Was sind die neuen Funktionalitäten in Events v2?

Neuer Aktivitätskalender

Wir haben einen neuen, viel funktionaleren Kalender mit zahlreichen neuen Funktionen eingeführt. Er vereint die Verfügbarkeit von Tagungsräumen, Restaurants und Hotels in einem, sodass Entscheidungen beim Verkauf von Events schnell und einfach getroffen werden können.

• Neue Aktivität: Immer über den Verfügbarkeitskalender. Ein neues Event kann auch über den Kalender gestartet werden.
• Aktivitätskalender: Kombiniert die Belegung von Tagungsräumen, Restaurants und Hotelzimmern (wählen Sie Einstellungen – Belegung anzeigen, um die Verfügbarkeit von Hotels anzuzeigen).
• Interaktiver Kalender: Markieren und Erstellen, Verschieben und Bearbeiten von Aktivitäten.
• Verfügbarkeit für Restaurants verfolgen: Verfolgt die Anzahl der Gäste pro Stunde in Abhängigkeit von den bestehenden Catering-Aktivitäten.
• Ansichten (1):Vier verschiedene Ansichten mit unterschiedlichen Details:
  • Nach Stunden: Detaillierte Ansicht für einen Tag mit unterschiedlicher Granularität – 60, 30, 15, 10 Minuten. Berechnung der Anzahl der Gäste für jeden Slot, besonders nützlich für das Restaurant. Aktivitäten können aus dieser Ansicht erstellt werden. Klicken Sie auf die Startzeit und dann auf die Endzeit. Sie können auf diese Weise weitere Auswahlen hinzufügen. Speichern Sie abschließend alles. Sie können sie bearbeiten, indem Sie darauf klicken. Drag-and-drop wird ebenfalls unterstützt, um die Bewegung zu erleichtern.
  • Nach Aktivitäten: Kalender für einen Zeitraum, der für jeden Tag bestimmte Aktivitäten anzeigt. Sie können diese bearbeiten, indem Sie darauf klicken. Wenn Sie eine leere Zelle auswählen, wird die Stundenansicht mit einem Filter für den ausgewählten Raum geöffnet.
  • Nach Halbtagen: Kalender für einen Zeitraum, bei dem die Tage in zwei Abschnitte unterteilt sind – vor und nach Mittag. Jeder Abschnitt enthält zusammengefasste Informationen zur Anzahl der Reservierungen und Gäste.
  • Nach Tagen: Der kompakteste periodische Kalender, der jeden Tag in einem Zeitfenster anzeigt. Es sind auch zusammengefasste Informationen verfügbar.
• Filterung (2): Nach Tagungsräumen und Restaurants. Filterung nach Anzahl der Gäste gemäß der Mindest-/Höchstanzahl an Gästen für Räume und Restaurants. Filter zur Auswahl mehrerer Räume und Restaurants.
• Für Restaurants: Beschreibung des Personals hinzugefügt, ähnlich wie bei Tagungsräumen.
• Catering ohne Restaurant: Nicht im Kalender enthalten, mit entsprechenden Nachrichten und Symbolen.

Kapazitäten nach Setupstil

In der neuen Version von Events haben wir eine nützliche Funktion hinzugefügt, die sich auf den Setupstil von Tagungsräumen und Restaurants bezieht. Mit dieser Funktion können Sie die Kapazität von Zimmern und Restaurants sofort anhand der Anordnung der Stühle/Tische einsehen. Um diese Funktion nutzen zu können, sind die folgenden Einstellungen erforderlich:

• Setupstile hinzufügen: Fügen Sie alle Setupstile hinzu, die Sie für Tagungsräume und Restaurants verwenden: Alle Einstellungen (neu) - MICE - Setupstil der Aktivität.
• Kapazitäten für Zimmer und Restaurants konfigurieren: Klicken Sie für jeden Tagungsraum und jedes Restaurant in der Spalte „Kapazität” auf das Bearbeitungssymbol. Fügen Sie alle von dem Raum/Restaurant unterstützten Setupstile hinzu, und geben Sie für jeden Stil die Mindest- und Höchstzahl der Gäste ein, die der Raum/das Restaurant unter dieser Bestuhlungsart aufnehmen kann. Speichern.

