Übersicht
Aufgaben sind ein integraler Bestandteil Ihres Hotelvorgangs, da sie Informationen darüber liefern, was im gesamten System vor sich geht, und auch als Aufgaben festgelegt werden können, die von einem Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern erledigt werden müssen. Betrachten Sie Aufgaben als das interne Nachrichten- und Aufgabensystem in Clock PMS+.
Aufgaben erstellen und zuweisen
Um alle Details zur Erstellung von Aufgaben zu erfahren, lesen Sie bitte Erstellen und Zuordnen von Aufgaben.
Aufgabenkanäle und Benutzer
Um alle Details über Aufgaben-Kanäle zu erfahren, was ihr Zweck ist und wie man sie Benutzern zuweist, lesen Sie bitte Zu Aufgaben-Kanäle und deren Verknüpfung mit Benutzern.
Aufgaben ansehen
Sie können alle Aufgaben über verschiedene Bildschirme im Auge behalten.
Aufgabenliste/Archiv
Die Aufgabenliste oder das Archiv bietet Ihnen die Möglichkeit, alle vergangenen, aktuellen oder zukünftigen, aktiven oder abgeschlossenen Aufgaben einzusehen. Außerdem können Sie alle verfügbaren Filter verwenden, um die Suche nach bestimmten Aufgaben einzugrenzen. Um auf die Aufgabenliste zuzugreifen, navigieren Sie zum Menü Andere Funktionalitäten-> Aufgaben.
Sobald Sie die gesuchten Aufgaben geladen haben, können Sie diese Aufgaben von hier aus auch verwalten - sie Benutzern zuweisen, Details ändern und mehr.
Mit der Option "Diese Seite abschließen", die Sie über die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke erreichen, können Sie alle auf der aktuellen Seite sichtbaren Aufgaben auf einmal abschließen.
Dashboard-Widgets
Das Dashboard (Startbildschirm) von Clock PMS+ bietet eine Reihe von Widgets für die Aufgaben. Wir empfehlen dringend, diese für alle Benutzer-Dashboards zu aktivieren, um sicherzustellen, dass sie für alle Mitarbeiter sichtbar sind.
- Aufgaben (1) - dieses Widget zeigt nur die Anzahl der Aufgaben an und zeigt keinen Text. Um die tatsächlichen Aufgaben zu sehen, muss der Benutzer auf eine der Optionen klicken.
- Aufgaben-Liste (2) - dieses Widget zeigt Aufgaben mit ihrem Text an. Wenn es sich um verknüpfte Aufgaben handelt, müssen Sie auf die Aufgabe klicken, damit Sie den Link zu dem entsprechenden Objekt finden. Außerdem können Sie die Aufgabe direkt über das Widget abschließen oder bearbeiten.
- Großes Aufgaben-Widget (3) - Sie können das große Widget aktivieren, das mehr Aufgaben auf der Seite zusammen mit den Links zu den Objekten anzeigt. Im Gegensatz zu den anderen Aufgaben-Widgets hat das große Widget eine feste Position - immer in der linken oberen Ecke. Wenn Sie das große Widget aktivieren, wird die Aufgabenliste (2) automatisch ausgeblendet.
Verknüpfte Objekte (Buchungen, Profile, etc.)
Die Objekte in Clock PMS+, mit denen Aufgaben verknüpft werden können, sind Buchungen, Folios, Buchungsanfragen, Firmenprofile, Events, Catering-Aktivitäten innerhalb eines Events und Tagungsraum-Buchungen innerhalb eines Events. Jedes dieser Objekte verfügt über einen Abschnitt "Aufgaben", in dem alle aktiven Aufgaben in Verbindung mit dem Objekt angezeigt werden (unabhängig davon, ob sie aktuell, in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegen). Abgeschlossene (inaktive) Aufgaben werden erst sichtbar, wenn Sie auf den Link "Aufdecken" klicken.
Besonderheiten
- Aufgaben können mit einem Objekt im System verknüpft (verwandt) sein - Buchung, Firmenprofil, Event usw. - oder eigenständig sein - ohne Bezug zu einem Objekt, in der Regel für eine allgemeine Aufgabe oder Erinnerung verwendet.
- Aufgaben verschwinden aus Aufgabenlisten erst, wenn sie als abgeschlossen markiert wurden.
- Für jede Aufgabe muss ein 'Kanal' (Thema) ausgewählt sein.
- Sie können festlegen, dass Benutzer bestimmte Aufgaben-Kanäle auf der Grundlage ihrer Funktion/Verantwortlichkeit sehen.
- Aufgaben sind auf dem Dashboard ab dem Tag sichtbar, für den sie festgelegt wurden.
- Verknüpfte Aufgaben (bezogen auf ein Objekt) sind ab dem Zeitpunkt der Erstellung in dem jeweiligen Objekt, mit dem sie verknüpft sind, sichtbar.
- Eine Aufgabe kann auch einem bestimmten Benutzer zugewiesen werden. Nur dieser Benutzer sieht die Aufgabe in seinem Dashboard.