Версии на дневниците - Гости, Компании, Депозити

Разбираме колко е важно за Вас във всеки един момент да имате ясна картина за вашите финансови операции. За да ви подпомогнем в тази изключително важна задача, сме разработили набор от справки, чрез които ясно ще можете да проследите текущото състояние на депозити, задължения и отложени плащания по сметките на вашите клиенти. Разполагате с четири базови отчета: Дневник “Гости”, Дневник „Kомпании“, Дневник „Депозити“ и Trial balance. Чрез първите три ще получите детайлна информация за състоянието на сметките на Гости, Компании и депозитите в системата. Trial balance ви предоставя обобщени данни, базирани на детайлните отчети.

Поддържат се две версии на справките. Сами избирате коя да използвате при конфигуриране на Данъчните настройки. Във всеки един момент може да промените настройката и да смените изгледа на отчетите според вашите индивидуални нужди. Тук ще разгледаме всеки отчет и особеностите при всяка от версиите. 

И в двата режима всяка справка се изпълнява към конкретна дата. Може да я изпълните за текущия ден или за произволна изминала дата.

Дневник “Гости”

Включва фолиа на резервации и фолиа на външни клиенти. Резервациите са групирани по статус (анулирана, настанена, изпратена, очаквана и непристигнала). За тях се показва обобщена информация вместо по фолиа.

Включват се всички резервации, които към датата на изпълнение на справката имат небалансирани фолиа или някакво движение (отчетен приход или регистрирано плащане). 

Очаквани (бъдещи) резервации попадат в списъка ако:

• Във фолиата им има услуги (включително анулирани), чиято приходна дата вече е настъпила.
• Имат закрити фолиа с налични плащания;
• Имат фактурирани услуги за бъдещи дати, т.е. все още услугите не са отчетени в приходите (само за Версия 2);

Ето как да тълкувате данните в дневника:

Версия 2

По подразбиране справката се зарежда в компактен изглед, който не показва всички колони. За детайлен изглед изберете Покажи подробностите.

• Начисления (1) - показва сумата на начисленията, чиято приходна дата съвпада с датата, към която се изпълнява справката;
• Общо начисления (2) - сума на всички начисления, отчетени до момента (с приходни дати по-стари или равни на датата, към която се изпълнява справката);
• Общо бъдещи начисления (3) - сумата на фактурираните, но все още не са отчетени като приход начисления, т.е. това са услуги за бъдещи периоди, за които към датата на справката има издаден документ;
• Приспаднати аванси (4) - сумата на използваните депозити по метода “Приспадане на начисленията”, валидна към датата на справката;
• Плащания (5) - плащания в обикновени фолиа, регистрирани в текущия ден;
• Общо плащания (6) - всички плащания в обикновени фолиа, регистрирани до датата на справката;
• Отложено плащане (7) - изчислява се само за затворени фолиа: "Общо начисления" плюс "Общо бъдещи начисления" минус "Общо плащания". В случай че получената сума е положителна, тя попада в тази колона, т.е. сумата на плащанията е по-малка от тази на фактурираните услуги. Стойността в колоната показва задълженията по затворени фолиа;

• Задължения (8) - обхваща само отворени фолиа, изчислява се като разлика на сумите от колони "Общо начисления" и "Общо плащания". Тук попадат фолиа, за които сумата на плащанията е по-малка от сумата на начисленията, т.е. показва размера на дължимата сума от резервацията;

• Депозит (9) - обхваща отворени и затворени фолиа и се изчислява "Общо начисления" плюс "Общо бъдещи начисления" минус "Общо плащания". В случай че получената сума е отрицателна, тя попада в тази колона, т.е. сумата на плащанията надвишава тази на начисленията. Стойността в колоната показва размера на надплатената сума;

Версия 1

Тук ще акцентираме само върху колоните, които се изчисляват по различен начин от Версия 2. Обърнете внимание, че някои от колоните липсват във Версия 1 (3 и 4).