Wie Sie diese Informationen nutzen

• Schnellansicht der unterstützten Bestuhlungsarten und Kapazitäten: Hier können Sie schnell sehen, welche Räume/Restaurants eine bestimmte vom Kunden angeforderte Bestuhlung unterstützen und welche Kapazitäten sie haben. Wählen Sie im Kalender (gilt für alle Ansichten) die Bestuhlungsart für Räume und Restaurants aus dem Auswahlfeld unter der Tabellenüberschrift aus. Es werden nur die Räume/Restaurants angezeigt, die diese Bestuhlungsart unterstützen, und ihre Kapazitäten für die spezifische Bestuhlung werden in der Kapazitätsspalte angezeigt.
• Nach Gesamtanzahl der Gäste filtern: Wenn Sie die Anzahl der Gäste in den Kalenderfiltern eingeben, werden die Zimmer/Restaurants weiter gefiltert, sodass nur die angezeigt werden, deren ausgewählte Einrichtung und Beschränkungen der gewünschten Anzahl der Gäste entsprechen.
• Automatischer Setupstil Ausfüllen: Wenn Sie einen Setupstil auswählen und Zimmer/Restaurants markieren, wird dieser automatisch für die Reservierungen ausgefüllt, wenn Sie diese erstellen.
• Der Bildschirm „Details der Aktivität” zeigt auch an, ob die Einrichtung die gewählte Anordnung unterstützt, wie viele Personen maximal in dem Raum/Restaurant Platz finden und ob die Anzahl der Gäste mit der Reservierung übereinstimmt.
• Eventvorlagen: Die Setupstile wurden für jedes Element der Vorlagen hinzugefügt. Sie können verschiedene Preisarrangements basierend auf unterschiedlichen Anordnungen erstellen, indem Sie separate Vorlagen erstellen. 
• Hinzufügen von Eventvorlagen: Wenn Sie eine Eventvorlage zum Kalender hinzufügen und ein Setupstil bereits ausgefüllt ist, wird diese auf dem Bildschirm vorgeschlagen. Wenn Sie sie speichern oder einen anderen Setup auswählen, wirkt sich dies auf die automatische Zuweisung von freien Zimmern und Restaurants aus. Bei der Zuweisung wird berücksichtigt, ob das Zimmer/Restaurant den Setupstil unterstützt und über die Kapazität für den jeweiligen Setup verfügt. 

Durch die Implementierung dieser neuen Funktionen können Sie einen optimierten und effizienteren Prozess für die Verwaltung von Veranstaltungsräumen und deren Setup sicherstellen, der auf die Bedürfnisse der Kunden und die Raumkapazitäten zugeschnitten ist.

Eventvorlagen

Eine neue Funktion, mit der Sie verschiedene Reservierungen und Catering-Leistungen in einem Arrangement zusammenfassen und bepreisen können. Mit Eventvorlagen können Sie mit einem Klick mehrere Buchungen für Tagungsräume und Catering erstellen und die damit verbundenen Leistungen in Rechnung stellen. Eventvorlagen können nach verfügbaren Räumen und Restaurants „suchen” und diese automatisch zuweisen.

• Eventvorlagen: Mit Vorlagen für Tagungsraum- und Catering-Reservierungen, einschließlich der damit verbundenen Leistungen.
• Vorlage-Filter: Geben Sie an, für welche Tagungsräume/Restaurants die Vorlage gelten soll. Verwenden Sie diesen Filter zusammen mit den Preisen für die Leistungen, um Ihre Preispolitik festzulegen.
• Leistungen: Sie können für jede Vorlage einen bestimmten Preis festlegen. Es ist nicht erforderlich, verschiedene Leistungsvorlagen zu erstellen.
• Leistung Anz.: Kann fest oder pro Gast angegeben werden, entsprechend der Anzahl der Gäste des Events. Für mehr Flexibilität kann die Anzahl der Gäste für jedes Element geändert werden, wenn die Vorlage dem Event hinzugefügt wird.
• Automatische Zuweisung: Vorlagen werden auf der Grundlage der Verfügbarkeit von Tagungsräumen und Restaurants zugewiesen, wobei die Mindest-/Höchstanzahl der Gäste für jeden Raum/jedes Restaurant im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Gäste des Events berücksichtigt wird. Wenn mehrere Räume verfügbar sind, wird der kleinste Raum ausgewählt, der die Gesamtanzahl der Gäste aufnehmen kann.
• Tagungsräume: Es wird nach einem verfügbaren Raum gesucht. Bei Restaurants wird nach einem Restaurant mit der erforderlichen Anzahl freier Sitzplätze gesucht.
• Dauer der Vorlage: Eine Vorlage bezieht sich auf einen Tag. Für einen einzelnen Tag können Sie eine oder mehrere Vorlagen hinzufügen, die sich summieren. Natürlich können Sie für verschiedene Tage auch verschiedene Vorlagen hinzufügen.
• Vorlage-Einstellungen Link: Befindet sich unten auf dem Bildschirm, wo sie angewendet werden. Sie werden aus dem Aktivitätskalender in der oberen rechten Ecke angewendet.

