Comme pour chaque opération et vente, la documentation est une partie essentielle du processus. Il est crucial de disposer de documents complets et corrects afin que votre personnel et vos points de vente soient préparés d'une part, et pour que tout ce que vous avez discuté et convenu avec les organisateurs soit confirmé par écrit, d'autre part.
Par défaut, dans Clock PMS+, vous disposez de 3 types de documents que vous pouvez utiliser, chacun avec son propre modèle préconfiguré.
Vous pouvez prévisualiser chacun des documents à partir du bouton « Imprimer » sur une page d'événement:
Note: Les documents disponibles utilisent le modèle par défaut intégré (créé par Clock PMS+). Vous avez la possibilité de créer vos propres modèles personnalisés de documents et également d'y apporter des modifications avant de les envoyer au client/département. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.
Fiche de fonction
La Fiche de fonction est conçue pour l'organisation interne de l'événement. La mise en page est bien structurée en ayant chaque jour de l'événement sur une page séparée. Ainsi, Il est plus facile de voir les tâches pour la date respective. En outre, elle contient toutes les informations concernant l'événement, les réservations de salles de réunion et les activités de restauration, constituant ainsi une source complète d'informations pour votre personnel.
Banquet Event Order
Le bon de commande Banquet (BEO est conçu pour faciliter la correspondance avec les clients. Il contient les prix, les calculs et les montants. Pour une plus grande commodité du client, il a été conçu comme une représentation de l'événement dans son ensemble. Le BEO peut être considéré comme l'offre pour l'événement que vous pouvez envoyer à l'organisateur. L'un des principaux avantages du BEO est qu'il contient les prix pour les blocs de chambres (si un tarif/prix est associé au bloc).
Info Facture
La facture d'information est similaire au BEO mais dans un format plus compact. Cependant, elle ne contient pas les tarifs des blocs de chambres.
Section Documents & Emails
Cette section peut être utilisée à plusieurs fins:
- générer une offre (BEO) et l'envoyer à l'organisateur pour examen, signature éventuelle et paiement de l'acompte (si vous utilisez l'application confirmation d'événements en ligne).
- générer une Fiche de fonction et l'envoyer par exemple à votre responsable ou département des événements.
- générer d'autres emails que vous avez créés pour les événements (voir ci-dessous) et les envoyer à l'organisateur, tout en conservant une archive des emails envoyés sur la page de l'événement.
- documenter et enregistrer (même sans l'envoyer au client) chaque étape des négociations avec le client, vous offrant ainsi un historique de l'évolution des exigences, des prix et des conditions de l'événement au fil des négociations.
- Ajouter des pièces jointes (fichiers) et des liens relatifs à l'événement.
Pour générer un document, il vous suffit de cliquer sur le bouton '+', de sélectionner le modèle que vous souhaitez générer/envoyer (les modèles intégrés ainsi que vos modèles personnalisés seront disponibles), et la langue dans laquelle le modèle doit être généré.
Remarque: Les modèles intégrés sont traduits dans plusieurs langues (allemand, bulgare, espagnol, français, italien, néerlandais, russe et autres). Si vous utilisez des modèles personnalisés, vous devez vous assurer de les créer pour chaque langue que vous utiliserez.
Une fois que vous passez à l'étape suivante, vous pourrez ajouter les coordonnées de la personne à qui ce document est destiné. Après avoir cliqué sur « Créer », le document sera généré avec toutes les informations. Vous pouvez apporter des modifications au modèle à cette étape - cliquez sur le bouton « Modifier » et vous pourrez modifier le document, son Objet (pour l'envoi par email) et ajouter une description interne pour le personnel. Une fois que vous avez vérifié que tout est correct, cliquez sur 'Enregistrer'.
Note: Si vous avez une 'Personne de contact' associée à l'événement, ses coordonnées seront automatiquement remplies ici.
L'écran suivant vous montrera le document final, les détails de contact, la description interne et plus encore. Vous pouvez l'envoyer par email à l'organisateur, le modifier, l'imprimer ou simplement le conserver en interne comme d'information.
Modèles personnalisés
Vous avez la possibilité de créer toutes sortes de messages/documents différents liés aux événements, que vous pouvez utiliser en interne ou également pour communiquer avec les organisateurs. Ceux-ci peuvent être simplement des versions personnalisées de nos documents intégrés - BEO et fiches de fonction - ou des modèles complètement différents qui répondent à vos besoins.
Pour créer des documents personnalisés, accédez au menu Paramètres -> Tous les paramètres -> section MICE -> Modèles de documents événementiels.
- Ajouter '+' (1) - sélectionnez pour ajouter un nouveau modèle
- Nom (2) - entrez un nom pour le modèle (interne)
- Éditeur (3) - sélectionnez l'éditeur que vous utiliserez pour construire votre modèle. Nous recommandons généralement l'utilisation de Stripo - 'Concepteur Visuel' car c'est un outil puissant et convivial pour créer des modèles (voir plus d'informations ci-dessous). L'éditeur 'Legacy' nécessite des compétences en HTML et en codage.
- Langues (4) - vous verrez chaque langue que vous avez ajoutée dans Clock PMS+ et vous pourrez créer un modèle pour chaque langue.
- Objet de l'email (5) - entrez un objet de l'email qui sera utilisé lors de l'envoi.
- Corps de l'email (6) - cliquez sur 'Corps' pour commencer à créer votre modèle.
- Exemples (7) - cliquez pour voir des exemples de modèles prêts à l'emploi.
- Appliquez vos exemples de conception (8) - vous trouverez le code HTML de deux documents que vous pouvez utiliser dans les éditeurs Visuel et Legacy.
- Exemples structurels complets (9) - exemples supplémentaires de documents, cependant, ceux-ci ne peuvent être utilisés que dans l'éditeur en texte brut.