Selon le mode de fonctionnement de votre service comptable, vous pouvez obtenir deux types de rapports sur les revenus dans Clock PMS+ :
- Rapports sur les frais - Rapports sur les frais - ils donnent des informations sur la valeur des services offerts au cours de la période spécifiée;
- Rapports sur les folios Fermés - ils contiennent des données sur les montants des folios fermés au cours de la période spécifiée;
Rapports sur les frais
Les rapports de frais fonctionnent selon le principe de la comptabilisation des revenus jour par jour.
Par exemple: les nuitées du 1er janvier sont comptabilisées comme revenus du 1er janvier. Pour plus de détails, voir Comment fonctionne le système de revenus de Clock PMS+?
Voici les rapports qui suivent ce principe et les données qu'ils fournissent:
Rapport de Synthèse des Frais
Le rapport principal de facturation fournit des informations sur les revenus reconnus. Vous pouvez utiliser ce rapport pour revoir les périodes passées ou pour prévoir les recettes attendues en fonction des réservations d'hôtel existantes et des événements planifiés pour la période. En outre, ce rapport vous permet d'obtenir des données agrégées sur les recettes de tous les comptes de l'abonnement. Voici comment fonctionnent les filtres :
- Période (1) - définit la période pour laquelle les données doivent être résumées;
- Société (2) - sélectionnez une société spécifique pour inclure uniquement les recettes provenant des réservations et des événements de cette société;
- Source (3)- permet de sélectionner les frais en fonction de leur source :
- Transférés - frais ajoutés au compte pour lequel le rapport est exécuté, provenant d'un autre compte ou d'un système externe, par exemple, transférés depuis le système POS.
- Non transféré - inclut uniquement les frais générés dans le compte sélectionné (hôtel);
- Tous - tous les frais (Non transférés + Transférés).
- Grouper par (4) - exige au moins un niveau de regroupement des frais. Par défaut, les frais sont regroupés par groupe de revenus. Vous pouvez définir jusqu'à 3 niveaux de regroupement, en choisissant entre Groupe de revenus, Catégorie de revenus, Description des frais et Société.
- Comptes autorisés (5) - choisissez les comptes pour lesquels le rapport sera exécuté. Par défaut, le rapport est exécuté à partir du compte d'exécution;
En fonction du groupe sélectionné, vous obtiendrez différents niveaux de détail du rapport.
- Valeur facturée (6) - les valeurs de cette colonne sont présentées dans la devise dans laquelle chaque service a été facturé;.
- Net/VAT/Brut (7)- colonnes calculées sur la base de la "Valeur facturée," ; selon le Régime fiscal choisi pour le compte. Les montants sont présentés dans la devise du folio où les frais sont enregistrés.
Résumé des frais J-M-A
Ce rapport vous permet de comparer les revenus sur des périodes identiques au cours de différentes années civiles. Les principaux filtres sont les mêmes que dans le rapport précédent, à quelques différences près :
- Date (8) - choisissez la date pour laquelle le rapport doit être généré;
- Année de comparaison (9) - saisissez une année de comparaison si vous le souhaitez;
- Devise (10) - sélectionnez la devise dans laquelle calculer les valeurs;
- Type de valeur (11) - sélectionnez le type de valeurs - Valeur de frais, Valeur nette, Valeur brute ou Valeur fiscale.
Le format du rapport est Jour/Mois/Année. En supposant que le rapport soit exécuté pour le 15.11.2024, voici comment chaque colonne est calculée en fonction de la date de rapport sélectionnée:
- Jours (12) - affiche le revenu enregistré à la date d'exécution du rapport (15.11.2024). Pour l'année de comparaison, il indique le revenu pour la même date (15.11) ;
- Mois (13) - montre les revenus enregistrés pour le mois contenant la date du rapport, jusqu'à cette date (01.11.2024-15.11.2024). Les données mensuelles pour l'année de comparaison sont calculées de manière similaire (01.11-15.11);
- Année (14) - indique les revenus enregistrés pour l'année contenant la date du rapport, jusqu'à cette date (01.01.2024-15.11.2024). Les données annuelles pour l'année de comparaison sont calculées de manière similaire (01.01-15.11).
