В тази статия ще разгледаме какви са възможните операции, които може да бъдат извършени с отворени и приключени фолиа. За да изпълните всяка от описаните по-долу операции, първо трябва да отворите фолиото за преглед.
Анулиране на фолио/документ
Функция "Анулирай" (3) е възможна както за отворени така и за вече приключени фолиа. В резултат от изпълнението ѝ, се анулира цялото фолио с всички начисления. В случай че фолиото съдържа и плащания, имате опция да изберете дали плащанията също да бъдат анулирани. Ако решите да ги запазите е нужно да изберете отворено фолио, в което системата да ги премести. За преместените плащания се запазват всички детайли, свързани с регистриране на плащането - дата, тип на плащане, данни за трансакцията (ако плащането е регистрирано през платежен оператор). Ето как да го направите:
Анулацията на приключено фолио, предизвиква анулация на издадения документ.
Важно: Операция Анулирай фолио се контролира от правото PMS->Фолио: Анулиране.
Отваряне на затворено фолио
Функция "Направи отворено" (1) е приложила само за приключени фолиа. Тя комбинира няколко операции с цел да се улесни процеса по корекция на грешно издадени документи:
- Създава ново отворено фолио, като копира всички детайли от старото фолио;
- Копира всички начисления от старото фолио;
- Премества плащанията от старото фолио в новото. При преместването на плащанията се запазват всички детайли относно тяхната регистрация - дата, тип на плащането, данни за трансакцията (за плащанията, регистрирано през платежен оператор), ;
- Анулира старото фолио/издадения документ.
След изпълнение на функцията, разполагате с идентично фолио на старото, но с различен номер и статус "Отворено". Можете да коригирате неговите детайли и съдържание, след което да го приключите.
Важно: Операция Направи отворено се контролира от правото PMS->Фолио: Анулиране.
Сторниране на документ
Операция "Сторно" (2) е достъпна само за приключени фолиа. Резултатът от използването ѝ е създаване на корекционно фолио към оригиналното. Корекционното фолио съдържа всички начисления от приключеното фолио, но с отрицателно количество. Не можете да добавяте или коригирате начисленията, които се създават в корекцията. Единственото, което се изисква от вас е да потвърдите нейното съставяне. Системата издава съответния кредитен документ. Ако след изпълнение на операция "Сторно" основното фолио е небалансирано, добавете негативно плащане за съответната сума.
Важно: Операция Сторно се контролира от правото PMS->Фолио: Създаване на корекционно фолио.
Частични корекционни фолиа/документи
Функцията за създаване на частични корекции е приложима само за приключени стандартни фолиа. Може да я достъпите през бутон "Корекции" (5) . Предоставя ви възможност да създадете корекционно фолио, което съдържа корекция само за част от начисленията, включени в основното фолио. Имате възможност да коригирате количеството или цената на всяко от начисленията. В зависимост от посоката на корекцията (увеличение или намаление), системата издава съответния дебитен или кредитен документ.
Повече информация как да използвате функцията ще намерите в Издаване на частични корекции към документите.
Важно: Операция Частични корекции се контролира от правото PMS->Фолио: Създаване на корекционно фолио.
Дублиране на фолио
Функция "Създай Дубликат" (4) е достъпна за отворени, приключени и анулирани фолиа. Тя е приложима само за стандартни фолиа. Резултатът от нейното използване е създаване на ново отворено фолио, което съдържа всички начисления от оригиналното фолио (плащанията във фолиото НЕ се дублират).
Пример: Ето няколко примера, в които тази функция би била полезна:
- Анулиран грешен документ, който трябва да бъде издаден отново - като дублирате анулираното фолио, много бързо ще съставите нов коректен документ, без да се налага да добавяте всички начисления отново;
- Сторниране на документ - аналогично ако е нужно да съставите документа отново, функция Създай Дубликат ще ускори процеса, особено при фолиа с много начисления.