• Отложено плащане (10) - баланси по затворени фолиа, изчислява се като разлика на сумите от колони "Общо начисления" и "Общо плащания". Отрицателна сума в колоната показва надплатени суми;

• Депозити (11) - разлика на сумите от колони Общо начисления и Общо плащания обхваща само отворени фолиа, за които сумата на плащанията е по-голяма от сумата на начисленията, т.е. в тази колона ще видите надплатената сума от резервацията;

Дневник „Компании“

Включва данни за обикновени фолиа на фирми и събития. Показват се само небалансирани фолиа или такива с някакво движение към датата на справката. Фолиата са разпределени в две групи: отворени и затворени фолиа. Колоните на отчета са идентични с тези на Дневник “Гости” и се калкулират по начина, описан по-горе.

Дневник „Депозити“

Включва фолиа на резервации, компании и мероприятия. Данните за всяка резервация са обобщени, а всяко фолио на компания или мероприятие се показва отделно. Дневникът проследява плащания в депозитни фолиа и в отворени обикновени фолиа, за които приходната дата на най-старата услуга все още не е настъпила. От първата дата, в която услуга от обикновено отворено фолио бъде отчетена като приход, тези фолиа вече се проследяват в Дневник "Гости/Компании". Ето как да тълкувате данните:

Версия 2

• Плащания (депозитни фолиа) (12) - плащания, регистрирани в депозитни фолиа в датата, за която се изпълнява справката;
• Плащания (обикновени фолиа) (13) - плащания в отворени обикновени фолиа, за които приходната дата на най-старата услуга все още не е настъпила. Плащанията са регистрирани в датата, за която се изпълнява справката;
• Общо плащания (14) - показва общата сума на плащанията в депозитни и отворени обикновени фолиа към датата на справката;
• Депозитни начисления (15) - показва общата сума на депозитните начисления (породени от затваряне на депозитно фолиа) към датата на изпълнение на справката;
• Усвоени авансови плащания (16) - сумата на усвоените депозити по метода “Приспадане на начисленията” в датата, за която се изпълнява справката;
• Оставащ депозит (17) - сумата на наличния депозит към датата на изпълнение на справката. Включва наличните суми в депозитни фолиа и плащанията в обикновени отворени фолиа.

Версия 1

Тук ще разгледаме само разликите с Версия 2. Обърнете внимание, че някои от колоните липсват във Версия 1 (16 и 17).

• Депозити (18) - общата сума на плащанията в депозитни и отворени обикновени фолиа към датата на справката. Отговаря на колона "Общо плащания" от Версия 2;
• Начисления (19) - общата сума на депозитните начисления (породени от затваряне на депозитно фолиа) към датата на изпълнение на справката. Отговаря на колона "Депозитни начисления" от Версия 2;

Trial balance

Справката ви дава обобщена информация за начисленията и плащанията, които се следят в трите дневника: Гости, Компании и Депозити. Отчетът се изпълнява за конкретна дата и проследява изменението на салдата, породено от операциите, извършени в рамките на деня.

• Отчетът стартира с начално салдо (20) от предходния ден, последвано от информация за всички приходи (21) и плащания(22), отчетени в датата, за която се изпълнява.
• Ежедневният баланс (23) се изчислява като разлика от двата показателя Приход минус Плащания.
• Крайното салдо (24) за деня се формира като към началното се добави ежедневния баланс. Това е и началното салдо за следващата дата.
• Следват обобщени данни от трите дневника (25), които показват как точно са разпределени начисленията и плащанията за деня. Показателите зависят от версията на дневниците, с която сте избрали да работите. Вижте по-горе как се калкулират отделните суми.
• След данните от дневниците ще намерите обобщени суми (26) за всички Отложени плащания, Задължения, Депозити и Приключени бъдещи начисления (в зависимост от избраната версия).

В края на отчета сме добавили контролни суми (27), които са предвидени за автоматична проверка коректността на салдата. Липсата на отметка за някоя от контролните суми означава наличие на некоректни данни. В този случай се свържете с екипа по поддръжка на Clock PMS+, за съдействие и отстраняване на проблема.