Процесът по фактуриране преминава през няколко стъпки. От изключителна важност е да спазвате описаната последователност и да се придържате към разписаната процедура.
Подготовка за фактуриране
- Заредете резервациите от конкретното пристигане в Разширеното търсене на резервации.
- Преизчислете резервациите - така ще си гарантирате, че цената на всяка резервация отразява всички промени до момента. Маркирайте резервациите и изберете бутон Тарифа->Начисли тарифата отново;
Проверка на резервациите и техните суми
- Изпозлвайте справка "Начисления от резервации на компания по референция" и филтрирайте резервациите от конкртеното пристигане;
- Проверете дали за всяка резервация от списъка е избрано правилното фолио за фактуриране (трансферно фолио);
- При нужда задайте или променете трансферното фолио като използвате функцията за масова редакция в справката;
- Проверете сумата на всяка резервация. Ако откриете грешка, използвайте връзката към нея, за да я отворите:
- Прегледайте дали коректно са въведени всички параметри, които рефлектират върху цената. Направете нужните корекции;
- За коригираната резервация изпълнете функция “Начисли тарифата отново”;
- След като се уверите, че сумите по всички резервации са коректни, отворете фолиото за фактуриране. Може да го достъпите по два начина:
- През профила на Компанията;
- През справка "Начисления от резервации по фолиа на компания". Изпълнете справката като заложите филтриране по дата на пристигане/заминаване, а за стойност на филтър "Фолио статус" изберете "Отворени фолиа". Справката ще ви предостави списък с резервациите в периода, групирани по дати. Под всяка дата ще намерите линк за достъп до фолиото, където са обобщени услугите на резервациите.
- Уверете се, че общата сума на фолиото отговаря на сумата, която сте проверили в справка "Начисления от резервации на компания по референция";
- Ако откриете разминаване между фолиото и справката, разпечатайте фолиото в изглед “По резервации” и го съпоставете с данните от справката. Изгледът на фолиото ще ви предостави по-подробна информация за начисленията на всяка резервация;
Отстъпка по договор (такса маркетинг)
Когато сте проверили всички резервации и сте сигурни, че това е окончателната сума за пристигането, може да добавите във фолиото отрицателно начисление за размера на маркетинговата такса, ако има такава.
- Ако таксата е процентна, използвайте функция "% Отстъпка" (секция “Начисления” във фолиото ), за да я изчислите и начислите;
- Ако таксата е твърда сума, просто добавете ново отрицателно начисление за съответния размер (препоръчваме да имате предварително подготвен шаблон за това начисление. Как се настройват шаблоните вижте в статия “Шаблони за Начисления - Създаване и Редакция”).
Приспадане на аванс
Последната стъпка е да приспаднете предплатения аванс, ако има такъв. Използвайте бутон “Приспадане на аванс” (секция “Начисления” във фолиото). При приспадане на авансите се придържайте към модела "Приспадане на начисленията". Повече информация за обработката на авансите може да намерите в Аванси и Депозити
Печат на проформа и приключване на фолиото
След като сте приключили с проверка на сумите по ваучерите, отразили сте маркетинговата такса и аванса, ако има такива, може да предоставите документ на ТО.
- Проформа - разпечатайте отвореното фолио във формат “По резервации” и го изпратете на ТО. По този начин ще минимизирате вероятността да се издават множество корекционни документи за конкретното пристигане. Ако искате да запазите копие на изпратената проформа, може да експортирате разпечатката в PDF формат.
- Фактура - преди да приключите фолиото се уверете, че крайната сума съвпада със сумата на проформата, ако сте изпратили такава на ТО. Ако има някакво разминаване, повторете отново всички стъпки от Проверка на резервациите и техните суми. Ако сте сигурни в крайната сума, приключете фолиото и издайте окончателната фактура. Най-удобният изглед за ТО е “По резервации”. За нуждите на вашия счетоводен отдел, може да изберете някой от останалите изгледи (повече информация за различните изгледи на фолиата ще намерите в статия “Разпечатки на фолиа и опции за групиране на шаблони за начисление” ).