Importation de Rooming Lists

Fonctionnalités

Pour ce module, nous avons utilisé une approche innovante et unique pour fournir un outil puissant qui aide l'hôtel à traiter facilement des groupes de toute taille. Il ne s'agit pas simplement d'une importation à partir d'un fichier structuré. Il s'agit d'un assistant interactif qui couvre le processus depuis le traitement des données reçues de l'organisateur du groupe jusqu'à la création des réservations.

Voici un résumé des fonctions :

• Fonctionne avec tous les formats d'entrée: pdf, doc, txt, xls, email, etc. - tout ce qui permet de copier du texte ;
• En temps réel le système montre comment il "comprend" la répartition des clients par chambre, même lorsque vous modifiez les données d'entrée ;
• Enregistre les descriptions originales de la liste des clients sous forme de notes, afin que vous puissiez les utiliser dans les étapes suivantes ;
• Fonctionne avec un nombre différent de noms de clients, en fonction des données saisies ;
• Peut reconnaître les titres des clients ;
• Vous pouvez spécifier si les clients sont des adultes ou des enfants, ainsi que l'âge des enfants ;
• Peut comprendre le numéro de référence et la date de chaque réservation ;
• Transfère automatiquement les informations de la Société, de l'Evénement et du Bloc, afin que vous n'ayez pas à les remplir manuellement ;
• Fournit des informations en temps réel sur les chambres bloquées restantes, au fur et à mesure que vous répartissez les chambres dans les blocs ;
• Permet de modifier tous les champs avant l'importation ;
• Permet l'enregistrement intermédiaire et la lecture d'un fichier joint à l'événement avant l'importation finale.

Travail avec le module "Importation de Rooming List"

La fonctionnalité d'importation de Rooming List est conçue pour fonctionner d'une part comme une fonction autonome et d'autre part en combinaison avec le module MICE pour faciliter le processus de création de réservations basées sur des listes de noms de clients. Le traitement d'une liste de clients / Rooming List se fait en trois étapes :

1. Préparation du libellé de la Rooming list, de manière à ce qu'elle soit divisée par chambres.
2. Distribution des chambres par blocs (le cas échéant).
3. Remplir les champs de réservation restants, Réviser et Enregistrer les réservations.

Préparation du texte de la Rooming List.

Ouvrir le nouvel écran d'importation. Si la liste de clients est liée à un événement spécifique, cliquez sur le bouton Clients/Rooming list - importation dans sa section Bloc ou pour une rooming list indépendante, accédez à la fonction à partir de la navigation principale - la section Réservations.

Pour commencer, rien de plus simple. Ouvrez le fichier contenant la rooming list que vous avez reçue de votre partenaire, copiez son contenu et collez-le dans le champ à gauche (1).

En temps réel, vous verrez dans la partie droite (2) comment le système a "compris" le fichier. 

Suivez quelques règles simples pour répartir les clients par chambre, et permettre au système d'extraire autant d'informations que possible, sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement :

• Copiez et collez le libellé souhaité de votre Rooming List. Tous les formats sont pris en charge (emails, pdf, xls, doc, jpg, txt, autres).
• Sélectionnez le format du nom, et indiquez si la liste saisie comprend des titres.
• Placez les noms des clients en début de ligne.
• Les noms complexes, composés de plusieurs parties, doivent être reliés par des "_", qui seront automatiquement supprimés après l'importation. Exemple : "Adria van der Berg" > "Adria van_der_Berg".
• Le libellé saisi après les noms des clients est utilisé comme note.
• Pour séparer les clients par chambre, utilisez une ligne vide.
• La mention '@' au début de la ligne indique que le client est un enfant, et le numéro précise l'âge des enfants' (@, @2, @10). Pour effectuer un changement rapide et indiquer que le client est un adulte, cliquez sur le bouton rouge 'Adulte'
• Le signe '-' au début de la ligne marque le texte comme une note et le reporte dans les étapes suivantes.
• Pour extraire le numéro de référence et la date, placez '#' avant le numéro de réservation et '/' avant la date. (#BO23-12345/01.01.2024)

Pour faciliter la préparation des chambres, nous avons ajouté quelques fonctions rapides - les boutons au-dessus de l'éditeur à gauche.

• Choisissez les données relatives aux clients dont vous disposez - les titres, le nombre et l'ordre des noms (3) ;
• Bouton permettant de supprimer rapidement les lignes vides (4) dans l'ensemble du texte ;
• Bouton permettant de diviser rapidement les lignes sélectionnées en un client par chambre (5) ;
• Bouton permettant de répartir rapidement les lignes sélectionnées en deux clients par chambre (6) ;
• Bouton pour fusionner rapidement les noms sélectionnés (7), s'ils proviennent de plusieurs mots "von der Leyen" -> "von_der_Leyen".