Automatisierung von Event-Änderungen

Wir haben die Aktivitäten automatisiert, die für Änderungen an Events erforderlich sind, wie z. B. Anpassungen des Zeitraums, Änderungen der Gesamtanzahl der Gäste oder Stornierungen.

• Änderung der Gesamtanzahl der Gäste: Über einen interaktiven Bildschirm kann die Hauptanzahl der Gäste für das Event oder für jede Aktivität, falls diese abweicht, einfach geändert werden. Durch die Änderung der Gäste in einer Aktivität werden die Mengen der Leistungen basierend auf der Gesamtanzahl der Gäste angepasst.
• Automatische Mengenänderung: Nur für Leistungen, die über die neuen Bildschirme erbracht werden. Überprüfen Sie während des Übergangs zwischen der alten und der neuen Event-Version die Leistungen.
• Optionen für die Änderung des Zeitraums:
  • Gesamtes Event verschieben: Verschiebt alle Aktivitäten und Leistungen auf das neue Startdatum.
  • Eventzeitraum verlängern: Fügt dem Event leere Termine hinzu.
  • Eventzeitraum verkürzen: Aktivitäten und Leistungen werden für die verkürzten Termine storniert.
  • Manuelle Zeitraumänderung: Es werden keine automatischen Änderungen vorgenommen (Hotelzimmer-Blocks sind eine Ausnahme – sie folgen dem Veranstaltungszeitraum immer automatisch).
  • Event stornieren: Ein neuer Bildschirm unterstützt den Stornierungsprozess. Aktivitäten werden automatisch storniert. Der Bildschirm überprüft die zugehörigen Folios und schlägt vor, welche storniert werden sollen und bei welchen Zahlungen eine besondere Verarbeitung erforderlich ist. Zugehörige Hotelzimmerreservierungen werden in einem Bildschirm geöffnet, in dem sie storniert oder andere Abläufe durchgeführt werden können.

Dokumente und E-Mails

Wir haben die Handhabung von Dokumenten, Druckvorlagen und E-Mails überarbeitet, um die einzelnen Vorgänge ohne unnötige Aktionen zu vereinfachen.

• Reiter „Dokumente und E-Mails“ (4): Separater Reiter, um Platz auf dem Hauptbildschirm zu sparen. Links und Anhänge befinden sich ebenfalls auf diesem Reiter.

Sonstiges

• Neues All-in-One-Layout: Enthält Block-Pickups, wenn das Event bis zu 4 Tage dauert.
• Block-Pickup-Kalender: Vollbildansicht (Kalender-Schaltfläche in Blocks), die alle Hotelzimmer und die Verfügbarkeit anzeigt. Blocks können direkt aus dem Kalender hinzugefügt und bearbeitet werden.
• Neue Bearbeitungsmethode für Eingabefelder: Der Inline-Editor ermöglicht es Benutzern, sich beim Bearbeiten detaillierter Felder auf den Hauptbildschirm zu konzentrieren.
• Neue Ansicht der Aktivitäten: Nach Tagen und Stunden, zeigt Tagungsräumen und Restaurants zusammen an einem Tag an und bietet so einen klaren Überblick über den gesamten Tag.
• Schnellbearbeitung für jede Aktivität: Einschließlich der damit verbundenen Leistungen.
• Alte Funktion für Massenupdates: Entfernt und durch neue Automatisierung von Änderungen ersetzt.

Ausführliche Informationen zur Nutzung der neuen MICE-Funktionen finden Sie in unseren ausführlichen Artikeln zu Events v.2.