In diesem Artikel werden wir die Folios und ihren Zweck genauer vorstellen.
Zweck und Arten von Folios
Sie können das Folio als offene Rechnung des Kunden betrachten, auf der alle Leistungen und Zahlungen verbucht werden.
Clock PMS+ unterstützt mehrere Folio-Typen:
- Standard Folios zur Abrechnung der erbrachten Leistungen und zur Registrierung der Zahlungen des Kunden;
- Anzahlungsfolios - enthalten Anzahlungsbeträge, die auf die Standard-Folios übertragen oder als Vorschuss überwiesen werden können.
- Vorzahlungsfolios - dies sind geschlossene Anzahlungsfolios, die eine besondere Art von Dienstleistungen enthalten, die die in Rechnung gestellten Anzahlungsbeträge widerspiegeln.
- Korrekturfolios - sie sind mit den oben genannten Folio-Typen verbunden und können nicht für die Registrierung von Zahlungen verwendet werden. Sie dienen dazu, Korrekturen an geschlossenen Folios zu erfassen.
Details
Folios sind immer mit einer bestimmten Einheit im System verbunden - einer Buchung, einer Firma oder einem Event. Für jede Einheit können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Folios erstellen.
Kostenträger/in (2) des Folios ist die Einheit, für die das Folio angelegt wurde und deren Leistungen es enthält. Der/die Kostenträger/in kann nicht geändert werden, er/sie wird automatisch mit dem Folio bei dessen Erstellung verknüpft.
Neben dem/der Kostenträger/in hat das Folio auch einen Rechnungsempfänger/in (1), das ist eine Person oder Einheit, auf deren Namen das Dokument beim Schließen des Folios ausgestellt wird. Vor dem Schließen des Folios kann der Rechnungsempfänger in eine andere natürliche oder juristische Person (Firma) geändert werden.
Der Rechnungsbetrag des Folios errechnet sich aus der Differenz zwischen den in Rechnung gestellten Leistungen und den darin eingetragenen Zahlungen. Ausgeglichene Folios sind solche, deren Saldo gleich Null ist. Unbezahlte geschlossene Folios werden im Bericht über die Debitorenbuchhaltung nachverfolgt.
Zahlungen können dem Folio jederzeit hinzugefügt werden, unabhängig davon, ob es noch offen ist oder bereits geschlossen wurde. Je nach den Rechten des jeweiligen Benutzers kann das System einen Folio-Abschluss zulassen, ohne dass die erforderlichen Zahlungen darin vorhanden sind.
Leistungen können nur in offenen Folios berücksichtigt werden. Solange ein Folio offen ist, sind auch Korrekturen zu bereits berechneten Leistungen möglich. Um einen Beleg für die Leistungen auszustellen, müssen Sie das Folio schließen. Der Beleg enthält dann alle Leistungen aus dem Folio, d.h. es kann ein Beleg für ein Folio ausgestellt werden.
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