След като ви запознахме с основните детайли на фолиото, сега ще се спрем на най-често използвания вид - стандартно фолио. Ще разберете как да създадете и как най-лесно да намерите фолиото.
Фолиo на Резервация
При създаването на всяка резервация, автоматично се създава стандартно фолио за нея, в което се начисляват услугите от тарифата, избрана в резервацията. Фолиото е отворено и в него може да се отразяват допълнителни услуги и плащания. Ако в даден момент фолиото бъде затворено, при нужда може да бъде отворено ново стандартно фолио. Това може да стане автоматично или ръчно:
- Автоматично - системата винаги отваря фолио ако за резервацията трябва да се отразят начисления, но в този момент всички нейни фолиа са приключени или анулирани.
Ръчно - може ръчно да добавите ново фолио за резервацията по всяко време. Просто намерете резервацията и я отворете за преглед. Придвижете се в секция “Тарифи и фолиа” и изберете бутон “Добави фолио” (1). Фолиото ще бъде създадено и добавено в списъка с останалите фолиа на резервацията.
Секция “Тарифи и фолиа”
В тази секция, освен че може да добавяте нови фолиа, също така ще намерите всички фолиа на резервацията, независимо от статуса им. В реда на всяко фолио имате информация за сумата на начислените услуги и баланса на фолиото. В края на реда ще намерите бързи бутони за отразяване на нови начисления (2), плащания (3) и да инициирате транзакции с карти (4) (ако използвате процесор за плащания) във фолиото, както и бутон за приключване (6) на фолиото директно от тук. С бутон “Отвори”(5) ще отвори фолиото за преглед, където са достъпни всички останали операции с фолиа. Подробно ще ви запознаем с тях в следващите статии.
Фолио на Компания
Фолиата на компании се създават към профила на Компанията. Те обикновено са предназначени да обобщят услугите за нощувки на резервациите на компанията. Подобно на фолиата на резервации, могат да бъдат създавани автоматично и ръчно. Поради специфичното предназначение на всяко такова фолио, най-често тези фолиа се създават ръчно. Ето как да добавите фолио за компания:
- Намерете компанията и я отворете за преглед, за целта използвайте менюто за навигация Компания->Търсене на компании;
- Придвижете се към секция Фолиа->Отворени фолиа;
Използвайте бутон “Добави фолио” (7), за да добавите ново стандартно фолио. Системата създава фолиото и го отваря за преглед, така че директно може да започнете да работите с него.
Секция “Фолиа”
Секцията е разделена на групи според вида на фолиата. Освен че може да създавате нови фолиа, тук също така ще намерите списък с всички отворени фолиа, от където може да ги достъпите за да работите с тях. Още подробности за фирмените фолиа може да намерите през бутон “Всички фолиа и детайли” (8). За повече информация относно фолиата на компании вижте ТУК.
Фолио на Мероприятие
Мероприятията са отделен обект в Clock PMS+, съответно фолиата, свързани с конкретно мероприятие се създават към него. Аналогично на предходните два вида, може да бъдат създадени автоматично и ръчно. Ето как да добавите ново стандартно фолио за мероприятие:
- Намерете мероприятието и го отворете за преглед. Най-лесно ще направите това като от менюто за навигация изберете Мероприятие->Мероприятия-търсене;
- Придвижете се към секция “Фолиа”. За да създадете стандартно фолио, използвайте бутон “Ново фолио”(10);
Фолиото ще бъде създадено и добавено в списък.
Секция “Фолиа”
Освен че може да добавяте нови фолиа за мероприятието, тук е мястото, където ще намерите всички негови фолиа и може да ги достъпите за обработка. За всяко фолио имате информация за сумата на начислените услуги и неговия баланс. Имате изведени и бързи бутони за отразяване на нови начисления (13), плащания (11) и да инициирате транзакции с карти (12) (ако използвате процесор за плащания) във фолиото, както и бутон да приключите (14) фолиото. За да отворите фолиото за преглед, просто кликнете върху него.
Фолио на Външен клиент
Фолиата на външни клиенти се създават само ръчно. Използвайте ги в случаите, когато трябва да начислите услуги и издадете документ на лице, което не е гост на хотела и не попада в никоя от вече разгледаните категории. За да добави фолио:
- От менюто за навигация изберете Други функционалности->Външни клиенти;
- Използвайте бутон “Добави фолио” (15) за да създадете ново стандратно фолио;
- Системата ще създаде ново фолио и ще го отвори за преглед, така че директно ще може да започнете да работите с него.
В този екран ще намерите списък само на неприключени фолиа на външни клиенти.
Бързо търсене на фолиа
Вече разбрахте, че един от бързите начини да намерите дадено фолио е да достъпите обекта, за който е създадено фолиото и да прегледате списъка с неговите фолиа. Разработили сме инструмент, който ви дава възможност да откриете всяко едно фолио в системата, независимо от вида и статуса му. Достатъчно е да знаете някой от следните негови атрибути: номер на фолиото, номер на документа(ако има издаден такъв) или данни за неговия получател. Следвайте стъпките:
- От менюто за навигация изберете Други функционалности->Бързо търсене на фолиа;
- Въведете критерий за търсене и използвайте бутона с лупичката (16), за да стартирате търсенето;
Ако търсенето е успешно, ще видите линк към фолиото, през който може да го достъпите.