Rapport de segmentation des frais
Ce rapport permet une analyse approfondie des revenus en appliquant diverses segmentations de données. Certains filtres sont identiques à ceux déjà abordés, voici comment utiliser les autres :
- Date du (15)- permet de choisir comment appliquer la période de rapport sélectionnée :
- Date de revenu - affiche les revenus enregistrés au cours de la période sélectionnée ;
- Date du service - affiche la valeur des services applicables à la période sélectionnée, quelle que soit la date d'enregistrement du revenu.
- Afficher (16) - choisissez la fréquence d'agrégation des données - par dates, semaines, mois ou globalement;
- Indicateurs (17) - cochez les indicateurs à inclure dans le rapport;
- Segments (18) - choisissez la segmentation des données. Au moins un segment est requis. Vous pouvez combiner différents segments si nécessaire.
Occupation et Frais
Ce rapport vous permet de comparer les revenus avec le niveau d'occupation de votre hôtel. Les données peuvent être utilisées pour analyser les périodes passées et futures. En plus des filtres habituels, deux autres sont ajoutés ici :
- Type de chambre (19) - permet de filtrer les données de revenus et d'occupation par type de chambre spécifique ;
- Garantie (20) - permet de sélectionner si les données doivent être basées sur toutes les réservations ou filtrées pour les réservations Garanties/Non-garanties. Utile pour analyser les périodes futures.
Ce qu'il faut savoir sur les revenus ici, c'est que seuls les groupes de revenus des chambres et des forfaits sont inclus.
Rapport sur l'occupation et les frais J - M - A
Ce rapport vous permet de comparer l'occupation et les revenus sur des périodes identiques au cours de différentes années civiles. Les données sont au format Jour/Mois/Année et sont calculées de la même manière que le "Rapport Résumé des Frais J-M-A".
Rapports sur les folios Fermés
Les rapports des Folios Fermés peuvent être utilisés par les sociétés qui suivent un principe de reconnaissance des revenus basé sur les documents. Dans ce modèle comptable, les recettes sont comptabilisées lorsque la facture pour les services concernés est émise.
Par exemple: les recettes du 1er janvier sont constituées des services facturés le 1er janvier.
Voici les rapports qui respectent ce principe :
Rapport sur les Folios Fermés
Ce rapport fournit une liste de tous les folios Fermés au cours de la période spécifiée. Voici les options offertes par les filtres : Service/Dépôt (21) - folios séparés pour les services et les dépôts ;
- Base/Correction (22) - filtre les corrections émises au cours de la période en tant que corrections positives ou négatives ;
- Source (23)- applicable lorsque le rapport est exécuté pour un compte POS :
- Transféré - si à la clôture, les frais du folio sont transférés vers un folio de compte d'hôtel ;
- Non transféré - folios clôturés et payés dans le compte POS ;
- Société (24) - filtre pour ne répertorier que les folios fermés des sociétés, les folios fermés d'une société spécifique ou les folios non fermés des sociétés ;
- Devise (25) - filtrer les folios par monnaie;
- Vue (26)- détermine le niveau de détail du rapport:
- Détails - montre le contenu de chaque folio ;
- Résumé - vue compacte, comprenant le destinataire, le montant du folio, le solde et le lien vers la société de réservation ou de paiement.
- Payé (27) - sépare la liste en folios payés et non payés, c'est-à-dire ceux qui n'ont pas été payés ou dont les montants sont insuffisants ;
- Fiscalisé (28) - pour ceux qui ont des politiques fiscales incluant la fiscalisation, génère des listes de documents fiscalisés ou non fiscalisés;
- Valide/Annulé (29) - filtre pour lister les documents annulés en fonction de leur statut de validité ;
- Types de documents (30) - générer des listes séparées basées sur le type de document, par exemple, une liste de factures émises.
Rapport sur les Taxes
Le rapport "Taxe" fournit une liste de folios fermés, avec moins d'options de filtrage que les autres rapports. Vous ne pouvez pas afficher l'intégralité du contenu du folio, mais la vue détaillée comprend des informations sur le destinataire et des ventilations fiscales par type.
Rapport Résumé sur les Folios Fermés
Ce rapport fournit des données récapitulatives sur les services inclus dans les folios fermés au cours de la période, avec des détails au niveau de la catégorie de revenus. Les données sont regroupées par devises de folios. Vous disposez également d'une liste de filtres réduite. Le filtre « Folios par société » permet d'extraire les services enregistrés dans les folios d'une société spécifique.
