben einzeln zuzuweisen, daher haben wir eine Option für die automatische Zuweisung hinzugefügt.
Sie können wählen, auf wie viele Housekeepers die Aufgaben verteilt werden sollen.
Es gibt zwei Algorithmen, die bestimmen, wie die Aufgaben verteilt werden sollen
die Housekeepers - Optimale oder Stabile Ordnung.
- Optimal: Hierbei handelt es sich um einen Algorithmus, der es ermöglicht, die Gleichverteilung der Aufgaben unter den Housekeepern auszunutzen, auch wenn diese manchmal Aufgaben in verschiedenen Housekeeping-Bereichen erhalten.
- Stabile Reihenfolge: Dies ist ein älterer Algorithmus, der die Reihenfolge der Housekeeping-Sektoren priorisiert, jedoch werden Housekeepern manchmal nicht gleichmäßig Aufgaben zugewiesen.
Das System verwendet die von Ihnen angegebene Housekeeper-Nummer, um die Aufgaben zu verteilen und eine Liste mit Aufgaben für jeden dieser Housekeeper zu erstellen. Das System weist jeder Liste auch eine fortlaufende Nummer zu: 1, 2, 3, usw. Sie können die Listennummer anschließend in den Namen eines Housekeepers ändern. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei lediglich um den Austausch einer Nummer mit einem Text (Name) handelt. Dies sind keine echten Benutzer in Clock PMS+.
Testen Sie beide Verteilungsmethoden und wählen Sie die für Sie geeignetere aus.
Sie können unter Einstellungen-> Alle Einstellungen-> Housekeeping Credits-> Zuweisungsalgorithmus für Housekeeping Aufgaben auswählen, welche der beiden Methoden die Standardmethode sein soll.
Hier ist ein wenig mehr Information darüber, wie die automatische Verteilung von Aufgaben funktioniert:
- Die nicht zugewiesenen Aufgaben werden nach der von Ihnen eingestellten Zimmer-Sortierreihenfolge nach Zimmernummer geordnet. Wenn den Zimmern Housekeeping-Sektoren zugeordnet sind, werden die Aufgaben nach Sektoren verteilt.
- Bei der Verteilung der Aufgaben zielt das System darauf ab, die Arbeitslast gleichmäßig auf die gegebene Anzahl von Housekeepern zu verteilen und dabei die festgelegte Anzahl von Credits zu berücksichtigen.
- Wenn es mehr als eine Aufgabe für ein Zimmer gibt, werden alle diese Aufgaben an ein und denselben Housekeeper vergeben.