La fonction 'Copier depuis' vous permet de gagner un temps précieux lors de l'ajout d'activités et de blocs de chambres à un nouvel événement. Pour éviter de tout saisir manuellement, vous pouvez copier les informations d'autres événements existants, en ne changeant que les dates et le nombre de participants (PAX).
Important: Pour copier à partir d'un événement, créez d'abord le nouvel événement - définissez les dates, le nom, et sélectionnez la société/agence qui organise l'événement. La fonction de copie permet de copier les blocs (avec les tarifs associés, les codes de bloc ne sont PAS copiés), les réservations de salles de réunion et les activités de restauration (avec leurs types d'activité, styles de mise en place, les emplacements, descriptions et notes du personnel), ainsi que les charges dans le folio de l'événement.
- Cliquez sur le bouton Fonctions et sélectionnez 'Copier depuis'.
- Trouvez l'événement à partir duquel vous souhaitez copier des éléments - vous pouvez effectuer une recherche par nom d'événement ; recherchez parmi les événements attachés à un profil d'entreprise ou liés à un tag spécifique.
Note: Les 3 champs de recherche fonctionnent ensemble. Par exemple, si vous avez sélectionné une 'Société' et que vous effectuez une recherche par Nom, le système recherchera un événement portant ce nom lié au profil de l'entreprise sélectionnée.
- Une fois que vous avez trouvé l'événement à partir duquel vous souhaitez copier des informations, sélectionnez-le et cliquez sur Suivant.
- L'étape suivante est la plus importante:
- PAX (1) - entrez le nombre de participants pour le nouvel événement. Cette information sera transférée aux réservations de salles de réunion et à la restauration.
- A partir du: (2) - entrez la date à laquelle l'événement sélectionné doit être copié. Voir plus de détails sur la relativité des dates ci-dessous.
- Éléments inclus (3)- sélectionnez les éléments dont les informations seront copiées.
- Charges de l'événement - les charges inscrites directement dans le folio de l'événement seront copiées.
- Restauration - toutes les activités de restauration et les charges associées.
- Réservations de salle de réunion - toutes les réservations de salles de réunion et les charges associées.
- Blocs - toutes les chambres bloquées par type de chambre et par tarif.
- Qté des Charges: (4) - sélectionnez comment les charges seront calculées pour le nouvel événement. Voir plus de détails sur la relativité des quantités ci-dessous.
Une fois que vous avez saisi les informations et fait les sélections, cliquez sur 'Copier' et les informations seront copiées dans le nouvel événement, avec les nouvelles dates, le nouveau nombre de personnes et les charges inscrites/calculées.
Important: Vous pouvez copier des informations de plusieurs événements en un seul - par exemple, copier les réservations de salle de réunion d'un événement et les activités de restauration d'un autre. Sélectionnez uniquement l'élément « Réservations de salle de réunion » lors de la copie depuis le premier événement et effectuez une autre copie en sélectionnant uniquement l'élément « Restauration » du second. De plus, vous pouvez copier plusieurs fois depuis un même événement - par exemple, vous souhaitez copier les 'Réservations de salle de réunion' avec la méthode de calcul 'Qté de sCharges' en 'Simple' ; tandis que l'élément 'Restauration' sera copié avec 'Qté des Charges' en 'Coefficient'. Encore une fois, copiez une fois avec les réservations de salles de réunion sélectionnées et Qté des Charges en Simple ; puis copiez une seconde fois avec l'élément 'Restauration' sélectionné et 'Qté des Charges' en Coefficient.
Relativité des dates
Lors de la copie du contenu d'un événement vers un autre, il est très important de comprendre comment fonctionne la copie des dates.
Examinons un cas :
- Nous avions un événement de deux jours à partir duquel nous voulons copier des informations. Il comporte des éléments et des charges pour le 01.01.2022 et le 02.01.2022.
- Nous créons un nouvel événement de 4 jours – arrivée le 01.08.2024, et départ le 04.08.2024.
- Lors de la copie du contenu, nous saisissons dans le champ Date de début : 01.08.2024.
- Les éléments et charges copiés de l'ancien événement pour lesquels ils étaient prévus le 01.01.2022 auront une nouvelle date - 01.08.2024 ; ceux prévus pour le 02.01.2022 seront pour le 02.08.2024.
- Nous copions une fois de plus à partir du même événement, mais cette fois nous saisissons la date du 03.08.2024.
- Les éléments et frais copiés de l'ancien événement, initialement pour le 01.01.2022, seront désormais pour le 03.08.2024, et ceux du 02.01.2022 seront pour le 04.08.2024.
Relativité des quantités
Lors de la copie du contenu, vous avez deux options pour copier les charges :
- Simple - la quantité de tous les frais sera copiée directement telle qu'elle est. En d'autres termes, si une charge de l'événement initial avait une quantité de 10, la charge du nouvel événement aura également une quantité de 10.
- Coefficient - un modèle sera appliqué selon lequel les nouvelles quantités suivront le rapport entre l'ancien PAX et le PAX nouvellement entré.
Exemple: Vous avez un événement avec une activité de restauration pour 10 PAX et des charges :
- Eau - 2 EUR x 10
- Coca-Cola 1,5 l - 4 EUR x 2
- Fanta 1,5 l - 4 EUR x 1
Lors de la création du nouvel événement, et de la copie, nous entrons dans le champ Participants : 20.
Le coefficient entre le nouveau et l'ancien PAX est 20 / 10 = 2. Ainsi, les charges copiées auront les valeurs suivantes :
- Eau - 2 EUR x 20 – Les frais pour l'eau sera Qté - 20 (10 * 2)
- Coca-Cola 1,5 l - 4 EUR x 4 – Les frais pour le Coca-Cola sera la Qté - 4 (2 * 2)
- Fanta 1,5 l - 4 EUR x 2 - Les frais pour le Fanta sera Qté - 2 (1 * 2)
La même logique sera utilisée si le nouveau PAX est inférieur à l'ancien. Veuillez noter que les charges postées directement sur le folio de l'événement (non via une réservation de salle de réunion ou une activité de restauration) sont copiés à l'échelle 1:1.
Chambres bloquées
Dans le processus de copie des blocs, les principes de relativité des dates sont suivis, cependant le nombre de chambres est copié 1:1. De cette façon, ce qui a été saisi dans le premier événement sera copié dans le nouvel événement, seules les dates changeront en fonction du modèle de relativité des dates. Veuillez noter que vous ne pouvez pas copier des blocs ayant une durée plus longue que l'événement auquel ils sont copiés. Dans ce cas, la durée du bloc dépassera la période du nouvel événement, ce qui entraînera une erreur.