Nachdem wir uns mit den wichtigsten Details des Folios vertraut gemacht haben, werden wir nun das am häufigsten verwendete Folio untersuchen - ein Standard-Folio. Sie werden verstehen, wie man ein Folio erstellt und wie es am einfachsten zu finden ist.
Buchungsfolio
Bei der Erstellung jeder Buchung wird automatisch ein Standard Folio erstellt, in dem die Leistungen des in der Buchung gewählten Raten gebucht werden. Das Folio ist ein offenes Folio, in dem Sie Extraleistungen und Zahlungen abbilden können. Wenn das Folio zu einem bestimmten Zeitpunkt geschlossen wird, kann bei Bedarf ein neues Standard Folio geöffnet werden. Dies kann automatisch oder manuell geschehen:
- Automatisch - das System öffnet immer ein Folio, wenn Leistungen in der Buchung berücksichtigt werden sollen, aber alle seine Folios werden zu diesem Zeitpunkt geschlossen oder gestrichen.
Manuell - Sie können jederzeit manuell ein neues Folio zu einer Buchung hinzufügen. Suchen Sie einfach die Buchung und öffnen Sie sie. Gehen Sie zum Abschnitt 'Rate und Folios' und wählen Sie die Schaltfläche 'Folio hinzufügen' (1). Das Folio wird erstellt und der Liste der übrigen Folios hinzugefügt.
'Raten und Folios' Abschnitt
In diesem Abschnitt können Sie nicht nur neue Folios hinzufügen, sondern auch alle gebuchten Folios unabhängig von ihrem Status finden. In der Zeile jedes Folios finden Sie Informationen über den Betrag der gebuchten Leistungen und den Folio-Rechnungsbetrag. Am Ende der Zeile finden Sie Schnellschaltflächen zum Registrieren neuer Leistungen (2), Zahlungen (3), und zum Einleiten von Kartentransaktionen (4), wenn Sie einen Zahlungsprozessor im Folio verwenden, sowie eine Schaltfläche, um das Folio von hier aus direkt zu schließen (6). Über die Schaltfläche 'Öffnen' (5) können Sie es zur Überprüfung öffnen, wo alle übrigen Vorgänge des Folios verfügbar sind.
Firma Folio
Firmenfolios werden in Verbindung mit dem Folio der Firma erstellt. Sie dienen in der Regel dazu, die Beherbergungsleistungen in den Buchungen einer Firma zusammenzufassen. Ähnlich wie die Buchungsfolios können sie automatisch oder manuell erstellt werden. Aufgrund des spezifischen Zwecks eines jeden solchen Folios werden diese Folios meist manuell erstellt. So fügen Sie ein Folio für eine Firma hinzu:
- Finden Sie eine Firma und öffnen Sie sie zur Überprüfung, indem Sie das Navigationsmenü Firma->Firma suchen verwenden;
- Gehen Sie zum Abschnitt Folios->Offene Folios;
Benutzen Sie die Schaltfläche 'Folio hinzufügen' (7), um ein neues Standard Folio hinzuzufügen. Das System erstellt das Folio und öffnet es zur Überprüfung, so dass Sie sofort damit arbeiten können.
Rubrik Folios
Der Bereich ist je nach Folio-Typ in Gruppen unterteilt. Neben der Möglichkeit, neue Folios zu erstellen, finden Sie hier auch eine Liste aller offenen Folios, um auf sie zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten. Weitere Details über Firmen-Folios finden Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche 'Alle Folios und Details' (8) klicken. Weitere Informationen zu Folios von Firmen finden Sie HIER.
Event Folio
Events sind ein eigenes Element in Clock PMS+, für das Sie entsprechende Folios erstellen können. Ähnlich wie die beiden vorherigen Typen können sie automatisch oder manuell erstellt werden. So fügen Sie ein neues Standard Event Folio hinzu:
- Finden Sie das Event und öffnen Sie es zur Überprüfung. Am einfachsten geht das über das Navigationsmenü unter Event->Suche-Event;
- Gehen Sie zum 'Folios' Abschnitt. Um ein Standard Folio zu erstellen, verwenden Sie die 'Neues Folio' Schaltfläche (10);
Das Folio wird erstellt und zu einer Liste hinzugefügt.
Rubrik Folios
Abgesehen von der Möglichkeit, neue Folios für Events hinzuzufügen, können Sie hier alle Folios finden und bearbeiten. In der Zeile jedes Folios finden Sie Informationen über den Betrag der in Rechnung gestellten Leistungen und den Folio-Rechnungsbetrag. Am Ende der Zeile finden Sie Schnellschaltflächen, um neue Leistungen (13), Zahlungen (11) zu registrieren und Kartentransaktionen (12) einzuleiten, wenn Sie einen Zahlungsdienstleister im Folio verwenden, sowie die Schaltfläche „Schließen“ (14), um das Folio zu schließen. Um das Folio zur Überprüfung zu öffnen, klicken Sie einfach darauf.
Folios für Gebietsfremde
Folios für Gebietsfremde werden nur manuell erstellt. Verwenden Sie sie in den Events, wenn Sie Leistungen in Rechnung stellen und ein Dokument an eine Person ausstellen müssen, die kein Hotelgast ist und in keine der bereits untersuchten Kategorien fällt. So fügen Sie ein Folio hinzu:
- Aus dem Navigationsmenü wählen Sie Andere Funktionalitäten->Folios für Nicht-Einwohner;
- Benutzen Sie die Schaltfläche 'Folio hinzufügen' (15), um ein neues Standard Folio anzulegen;
- Das System erstellt ein neues Folio und öffnet es zur Überprüfung, so dass Sie sofort damit arbeiten können.
Auf diesem Bildschirm finden Sie eine Liste der offenen, nicht gebietsansässigen Folios.
Standard Folio - Erstellung und Suche
Sie wissen bereits, dass eine der schnellsten Möglichkeiten, ein bestimmtes Folio zu finden, darin besteht, auf das verwandte Element zuzugreifen, für das das Folio erstellt wurde, und die Liste der zugehörigen Folios zu überprüfen. Wir haben Instrumente entwickelt, die es Ihnen ermöglichen, ein bestimmtes Folio im System zu finden, unabhängig von dessen Typ und Status. Es reicht aus, eines seiner Attribute zu kennen: Folionummer, Dokumentennummer (falls eine solche vergeben wurde) oder die Daten des Empfängers. Folgen Sie den Schritten:
- Wählen Sie im Navigationsmenü Andere Funktionalitäten->Folio - Erstellung und Suche;
- Suchkriterien eingeben und das Lupensymbol (16) verwenden, um die Suche durchzuführen;
Wenn die Suche erfolgreich ist, wird ein Link zum Folio angezeigt, über den Sie darauf zugreifen können.
