Обикновено за едно помещение създаваме една резервация в Clock PMS+, в която добавяме всички гости, настанени в стаята. В практиката възникват казуси, при които се налага да се оформят самостоятелни резервации за гостите, споделящи едно помещение. Например при организиране на професионални форуми, където всеки гост заплаща сам своите нощувки или гостите в стаята следва да бъдат фактурирани отделно по силата на корпоративни договори или просто пристигат и/или заминават на различни дати.
Ето как да обработите този казус:
Споделяне на стая
Първо създайте резервация за всеки от гостите, като заложите нейните специфични условия. Ако искате лесно да ги търсите заедно, задайте им еднакъв референтен номер. Това обаче не е индикация за системата, че гостите от тези резервации ще споделят едно помещение.
За да отбележите, че резервациите ще бъдат настанени в едно помещение е нужно да им разпределите една и съща стая. В противен случай системата ще отчете заемане на самостоятелно помещение от всяка резервация. Ето как става това:
- Разпределете номер на стая за първата резервация;
- Отворете следващата резервация за редакция и в поле "Стая на пристигане" изберете от списъка същия номера стая и запишете;
- На екран ще се изведе предупредително съобщение, че стаята вече е заета от друга резервация, ще видите и списък с останалите резервации разпределени в тази стая. За да потвърдите изберете бутон "Продължи".
Повторете стъпките за всички резервации, които искате да настаните в едно помещение. В детайлите на всяка резервация ще виждате информация за споделянето на стаята и данни за останалите резервации.
В Календара на стаите резервациите са представени със застъпващи се периоди.
Важно: Опцията, за настаняване на няколко резервации в една стая, се контролира от потребителското право PMS: Споделяне на стая.
Цена на споделената стая
При споделянето на стая трябва да имате предвид, че цената за всяка от резервациите ще се калкулира самостоятелно, според условията на нейната тарифа. При изчисляване на цената не се вземат предвид гостите от останалите резервации, които споделят стаята. За всяка резервация ще се изчисли самостоятелна цена. Ако сборът от цените на всички резервации не отговаря на крайната цената, която следва да се заплати за тази стая, използвайте опцията за ръчна цена и задайте коректна цена за всяка резервация.