Encodage de la clé de la chambre

Modifié le : Ven, 15 Déc., 2023 à 8:31 H

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Si vous utilisez un système de contrôle d'accès aux chambres supporté par Clock PMS+, vous pourrez initier l’encodage des cartes et/ou émettre une clé mobile directement à partir de Clock PMS+, évitant ainsi d'avoir à passer par le système de contrôle d'accès pour le faire. 

Remarque : Pour savoir comment inclure l'accès à des zones spécifiques lors du codage d'une carte (par exemple, l'accès au SPA ou à la salle de sport), veuillez consulter la rubrique "Autorisation d'accès à des zones spécifiques".

Initier la délivrance de la carte

Pour initier le codage de la carte, vous pouvez cliquer sur le bouton 'Clé' pour démarrer le processus. Le bouton "Clé" est disponible sur la page "Arrivées" et dans la réservation elle-même.

Important: vous ne pouvez générer une clé qu'après avoir attribué une chambre à la réservation.

Important: vous pouvez générer une clé avant le jour d'arrivée, à moins que cette option ne soit désactivée dans les paramètres de contrôle d'accès à la chambre.

En cliquant sur le bouton 'Clé', la fenêtre suivante s'affiche :

  • (1) - le nom du Client principal qui est tiré de la réservation. Certains systèmes de contrôle d'accès exigent que cette information leur soit transmise lors du codage.
  • (2) - sélectionnez l'encodeur sur lequel vous souhaitez coder la carte (au cas où vous en auriez plusieurs).
  • (3) - les dates d'arrivée et de départ de la réservation ainsi que les heures d'arrivée et de départ par défaut (configurées dans les paramètres du contrôle d'accès à la chambre). La carte sera activée entre ces dates et heures. Ces données peuvent être modifiées à ce stade
  • (4) - appuyez sur "Émettre la clé originale .... " afin de démarrer le processus. À ce stade, l'encodeur commencera à émettre des bips et/ou un signal lumineux pour indiquer qu'il est prêt à encoder la carte que vous présentez.

Duplicata / Réémission

Duplicata

Une fois que vous avez encodé la carte originale, celle-ci apparaît dans la liste avec les clés émises. Si les clients ont besoin de cartes supplémentaires, utilisez le bouton "Dupliquer" (5) dans la même fenêtre pour générer le duplicata de la carte.

Important: utilisez TOUJOURS le bouton "Dupliquer" pour encoder une deuxième, troisième, etc. carte. L'utilisation du bouton "Émettre la clé originale..." désactivera automatiquement l'original généré précédemment.

Remarque : lors de l'utilisation de la fonction "Dupliquer", le dernier encodeur utilisé pour la station (PC, tablette, etc.) est utilisé, indépendamment de la sélection de l'encodeur à l'écran ou de l'encodeur sur lequel la carte originale a été générée.

Réémission

Lorsqu'un changement est apporté aux dates ou aux heures jusqu'auxquelles la carte doit être active. Par exemple, si un client décide de rester quelques nuits de plus et de partir plus tard, il est nécessaire de rééditer les cartes. Pour ce faire, suivez les mêmes étapes et émettez une nouvelle clé originale et tous les duplicatas nécessaires.

Erreur de codage

En cas d'erreur lors du codage d'une carte, vous pouvez utiliser le bouton (6) pour tenter un nouveau codage.

Clés mobiles

Si vous utilisez un système de contrôle d'accès aux chambres compatible avec les clés mobiles, vous pourrez également les générer à partir de la même fenêtre.

En cliquant sur le bouton "Clé", un champ supplémentaire sera disponible dans la fenêtre présentée :

En fonction du système que vous utilisez, saisissez le numéro de téléphone mobile et/ou l'adresse e-mail, cliquez sur "Émettre une clé originale ...." et le système d'accès aux chambres enverra la clé mobile et/ou les instructions au Client.

De plus, si vous avez déjà émis une carte physique, vous pouvez également générer une clé mobile en cliquant sur le bouton "Envoyer au mobile" (2) et en introduisant le numéro de téléphone et/ou l'adresse e-mail.

Important: 

  • Les utilisateurs de 'Salto' ne peuvent émettre des clés mobiles que par le biais d'un numéro de téléphone mobile. La saisie d'une adresse e-mail ne leur enverra absolument rien dans leur boîte de réception.
  • Les utilisateurs de 'Onity' peuvent générer les deux types de clés mobiles.

Toutes les clés mobiles émises sont ajoutées à la liste avec des informations sur le numéro de téléphone/l'adresse e-mail auxquels elles ont été envoyées.


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