Création de salles de réunion

Modifié le : Jeu, 20 Févr., 2025 à 10:13 H

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Si votre établissement dispose d'espaces d’événements et de salles de conférences, vous pouvez les créer dans Clock PMS+ afin de les réserver facilement et d'avoir un planning où vous pouvez voir clairement leur disponibilité.

Important: Pour créer et gérer des réservations de salles de réunion, vous devez avoir le module MICE complémentaire inclus dans votre abonnement. Veuillez nous contacter à l'adresse [email protected] ou parlez-en à votre responsable commercial si vous souhaitez ajouter ce module.

Création de salles de réunion

Pour créer des salles de réunion, accédez au menu Paramètres-> Tous les paramètres-> MICE-> Salle de réunion et cliquez sur le bouton "+" (1).

  • Nom (2) - entrez un nom de salle de réunion. Ce nom est également visible dans les fonctionnalités destinées aux clients.
  • Description pour le personnel (3) - saisissez une description interne pour cette salle de réunion. La description est visible dans le planning des activités.
  • Min/Max PAX (4) - entrez le nombre minimum et maximum de personnes pouvant occuper la salle.
  • Ordre de Tri (5) - classez les salles de réunion dans l'ordre de votre choix dans le planning des salles de réunion.
  • Surface (taille) (6) - Indiquez la taille de la salle de réunion. Elle est utilisée à des fins d'information dans le planning des salles de réunion et pour le calcul des indicateurs clés de performance et des statistiques dans les rapports. Par défaut, l'unité de mesure est le mètre carré (m2). Vous pouvez changer d'unité à partir du menu Paramètres -> Tous les paramètres -> MICE -> Général.
  • Actif depuis/jusqu'au (7) - définir une date « Actif depuis » lors de la création de la salle de réunion. La salle ne sera pas active avant cette date. Utilisez la date « Actif jusqu'au » pour archiver une salle de réunion, la masquer des listes et l'exclure en tant qu'unité de l'octroi de licences.

Salles de Réunion Modulables

Les salles de réunion modulables vous permettent de combiner plusieurs salles de réunion individuelles en un espace événementiel plus grand et plus flexible.

Cela permet d'organiser des événements plus importants tout en conservant la possibilité d'utiliser les salles séparément en cas de besoin.

Configuration:

  • Allez dans Paramètres -> Tous les paramètres -> MICE -> Salle de réunion. Créez une nouvelle salle de réunion modulable et dressez la liste des salles existantes qu'elle comprend. Lors de la réservation, toutes les salles incluses seront bloquées afin d'éviter les doubles réservations.

Comment le système gère-t-il la disponibilité ?

  • La réservation d'une salle individuelle: Bloque automatiquement toutes les salles modulables qui la composent.

Exemple: Si la Conf 1 est réservée, le système bloquera la Conf 1+2 et la Conf 1+2+3. Les salles disponibles seront Conf 2, Conf 3 et Conf 2+3.

  • Réservation d'une salle modulable: Plus complexe, car cela bloque à la fois ses salles individuelles et toutes les autres salles modulables qui les incluent.

Exemple: La réservation de la Conf 1+2 bloquera la Conf 1 et la Conf 2, mais aussi la Conf 2+3 et la Conf 1+2+3. La seule salle disponible sera la Conf 3.

Indicateurs visuels dans le planning

  • Les réservations directes apparaissent en couleurs unies.
  • Les salles bloquées indirectement apparaissent en grisé.
  • Si vous cliquez sur l'un de ces indicateurs, la réservation correspondante s'affichera.

Min/Max PAX par style de mise en place

Une fois la salle de réunion créée, vous pouvez également définir les Min/Max PAX en fonction du style de mise en place de la salle. Par exemple, lorsque la mise en place est en Théâtre, le nombre maximum de personnes peut être de 100, alors que pour un style Cabaret, il peut être de 60.

Pour le configurer, cliquez sur l'icône du crayon dans la colonne Capacité : 

Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez autant de lignes que nécessaire. Entrez les valeurs minimales et maximales pour les PAX, puis sélectionnez le style de mise en place approprié.

Cela permet au système d'assigner une activité de salle de réunion avec un style de mise en place spécifique aux salles qui sont capables l'accueillir.

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