Aperçu général
Les tâches font partie intégrante des opérations de votre hôtel car elles fournissent des informations sur ce qui se passe dans le système et peuvent également être définies comme des tâches qui doivent être accomplies par un employé ou un groupe d'employés. Les tâches sont la messagerie interne et le système de tâches de Clock PMS+.
Créer et attribuer des tâches
Pour plus de détails sur la création de tâches, veuillez lire Créer et assigner des tâches.
Canaux d'une tâche et utilisateurs
Pour obtenir tous les détails sur les canaux d'une tâche, leur but et comment les assigner à des utilisateurs, veuillez lire Canaux d'une tâche et leur liaison aux utilisateurs.
Affichage des tâches
Vous pouvez suivre toutes les tâches à l'aide de plusieurs écrans différents.
Liste/archive des tâches
La liste ou l'archive des tâches vous permet d'afficher toutes les tâches passées, présentes ou futures, actives ou terminées. En outre, vous pouvez utiliser tous les filtres disponibles pour affiner une recherche si vous avez besoin de trouver des tâches particulières. Pour accéder à la liste des tâches, naviguez vers le menu Autres fonctionnalités-> Tâches.
Une fois que vous avez chargé les tâches que vous recherchez, vous pouvez également les gérer à partir d'ici - les Affecter à des utilisateurs, modifier les détails, etc.
L'option "Compléter cette page", accessible via le bouton situé dans le coin supérieur droit, vous permet de terminer en une seule fois toutes les tâches visibles sur la page en cours.
Widgets du tableau de bord
Le tableau de bord (écran d'accueil) de la Clock PMS+ offre quelques widgets liés aux tâches. Nous recommandons vivement de les activer pour tous les tableaux de bord des utilisateurs afin de s'assurer qu'ils sont visibles par tous les employés.
- Tâches (1) - ce widget affiche uniquement la quantité de tâches et n'affiche aucun texte. Pour voir les tâches réelles, l'utilisateur doit cliquer sur l'une des options.
- Liste des tâches (2) - ce widget affiche les tâches avec leur texte. S'il s'agit de tâches liées, vous devez cliquer sur la tâche afin de trouver le lien vers l'objet correspondant. En outre, vous pouvez compléter ou modifier la tâche directement par l'intermédiaire du widget.
- Grand widget des tâches (3) - vous pouvez activer le grand widget qui affiche plus de tâches sur la page ainsi que les liens vers les objets. Contrairement aux autres widgets de tâches, le grand widget a une position fixe - toujours dans le coin supérieur gauche. Si vous activez le grand widget, la liste des tâches (2) sera automatiquement masquée.
Objets liés (réservations, profils, etc.)
Les objets de Clock PMS+ qui peuvent avoir des tâches liées sont les réservations, les folios, les demandes de réservation, les profils de société, les événements, les activités de restauration au sein d'un événement, et les réservations de salles de réunion au sein d'un événement. Chacun de ces objets dispose d'une "section Tâches" dans laquelle toutes les tâches actives liées à l'objet sont visibles (qu'elles soient en cours, passées ou futures). Les tâches terminées (inactives) seront visibles après avoir cliqué sur le lien "Révéler".
Spécificités
- Les tâches peuvent être liées (associées) à un objet du système - réservation, profil de société, événement, etc. - ou peuvent être autonomes - non liées à un objet, généralement utilisées pour une tâche générale ou un rappel.
- Les tâches ne disparaissent des listes de tâches qu'après avoir été marquées comme terminées.
- Pour chaque tâche, un "Canal" (sujet) doit être sélectionné.
- Vous pouvez configurer les utilisateurs pour qu'ils voient des canaux d'une tâche spécifique en fonction de leurs fonctions/responsabilités.
- Les tâches sont visibles sur le tableau de bord à partir du jour pour lequel elles ont été définies.
- Les tâches liées (associées à un objet) sont visibles à partir du moment de leur création dans l'objet respectif auquel elles sont liées.
- Une tâche peut également être attribuée à un utilisateur spécifique. Seul cet utilisateur verra la tâche sur son tableau de bord.