Функцията 'Копиране от' ви позволява да спестите значително време при добавяне на Дейности и блокирани стаи към ново мероприятие. За да избегнете необходимостта да въвеждате всичко ръчно, можете да копирате информацията от други съществуващи мероприятия, като промените само датите и броя на присъстващите (PAX).
Важно: За да копирате от мероприятие, първо създайте новото мероприятие - задайте датите, името, изберете фирмата/агента, който организира мероприятието. Функцията за копиране копира блокове (свързани тарифи, кодове на блоковете НЕ се копират), резервации за зала за мероприятия и кетъринг дейности (с техните типове дейности, подредба зала, локации, описания и бележки за персонала), начисленията в фолиото на мероприятието.
- щракнете върху бутона Функции и изберете 'Копирай от'.
- намерете мероприятието, от което искате да копирате елементи - можете да търсите по име на мероприятието; търсете чрез мероприятия, свързани с профил на фирма или мероприятия, свързани със специфичен етикет
Забележка: Трите полета за търсене работят в комбинация. Например, ако сте избрали 'Фирма' и търсите по име, системата ще търси мероприятие с това име, свързано с избрания фирмен профил.
- След като намерите мероприятието, от което искате да копирате информация, изберете го и щракнете върху Продължи
- следващата стъпка е най-важната:
- PAX (1) - въведете броя на присъстващите за новото мероприятие. Тази информация ще бъде прехвърлена на резервациите за зала и кетъринга.
- Нова начална дата (2) - въведете датата, на която избраното мероприятие ще бъде копирано. Вижте повече за 'Относителност на датите' по-долу
- Включени елементи (3)- изберете кои елементи ще бъдат копирани
- Начисления на мероприятие - начисленията, публикувани директно в фолиото на мероприятието, ще бъдат копирани
- Кетъринг - всички кетъринг дейности и свързаните начисления
- Зала за мероприятия - резервации - всички резервации за зала и свързаните начисления
- Блокове - всички блокирани стаи по типове стаи и тарифи
- Начисления количество (4) - изберете как начисленията ще бъдат изчислени за новото мероприятие. Вижте повече за 'Относителност на кол-ва' по-долу
Когато сте въвели информацията и направили изборите, щракнете върху 'Копирай' и информацията ще бъде копирана в новото мероприятие с новите дати, новия брой хора и начисленията, публикувани/изчислени.
Важно: Можете да копирате информация от няколко мероприятия в едно - например, копирайте резервации за зала от едно мероприятие и кетъринг дейности от друго. Изберете само елемента 'Зала за мероприятия - резервации' при копиране от първото мероприятие и направете още едно копиране и изберете само елемента 'Кетъринг' от второто. Освен това можете да копирате няколко пъти от едно и също мероприятие - например, ако искате да копирате 'Зала за мероприятия - резервации ', но методът 'Начисления кол.' да бъде 'Директно'; докато 'Кетъринг' елементът да бъде копиран с 'Начисления кол.' като 'Коефициент'. Отново, копирайте веднъж с избрани резервации за зала и Начисления кол. - Директно; след това копирайте втори път с избран 'Кетъринг' и Начисления кол. - Коефициент.
Относителност на датите
При копиране на съдържанието на едно мероприятие в друго, е много важно да се знае как работи копирането на дати.
Нека разгледаме един случай:
- Имахме двудневно мероприятие, от което искаме да копираме информация. То има елементи и начисления за 01.01.2022 и 02.01.2022.
- Създаваме ново мероприятие за 4 дни – пристигане на 01.08.2024 и заминаване на 04.08.2024.
- При копиране на съдържанието въвеждаме в полето Начална дата: 01.08.2024.
- Сега елементите и начисленията, копирани от старото мероприятие, където са били за 01.01.2022, ще получат нова дата - 01.08.2024; тези, които са били за 02.01.2022, ще бъдат за 02.08.2024.
- Отново копираме от същото мероприятие, но този път въвеждаме датата 03.08.2024.
- Копираните елементи и начисления на старото мероприятие, първоначално предназначени за 01.01.2022, сега ще бъдат за 03.08.2024, а тези за 02.01.2022 ще станат за 04.08.2024.
Относителност на количествата
При копиране на съдържанието имате две опции как начисленията да бъдат копирани:
- Директно - количеството на всички начисления ще бъде копирано директно както е. С други думи, ако начислението на първоначалното мероприятие е било 10, начислението на новосъздаденото мероприятие също ще има количество 10.
- Коефициент - ще се приложи модел, при който новите количества ще следват съотношението между стария PAX и нововъведения PAX.
Например: Имате мероприятие с кетъринг дейност за 10 PAX и начисления:
- Вода - 2 EUR x 10
- Кока-Кола 1.5 л - 4 EUR x 2
- Фанта 1.5 л - 4 EUR x 1
При създаването на новото мероприятие и копиране въвеждаме в полето Брой лица: 20.
Коефициентът между новия и стария PAX е 20 / 10 = 2. Така копираните начисления ще имат следните стойности:
- Вода - 2 EUR x 20 – начислението за вода ще има количество - 20 (10 * 2)
- Кока-Кола 1.5 л - 4 EUR x 4 – начислението за Кока-Кола ще има количество - 4 (2 * 2)
- Фанта 1.5 л - 4 EUR x 2 - начислението за Фанта ще има количество - 2 (1 * 2)
Същата логика ще се използва, ако новият PAX е по-малък от стария. Моля, имайте предвид, че начисленията, публикувани директно в фолиото на мероприятието (не чрез резервация за зала или кетъринг дейност), се копират 1:1.
Блокирани стаи
В процеса на копиране на блокове се следват принципите на относителност на датите, но броят на стаите се копира 1:1. По този начин, това, което е било въведено в първото мероприятие, ще бъде копирано в новото мероприятие, като само датите ще се променят съгласно модела на относителност на датите. Моля, имайте предвид, че не можете да копирате блокове с по-дълга продължителност от мероприятието, в което се копират. В този случай продължителността на блокиране ще надхвърли новия период на мероприятието, което ще доведе до грешка.