En plus des folios de réservation, Clock PMS+ vous permet de traiter facilement les folios de groupe. Il s'agit de folios qui résument un grand nombre de frais provenant de sources multiples - groupes de réservations, transferts de différents établissements de restauration ou autres types de services supplémentaires qui doivent être facturés ensemble.
Création de folios de groupe
Le plus souvent, les folios de groupe sont utilisés lorsque l'on travaille avec des profils d'entreprises ou que l'on traite des événements.
Entreprises
Pour utiliser les folios de groupe avec le profil d'une entreprise donnée, vous devez d'abord permettre aux folios de l'entreprise d'accepter des frais provenant d'autres sources - réservations, établissements de restauration ou autres frais transférés à partir de systèmes externes.
Pour activer l'option :
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Entreprise->Rechercher une entreprise ;
- Trouvez le profil de l'entreprise et ouvrez-le pour le modifier ;
- Cliquez sur le paramètre "Accepter les transferts de charges" et enregistrez.
Au profil de l'entreprise, vous pouvez ajouter un nombre illimité de folios. Chacun d'entre eux peut être destiné à un usage différent.
Exemple : Le folio 01 sera utilisé pour facturer toutes les réservations liées à l'entreprise étant arrivées en janvier, et le folio 02 sera utilisé pour les réservations de février.
Pour ajouter un folio à l'entreprise :
- Ouvrez la société à examiner et faites défiler la page jusqu'à la section "Folios". ;
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un folio" dans le groupe "Ouvrir un folio" ;
- Si nécessaire, ouvrez les détails du folio nouvellement créé et donnez-lui un nom, afin que son objet puisse être indexé.
Votre folio de groupe est prêt à être utilisé.
Les événements
Lors de la création d'une offre d'événement, le système crée automatiquement un folio destiné à résumer tous les services liés à cet événement. Vous pouvez également ajouter d'autres folio, mais veuillez noter que le premier folio est considéré comme le principal et qu'il sera utilisé par défaut par le système.
Pour ajouter un folio :
- Dans le menu de navigation, cliquez sur Événement->Recherche -Événement ;
- Trouvez l'événement et ouvrez-le pour examen ;
- Faites défiler l'écran jusqu'à la section "Folios" et cliquez sur le bouton "Ajouter un folio"
Pour permettre le transfert de services de diverses sources vers les folios, activez l'option 'Accepter les transferts de charges' pour l'entreprise liée à l'événement donné.