Einer der wichtigsten Prozesse bei der Abwicklung von Buchungen ist das Einchecken und die korrekte Erfassung der Meldescheine der Gäste.
Einchecken der Buchungen
Um eine Buchung einchecken zu können, müssen zwei bestimmte Regeln erfüllt sein: Das Anreisedatum der Buchung sollte eingetroffen sein und ein Zimmer muss dieser Buchung zugeordnet worden sein.
So können Sie die Anreisen für den Tag bearbeiten:
- Laden Sie die Liste Anreisen. Öffnen Sie im Navigationsmenü den Bildschirm 'Anreisen' oder 'Im Hotel';
- Benutzen Sie die Suchfilter am oberen Bildschirmrand, um die einzucheckende Buchung zu finden;
- Wenn der Buchung ein Zimmer zugeteilt wurde, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche 'Einchecken'(1) in der entsprechenden Zeile. Alternativ können Sie sehen, wie Sie ein Zimmer zuteilen.
Um mehrere Buchungen auf einmal einzuchecken:
- Klicken Sie auf die 'Mehrfachauswahl' (2) Schaltfläche, um den Arbeitsmodus zu wechseln;
- Wählen Sie die gewünschten Buchungen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Einchecken' (3) in der Reihe der Funktionsschaltflächen.
Die eingecheckten Buchungen verschwinden aus der Erwartet (4) Liste für das Datum und erscheinen in der Gruppe der bereits Eingecheckten (5).
Wenn Sie die Praxis haben, Buchungen über den 'Zimmerkalender' Bildschirm zu verarbeiten, folgen Sie den Schritten:
- Klicken Sie auf die Buchung, um sie zur Überprüfung zu öffnen.
- Wählen Sie im Überprüfungsmodus die Schaltfläche 'Einchecken' oben auf dem Bildschirm.
- Nach dem erfolgreichen Einchecken sehen Sie die Änderung des Buchungsstatus von 'Erwartet' auf 'Eingecheckt'.
Hinweis: Wenn Sie versuchen, eine Buchung in ein Zimmer einzuchecken, das den Housekeeping Status: Schmutzig, Fortschritt, usw., wird das System Sie warnen, aber nicht aufhalten, wenn Sie mit dem Einchecken fortfahren möchten.
Anmeldescheine
Der nächste Schritt beim Einchecken ist der Umgang mit den Meldescheinen der Gäste.
Ausfüllen des Meldescheins
Das Ausfüllen der Meldescheine kann auf verschiedene Weise erfolgen: Gäste können die Meldescheine selbst ausfüllen über Online Check-in oder MyBooking portal. Auf der Liste der Anreisen für den jeweiligen Tag achten Sie bitte darauf, ob für eine bestimmte Buchung 'Meldescheine nicht ausgefüllt' angegeben ist. Es wird durch ein rotes Symbol (6) nach dem Namen des Gastes angezeigt, um zu verdeutlichen, dass wichtige Daten im Meldeschein fehlen. Um die Daten in die Meldescheine einzutragen:
- Öffnen Sie die Buchung zur Überprüfung und blättern Sie nach unten zum Abschnitt 'Gast';
- Klicken Sie auf die 'Bearbeiten' (10) Schaltfläche in der Zeile des ersten Meldescheins und geben Sie die Daten des ersten Gastes ein;
- Benutzen Sie die Schaltfläche 'Gast hinzufügen' (9) , um auch Meldescheine für die restlichen Gäste der Buchung hinzuzufügen;
- Über die Suchfunktion können Sie prüfen, ob die Daten eines solchen Gastes bereits im System vorhanden sind, oder über die Schaltfläche 'Neu' ein neues Gastprofil hinzufügen und dessen Daten eingeben.
- Passbilder (12) - wenn Sie die Praxis haben, dass Ihre Gäste Bilder von Lichtbildausweisen vorlegen müssen, können Sie hier die Bilder hochladen. Wenn der Gast den Meldeschein selbst ausgefüllt hat, können Sie hier überprüfen, ob ein Bild des Lichtbildausweises verfügbar ist.
Um viel Zeit zu sparen, können Sie unsere “ID Prozessor” Technologie nutzen, um Fotos vom Dokument des Gastes zu machen, da seine Daten automatisch in seinen Meldeschein eingetragen werden.
Wichtig: Wenn Sie gesetzlich verpflichtet sind, für jeden Gast einen Meldeschein auszufüllen, öffnen Sie die Buchung zur Überprüfung und prüfen Sie, ob die Anzahl der ausgefüllten Meldescheine mit der Anzahl der Gäste in der Buchung übereinstimmt, wie im Feld 'Erwachsene / Kinder' angegeben.
Unterschrift und Druck der Meldescheine
Die bereits ausgefüllten Meldescheine können von den Gästen digital unterschrieben (wenn Sie ein Touchscreen-Gerät haben) und bei Bedarf ausgedruckt werden.
Einzelner Meldeschein
Um eine Unterschrift des Gastes zu verlangen:
- Die Buchung zur Überprüfung öffnen;
- Im Abschnitt 'Gast' suchen Sie den Meldeschein und klicken auf die Schaltfläche 'Druckvorschau' (11);
- Klicken Sie auf die blaue 'Unterschreiben' (13) Schaltfläche am unteren Rand des Meldescheins;
- Um den Meldeschein auszudrucken, verwenden Sie die Schaltfläche 'Drucken' (14).
Mehrere Meldescheine
Über jeden der Buchungsbildschirme - 'Anreisen' , 'Im Hotel '- können Sie die Buchungen laden, deren Meldescheine Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf die letzte Schaltfläche (8) in der Buchungszeile oder klicken Sie auf die 'Mehrfachauswahl'(2) Schaltfläche, um zu den Funktionsschaltflächen zu gelangen;
- Wählen Sie die gewünschten Buchungen und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Meldescheine'(7);
- Wählen Sie die Sprache, in der die Meldescheine der ausgewählten Buchungen angezeigt werden sollen;
- Ähnlich wie beim Meldeschein können Sie mit der Schaltfläche 'Unterschreiben' (13) eine Unterschrift des Gastes verlangen und mit der Schaltfläche 'Drucken' (14) die Karten ausdrucken.