In unseren früheren Artikeln haben wir beschrieben, wie Sie Ihre Arrangements als gebrauchsfertige Vorlagen in Clock PMS+ neu erstellen können. Mit diesen Vorlagen können Sie die Zeit, die Sie zum Hinzufügen aller Aktivitäten und Leistungen zu Ihren neuen Events benötigen, erheblich reduzieren und gleichzeitig Fehler vermeiden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie diese Vorlagen verwenden können.
Nutzung Ihrer Eventvorlagen
Um eine Ihrer Vorlagen zu verwenden, erstellen Sie zunächst das Event. Navigieren Sie dann zum Aktivitätskalender für den gewünschten Tag und wählen Sie den Ansichtsmodus 'Nach Stunden', um Aktivitäten zu erstellen.
Hinweis: Vorlagen enthalten immer Aktivitäten für einen einzelnen Tag. Wenn Sie eine Vorlage für mehrere Tage verwenden möchten, führen Sie die gleichen Schritte aus, wobei Sie das Kalenderdatum jedes Mal anpassen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Vorlagen' oben rechts, um die Liste mit allen von Ihnen erstellten Vorlagen zu öffnen.
Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie sie an. Im nächsten Fenster werden alle Aktivitäten angezeigt, die über die Vorlage erstellt werden.
- Standardmäßig sind alle Aktivitäten für die Erstellung ausgewählt. Sie können einige davon über das Auswahlfeld (1) abwählen.
- Das Symbol (2) zeigt an, ob es sich bei dieser Aktivität um eine Catering- oder Tagungsraum-Aktivität handelt.
- Die in der Vorlage (3) eingestellte Startzeit und Dauer werden geladen. Sie haben die Möglichkeit, diese zu ändern.
- Die Anzahl der PAX wird von der im Event (4) eingestellten Anzahl übernommen. Sie können sie bei Bedarf für jede Aktivität ändern (z.B. wenn nicht alle Teilnehmer am Mittagessen teilnehmen)
- Sie sehen in der Vorlage (5), ob es einen Setupstil für diese Aktivität gibt. Sie können ihn bei Bedarf ändern.
- Die Auswahl in der Spalte Standort (6) sind 'Auto' oder die Tagungsräume/Restaurants. Wenn 'Auto':
- wenn Sie in der Vorlage ein bestimmtes Zimmer/Restaurant ausgewählt haben, versucht das System, die Aktivität diesem Standort zuzuordnen. Wenn er belegt ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und Sie müssen einen anderen Standort auswählen (oder die andere Aktivität an einen anderen Standort verschieben)
- Wenn Sie in der Vorlage keinen bestimmten Standort ausgewählt haben, versucht das System, die Aktivität einem verfügbaren Tagungsraum/Restaurant zuzuordnen, der die Anzahl der PAX aufnehmen kann. Darüber hinaus wird der Setupstil (falls in der Vorlage festgelegt) bei der automatischen Zuweisung berücksichtigt.
- wenn Sie in der Vorlage ein bestimmtes Zimmer/Restaurant ausgewählt haben, versucht das System, die Aktivität diesem Standort zuzuordnen. Wenn er belegt ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und Sie müssen einen anderen Standort auswählen (oder die andere Aktivität an einen anderen Standort verschieben)
- Bei Bedarf können Sie auf den Schieberegler 'Transparent' (7) klicken, um den Kalender in seiner Gesamtheit zu sehen.
Ergebnis der Verwendung der Vorlage
Bei der Verwendung einer Vorlage werden mehrere Dinge passieren:
- Die Aktivitäten aus der Vorlage werden für die Standorte für die angegebene Dauer erstellt
- Die verfügbaren Informationen werden automatisch zu den Aktivitäten hinzugefügt:
- Anzahl der PAX;
- Art der Aktivität (falls in der Vorlage ausgewählt)
- Setupstil (wenn in der Vorlage ausgewählt oder bei der Erstellung angegeben);
- Beschreibung (falls in der Vorlage hinzugefügt, sichtbar in für Gäste bestimmten Dokumenten);
- Beschreibung für das Personal (wenn in der Vorlage hinzugefügt, in den Funktionsblättern sichtbar);
- Leistungen (wenn in der Vorlage hinzugefügt) werden automatisch in das Folio des Events gebucht. Diejenigen, die in der Vorlage als 'Pro Gast' markiert sind, werden mit der Anzahl der PAX multipliziert.
