Die Event Seite
Hauptinformationen (1)
In diesem Abschnitt werden Sie sehen und können bearbeiten:
- Die Check-In und Garantiestatus sowie das Event stornieren . Bitte lesen Sie HIER für weitere Informationen.
- Der Zeitraum und/oder die Länge des Events, zusammen mit dem PAX. Bitte lesen Sie HIER für weitere Informationen.
- Der Name des Events sowie der Organisator der Firma und der Agent. Sie können beides auswählen (Firma 'X' organisiert ein Event durch Agent 'Y'). Wenn es sich um ein Event handelt, an dem keine Firma/kein Agent beteiligt ist, erstellen Sie ein Firmenprofil für den Zweck des Events. Wenn es sich zum Beispiel um eine Hochzeit handelt, können Sie ein Firmenprofil erstellen - 'John und Mary Hochzeit'.
- Sie sehen den aktuellen Rechnungsbetrag aller Folios im Event
- Sie können eine Erforderliche Anzahlung für das Event festlegen. Der Betrag ist in den Angeboten sichtbar. Außerdem wird er von der Eventbestätigungs-App verwendet, um eine Zahlung vom Veranstalter zu verlangen, um das Event zu bestätigen. Optionsbuchung.
Zusätzliche Informationen (1.1)
In diesem Abschnitt sehen Sie und können Sie bearbeiten:
- Der Primäre Kontakt (optional) - das System schlägt Ihnen alle Kontaktpersonen vor, die im Profil der Firma hinzugefügt wurden. Alternativ können Sie auch nach anderen Profilen im System suchen oder ein neues Profil erstellen. Klicken Sie auf 'Als primär festlegen', um die Auswahl zu speichern. Der Primäre Kontakt wird beim Erstellen von Dokumenten und Versenden von E-Mails als erster Vorschlag angezeigt.
- Zugewiesen an Benutzer / Zugewiesen an Abteilung - wählen Sie aus, welchem Benutzer und/oder welcher Abteilung dieses Event zugewiesen ist. Nützlich für die Ereignissuche, bei der Sie nach Ereignissen suchen können, die einem bestimmten Benutzer oder einer Abteilung zugewiesen sind. Geben Sie eine Abteilung ein, und wenn Sie speichern, steht sie im Dropdown-Menü zur Auswahl für andere Events zur Verfügung. Optionsbuchung.
- Notizen - Sie können Notizen zum Event hinzufügen - z.B. eine allgemeine Beschreibung Ihres Arrangements. Optionsbuchung und sichtbar bei den für Gäste sichtbaren Funktionen.
- Aufgaben - Sie können Aufgaben in Verbindung mit dem Event erstellen
- Sonstiges - Sie können zusätzliche Informationen zu dem Event hinzufügen:
- Kundenkostenstelle - fügen Sie eine Kostenstellennummer hinzu, wenn der Veranstalter diese für seine Rechnung benötigt. Optionsbuchung.
- Farbe - wählen Sie eine Farbe für dieses Event, die im Zimmerkalender angewendet wird, wenn Sie die Anzeige von Events aktivieren.
- Tags - fügen Sie ein Tag für dieses Event hinzu. Nützlich für die Ereignissuche, bei der Sie nach Events mit einem bestimmten Tag suchen können. Außerdem sehr nützlich für die Kopierfunktion. Geben Sie einen Tag ein, und wenn Sie speichern, steht er im Dropdown-Menü zur Auswahl für andere Events zur Verfügung. Optionsbuchung.
- Marketing Quelle/Kanal/Segment - wählen Sie Marketingsegmente für dieses Event. Optionsbuchung.
- Kundenanforderungen - Sie können dieses Feld nutzen, um anzugeben, dass alles in Bezug auf die Klärung der Kundenanforderungen für das Event bereit ist. In der Event-Suche können Sie leicht die Events finden, die noch zu klärende Details haben.
Kreditkarten (2)
Sie können Kreditkarten-Details auf der Event-Seite speichern. Wenn Sie einen unterstützten Zahlungsprozessor haben, können Sie die gespeicherten Details verwenden, um Leistungen über das Folio abzurechnen.
Wenn Sie zusätzlich die Online Event Confirmation App nutzen und der Veranstalter eine Erforderliche Anzahlung über die App leistet, wird die Karte, die er für die Zahlung verwendet hat, automatisch gespeichert. Ist bereits eine Karte hinterlegt, kann der Veranstalter entscheiden, ob er diese Karte für die Anzahlung verwenden oder eine andere Karte angeben möchte.
Aktivitäten (3)
In der Rubrik Aktivitäten sehen Sie alle Aktivitäten - Tagungsraumbuchungen und Catering - pro Tag aufgelistet. Lesen Sie mehr über Aktivitäten und den Aktivitätskalender HIER.
- Über die Hinzufügen (3.1) Schaltfläche können Sie über den Aktivitätskalender eine Aktivität für jeden Tag des Events hinzufügen
- Mit einem Klick auf ein bestimmtes Datum (3.2) wird der Aktivitätskalender für dieses Datum geöffnet
- Mit einem Klick auf eine bestimmte Aktivität (3.3) öffnet sich das Bearbeitungsfenster, in dem Sie die Aktivität bearbeiten können.
Folios (4)
In diesem Abschnitt werden alle mit dem Event verbundenen Folios angezeigt - offene, geschlossene und gestornierte. Um auf ein Folio zuzugreifen, klicken Sie darauf.
- Über die Schaltflächen am oberen Rand des Abschnitts (4.1)
- können Sie ein neues Folio für Dienstleistungen oder Anzahlungen hinzufügen.
- Sie haben Schnellschaltflächen (4.2) zum: eine Zahlung hinzufügen; eine Kartentransaktion einleiten; Leistungen hinzufügen; das Folio schließen
Blocks (5)
Im Abschnitt Blocks sehen Sie alle für das Event erstellten Hotelzimmer-Blöcke - Aktiv und Optionsbuchungen.
- Sie können neue Blocks über die Schaltfläche +Hinzufügen hinzufügen (5.1)
- Eine tabellarische Übersicht über die Blocks und deren Raten ist über die Schaltfläche "Kalender" zu sehen (5.2)
- Sie können ein allgemeines Ablaufdatum oder Cut-off Tage (5.3)
- anwenden
- Alle Blöcke werden aufgelistet - wenn das Event länger als 5 Tage/4 Nächte dauert (5.4)
- Wenn die Veranstaltung kürzer ist, sehen Sie eine Tabelle mit den Blöcken und deren Raten für die Abholung
- Über die Buchungen erstellen Schaltfläche (5.5)
- können Sie Buchungen für das Event oder die Abholung aus einem Block erstellen.
- Sie können den Block Pickup Bericht über die entsprechenden Schaltflächen aufrufen (5.6)
- Über die Schaltfläche Zugehörige Buchungen (5.7) können Sie alle mit dem Event verbundenen Buchungen laden. Alle Buchungen werden aufgelistet und Sie können entweder jede einzelne öffnen oder die 'Massenfunktionen' Schaltfläche verwenden, um sie zur Massenbearbeitung zu laden
