Ако вашият хотел разполага със зали за мероприятия и конферентни зали, можете да ги създадете в Clock PMS+, за да ги резервирате лесно и да имате календар, в който ясно да виждате тяхната наличност.
Важно: Моля, обърнете внимание, че за да създавате зали за мероприятия и да управлявате техните резервации, трябва да имате включено MICE разширение във вашия абонамент. Моля, свържете се с нас на [email protected] или с вашия търговски представител, ако желаете да го добавите.
Създаване на зали за мероприятия
За да създадете зали за мероприятия, отидете на менюто Настройки-> Всички Настройки-> Мероприятия-> Зала мероприятия и кликнете върху бутона '+' (1).
- Име (2) - въведете име на залата за мероприятия. Това име е видимо и за функциите, насочени към гостите.
- Описание за персонала (3) - въведете вътрешно описание за тази зала за мероприятия. Описанието е видимо в Календар Дейности.
- Мин. / Макс. PAX (4) - въведете минималния и максималния брой хора, които могат да се поберат в залата.
- Сортиране (5) - подредете залите за мероприятия по предпочитан ред в календара за зали за мероприятия.
- Площ (размер) (6) - въведете размера на заседателната зала. Използва се за информационни цели в календара на заседателните зали и за изчисляване на KPI/статистики в отчетите. По подразбиране мерната единица е квадратен метър (m2). Можете да промените мерната единица от менюто Настройки -> Всички настройки -> Мероприятия -> Общи.
- Активно от/до (7) - задаване на дата „Активно от“ при създаване на залата. Залата няма да бъде активна преди тази дата. Използвайте датата „Активно до“, за да архивирате залата, да я скриете от списъците и да я изключите като обект от лицензирането.
Компонентни зали за мероприятия
Компонентните зали за мероприятия позволяват да комбинирате няколко отделни заседателни зали в по-голямо, гъвкаво пространство за събития. Това е полезно за провеждане на по-големи мероприятия, като същевременно се запазва възможността за използване на залите поотделно, когато е необходимо.
Конфигурация:
- Отидете на Настройки -> Всички настройки -> MICE -> Зала мероприятия. Създайте нова компонентна зала за мероприятия и избройте съществуващите стаи, от които тя се състои. При резервиране всички включени стаи ще бъдат блокирани, за да се предотвратят двойни резервации.
Как системата управлява наличността?
- Резервация на отделна стая: Автоматично блокира всички композитни зали, които я включват.
Пример: Ако е резервирана стая Conf 1, системата ще блокира Conf 1+2 и Conf 1+2+3. Свободните стаи ще бъдат Conf 2, Conf 3 и Conf 2+3.
- Резервиране на композитна зала: По-сложно, тъй като се блокират както отделните стаи, от които се състои, така и други композитни зали, които включват тези отделни стаи.
Пример: Резервацията на Conf 1+2 ще блокира Conf 1 и Conf 2, но също и Conf 2+3 и Conf 1+2+3. Единствената свободна стая ще бъде Conf 3.
Визуални индикатори в календара
- Директните резервации се появяват в плътни цветове.
- Непряко блокираните стаи се появяват в сянка.
- Кликването върху някой от тях ще покаже съответната резервация.
Мин / Макс PAX за дадена подредба
След като залата за мероприятия е създадена, можете да настроите Мин. / Макс. PAX в зависимост от подредбата на залата. Например, когато подредбата е Театър, максималният брой хора може да бъде 100, докато при заседателна зала може да бъде 60.
За да го настроите, кликнете върху иконката с моливче в колоната "Капацитет":
В изскачащия прозорец добавете толкова редове, колкото са ви необходими, въведете Мин. / Макс. PAX и изберете подредбата на зала, за която се отнасят.
Това помага на системата да разпредели дейността според конкретната подредба към зали за мероприятия, които могат поберат съответния брой участници.