Запитване за резервация

Обслужването на запитвания от гостите е важен аспект от електронната комуникация с тях. Използвайте функционалността "Запитване за резервация", за да изпращате персонализирани оферти и специални цени на гостите си и да увеличите продажбите си. Този универсален инструмент ви позволява да генерирате и изпратите отговор на запитване и след това да създадете резервация въз основа на запитването на госта. А всичко, което е необходимо, е само няколко клика на мишката.

Създаване на отговор на запитване за резервация

• Отворете монитор "Тарифи и заетост";
• Кликнете върху бутона "Нов/а" От менюто Запитване за резервация (горе вдясно) и попълнете данните на госта;
• Проверете резултатите за желания период, видовете стаи и цените на екрана "Тарифи и заетост", както обикновено;
• Кликнете върху малкия бутон(6) до бутона "Резервирай" за всеки съответстващ продукт;
• Попълнете броя на стаите (когато работите само с типове стаи) и кликнете върху "Към запитване" (7).
• Броят на добавените стаи ще се появи в бутона "Редактиране на стаи" (2) от менюто "Запитване за резервация".
• Можете също така да добавяте стаи за различни периоди, типове стаи и брой гости.
• Кликнете върху бутона с номера на запитването (1) и фамилията на госта, ако искате да проверите и редактирате данните на госта или да смените статуса на запитването.
• Изберете бутон "Редактиране на стаи" (2), за да премахнете вече добавени стаи.

Екранът "Тарифи и заетост" запомня последното Ви запитване за резервация и то ще бъде налично, когато се върнете на този екран.

Кликнете върху малкия бутон (4)  (най-вдясно на менюто "Запитване за резервация") и от падащото меню (5) изберете "Премахни от екрана", за да изтриете активното запитване за резервация от екрана.

Ако сте премахнали определено запитване за резервация от екрана, можете да го извикате обратно на екрана:

• Отворете падащото меню и изберете "Търсене на запитвания за резервация";

или 

• От менюто за навигация изберете Резервация->Търсене на запитвания за резервация;

• Намерете запитването и кликнете върху бутон "Отвори на екрана Тарифи и заетост", за да го върнете.

Сега можете да добавите още стаи или да използвате някоя друга функционалност на този екран.

Изпратете имейл или отпечатайте отговора на запитването

За да изпратите отговор на запитване за резервация, можете да използвате нашия стандартен формуляр с възможност за персонализиране или да създадете изцяло нов персонализиран формуляр със собствен дизайн и подредба (прочетете повече в Персонализиран шаблон на запитване за резервация). 

Ето как можете да отпечатате или изпратите отговора по имейл:

• Ако сте заредили запитването в монитор "Тарифи и заетост", кликнете върху бутона "Продължи" (3) от менюто "Запитване за резервация";

или

• Намерете запитването през менюто за навигация  Резервация->Търсене на запитвания за резервация и го отворете;
• Проверете всички подробности, преди да изберете бутона "Печат/Изпрати".
• Можете допълнително да персонализирате имейла, преди да го изпратите, като добавите специфични бележки над и под таблицата със стаи. Кликнете върху "Редактиране", въведете конкретните бележки и Запишете.
• Когато сте готови с цялото съдържание, изпратете имейла.

Използване на плаващи или фиксирани цени

Плаващи цени

Запитването за резервация показва цените на стаите в момента на добавянето им. Тези цени, обаче, са само информативни и резервацията ще бъде създадена по настоящите цени. Във всеки момент може да проверите дали цената от тарифата вече не е актуална, за целта:

• Изберете  бутон "Редактиране на стаи" (2) ;
• Системата проверява текущите цени и ако открие разлика с цената в тарифата, редовете с промени се маркират, а новата цена се показва под старата. 
• Ако искате да изпратите отново отговора на запитването с новите цени, кликнете върху бутон "Преизчисли и актуализирай цените"(8). След това изпратете отговора на запитването до клиента.

Фиксирани цени

Като алтернатива на плаващите цени можете да изберете да използвате фиксирани цени. Това гарантира, че резервацията на госта ще бъде създадена по цените, предложени в отговора на запитването, независимо от това как са се променили текущите цени. Ето как:

• Изберете бутон "Редактиране на стаи" (2);
• Попълнете полето "Ръчна цена" с цената, която трябва да остане фиксирана и изберете валута;
• Запишете.

Така въведена, цената ще бъде прехвърлена в полето "Ръчна цена" на резервацията и гостът ще може да резервира на предложената цена.

Създаване на резервация на базата на запитването за резервация

След като получите имейл или телефонно обаждане от гост с искане за резервация въз основа на запитване, ето стъпките за създаване на резервацията:

• Намерете запитването на госта (Резервация->Търсене на запитване за резервация).
• Отворете го.
• Кликнете върху бутона "Създай резервация" (9),  в реда на съответната стая.
• Потвърдете профила на госта или изберете/въведете нов и запишете.
• Кликнете върху връзката на новосъздадената резервация, за да я редактирате или да изпратите потвърждение.

Така лесно ще създадете резервация въз основа на данните от отговора на запитването с едно кликване. Освен че спестява време, клиентът може да се възползва и от специални цени и пакети, ако такива се предлагат.

Статус на запитванията и списък чакащи

Статуси

Всички нови запитвания по подразбиране се създават със статус “Активна”. Статусът е индикация дали запитването е все още валидно. Ако към запитване бъдат създадени съответните резервации, неговият статус автоматично се променя на “Приключена”. Отпадналите запитвания отбелязвайте със статус “Анулирана”. Имате възможност ръчно да промените статуса на съществуващо запитване като:

• Заредете запитването в монитор “Тарифи и заетост” и кликнете бутона с неговия номер (1), след което отразете промяната на статуса (10);

Или

• От менюто за навигация отворете Резервация->Търсене на запитване за резервация. Използвайте филтрите за да откриете запитването. Изберете бутон “Отвори” в неговия ред, след това кликнете върху бутон “Редактиране” в секция “Дани за контакт”.

Списък чакащи

Ако за периода на запитването нямате наличност, но все пак искате да го запишете, за да го имате предвид при възникнали промени, включете го в списъка на чакащите. За целта още при създаване на запитването сложете отметка на поле “Списък на чакащи” (11) или го отбележете по-късно като следвате стъпките за промяна на статуса. 

Когато се освободят стаи за даден период, просто проверете списъка с чакащите запитвания:

• Отворете търсенето на запитванията Резервация->Търсене на запитване за резервация;
• Използвайте филтъра за период, за да проверите само запитванията за конкретния период;
• За стойност на филтър “Списък чакащи” изберете “Да” и заредете списъка.

След като намерите запитванията от списъка на чакащите, следвайте стъпките, описани по-горе, за да поверите актуалните цени. Изгответе оферта и я изпратите на клиента по имейл.