Неразривна част от ежедневните операции е осигуряването на ясни указания за хотелското домакинство относно това, което трябва да се свърши за деня, кои стаи трябва да бъдат почистени, има ли специални/извънредни задачи, които трябва да се свършат и други.
Важно: Тази статия обяснява как да боравите с ежедневните домакински операции в Clock PMS+, но трябва да се уверите, че домакинския модул е правилно настроен. Моля, прегледайте Настройки на Домакинство - задачи, сектори и кредити и Настройки на Домакинство - Схеми задачи за информация относно всички настройки.
Домакински задачи
Тъй като Домакинският модул е базиран на подход с фокус върху задачите, домакинските задачи са най-важният елемент на функционирането на модула.
Важно: Моля, правете разлика между домакински дейности и домакински задачи. Домакинската задача е конкретна задача, определяща кога, къде и от кого определени дейности трябва да се изпълнят.
Нека видим какво може да генерира домакински задачи:
- Задачи от Схема задачи - Основно домакинските задачи ще бъдат генерирани на базата на вашите настройки за Схеми задачи. Намерете повече информация относно настройките ТУК.
- Задачи от Схемите, свързани с Шаблон за начисление - Задачите могат да бъдат генерирани, ако схема е прикрепена към Шаблон за начисление. Може да използвате тази функционалност, за да автоматизирате генерирането на задачи, свързани с допълнителни легла и бебешки креватчета, както и зареждането със специални консумативи, свързани с различни пакети. Намерете повече информация за тази функционалност ТУК.
- Домакински задачи при пристигане - Ако резервация изисква определена подготовка на специална стая, може да посочите това в самата резервация. Например, VIP консумативи или празнична декорация на стаята. За да приложите подобна задача при пристигане, редактирайте резервацията и изберете задачата в полето "Домакински задачи при пристигане".
- Ръчно добавени задачи - Във всеки един момент потребителят може ръчно да добави домакинска задача. Това може да бъде направено от много екрани - Домакинство; екрана за управление на домакинските задачи; Монитор Домакинство; чрез резервация; Календар на стаите и други. Намерете повече информация ТУК.
Генериране на задачи за деня
В началото на всеки ден, задайте задачите за деня. Отидете на меню Housekeeping Assistant->Домакински задачи-> и натиснете бутон "Генерирай". Ще видите колко задачи ще бъдат създадени. Потвърдете. Задачите се създават като "Неразпределени", т.е. не е зададено кой ще изпълни определена задача. Моля, обърнете внимание, че ако имате задачи, зададени за пристигане, съответните резервации трябва да имат разпределени стаи, защото правилото е, че всяка задача е свързана с конкретна стая. Само тогава ще можете да видите информация за задачите, свързани с резервацията.
Внимание: Следва да генерирате задачи веднъж на ден (обикновено в началото на деня). Генерирането на задачите отново през деня, ще рестартира ВСИЧКИ задачи, дори вече извършените такива за деня.
Важно: Моля, обърнете внимание, че задачите остават в справките и екраните, докато бъдат изпълнени. Те няма просто да изчезнат с генерирането на задачите за деня.
Важно: Ако след генериране на дневните задачи, възникнат ситуации, които следва да бъдат адресирани към хотелското домакинство, конкретната задача трябва да бъде добавена ръчно към съответната стая.
Автоматично генерирани задачи
Създали сме допълнителен алгоритъм, който да автоматизира домакинските задачи, свързани с ранни заминавания на гостите и смяна на стаите в течение на престоя им. За да избегнем недоразумения, в случай че задачите за деня вече са генерирани, автоматични задачи се създават в следните случаи:
- Преместване - при всяко преместване (смяна на стаята или маркиране на преместването като “Готово”) се създава задача за старата стая. Старата стая става мръсна, а в текста на задачата пише в коя стая е преместен госта (Room changed to: ...). Така, ако е необходимо, може да преместите и специфичното зареждане на резервацията.
- Изпращане - при изпращане на резервация, било ранно или нормално, ако стаята по някаква причина е чиста, се създава задача за стаята със статус “Мръсна” и текст "Checkout discrepancy".
Задачи за Общи площи, Ресторанти и Зали
Освен за стаите, хотелското домакинство трябва да се грижи и за коридорите, стълбищата, площадките, антретата, лобито, ресторантите, залите за срещи, външните площи и т.н. Всички тези дейности също може да управлявате чрез модула за Хотелско домакинство. Преди да добавите задача за тези площи се уверете, че вече са конфигурирани. Залите за мероприятия и Ресторантите са част от конфигурациите на модул “Мероприятия”, а всички останали площи, за които желаете да управлявате домакински задачи, трябва да бъдат дефинирани като общи площи.
Задачите за тези зони се добавят само ръчно през екрана за Управление на задачи.
Приоритет на задачите
Всяка задача има определен приоритет. Може да бъде определен автоматично или ръчно. Нивото на приоритет на задачите влияе на подреждането на задачите в справките за камериерките (Домакински задачи), за да са информирани за задачите с най-висок приоритет. При автоматичното създадените задачи приоритетът се определя на базата дали има указание за ранно пристигане или късно заминаване в резервацията. Ако имате ранно пристигане, задачите за почистване имат висок приоритет. Късно заминаване понижава нивото на приоритет на задачите за почистване, а останалите задачи получават нормално ниво на приоритет. Освен това задачите за стаи, в които има Заминаване->Пристигане на същия ден също ще получат автоматично висок приоритет.
В допълнение Приоритетът може да бъде променен ръчно чрез Резервационния екран, Домакинската справка и Монитор Домакинство.