Toutes les données spécifiées ou manquantes ici peuvent être complétées à la dernière étape. Une fois que vous avez terminé le traitement de la liste et la répartition des clients dans les chambres, passez à l'étape suivante.

Distribution des chambres par blocs

A cette étape, vous définirez la Société, l'Agence, l'Evénement (8) et les Blocs (9) auxquels les réservations sont liées. Si vous avez démarré le processus à partir d'un événement spécifique, ces données sont déjà renseignées. 

Si l'événement comporte des blocs, vous pouvez choisir quelles chambres appartiennent à quel bloc. Pour ce faire, sélectionnez les chambres dans la liste de gauche et cliquez ensuite sur le bloc auquel vous souhaitez les associer.

Au fur et à mesure que vous distribuez les blocs, vous verrez pour chaque bloc - le nombre de chambres restantes bloquées, qui diminuera au fur et à mesure que vous liez les chambres aux blocs. Ces chiffres sont agrégés et indiquent le nombre minimum de chambres dans le bloc pour l'ensemble de la période. Dans certaines situations, ces chiffres agrégés peuvent ne pas être suffisamment précis - par exemple, si vous réservez plusieurs périodes consécutives où les chambres ne se chevauchent pas. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la vue détaillée du Rapport Pickup des Blocs, auquel nous avons ajouté un lien rapide.

Le système remplit automatiquement les champs suivants pour les réservations futures, en fonction de ce que vous avez sélectionné.

• Période - à partir de l'événement ;
• Type de chambre - à partir du bloc ;
• Tarif et Prix manuel - à partir du bloc ;
• Politique de garantie et Repas - à partir du tarif du bloc ;
• Couleur, Centre de coût client et Segmentations Marketing - à partir de l'événement.
• Folio de transfert - à partir de l'événement, si l'option "Folio de transfert par défaut" est sélectionnée.

Compléter les champs de réservation restants et prévisualiser

Lors de cette dernière étape, vous avez la possibilité de passer en revue toutes les réservations qui seront créées. Vous pouvez également modifier toutes les données remplies automatiquement ou en ajouter de nouvelles.

Dans le tableau des réservations, dans l'en-tête, vous remarquerez que pour certaines colonnes, il y a un bouton d'édition (10). Si vous le sélectionnez, vous pourrez remplir les données relatives aux clients ou à la réservation directement dans le tableau

Vous pouvez également utiliser l'écran d'édition en masse :

• Dans le tableau, sélectionnez les lignes dont vous souhaitez mettre à jour les données et cliquez sur le bouton d'édition (11) en haut à gauche.
• Dans le formulaire d'édition, remplissez les champs que vous souhaitez mettre à jour et enregistrez. Pour supprimer le contenu des champs déjà remplis, sélectionnez l'icône de suppression (14) à droite du champ.
• Pour appliquer les modifications, confirmez en cliquant sur le bouton "Mettre à jour".

Voici quelques fonctions intéressantes que vous pouvez utiliser:

• En plus des réservations pour les chambres, vous pouvez également créer des réservations pour les clients qui ne  séjournent pas à l'hôtel - dans le formulaire d'édition, cochez la case "Nécessite une ressource de chambre" (12) sur 'Non'.
• Vous pouvez empêcher l'importation de certaines chambres si vous décidez que des réservations ne doivent pas être créées pour elles - sélectionnez le champ "Maintenir l'importation" (15) sur 'Oui'
• Et enfin, une autre fonctionnalité intéressante - "Répartir au check-in" (13). Nous savons que dans de nombreuses situations, vous devez utiliser la fonction de "partage" d'une chambre, où deux réservations sont hébergées dans une seule chambre. Nous avons ajouté une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de marquer à l'avance les chambres qui accueilleront des réservations « partagées ».

Enregistrement intermédiaire d'une Rooming List

Si vous traitez une très longue liste de noms et que la préparation de l'importation prend plus de temps, vous avez la possibilité, lors de la dernière étape, d'enregistrer la Rooming List jusqu'au moment où vous l'avez traitée, afin de pouvoir continuer au même endroit plus tard. Cette option est disponible lorsque l'importation est lancée à partir d'un Evénement spécifique.

•  Pour enregistrer la liste actuelle, utilisez le bouton "Enregistrer sous" (16). Le système vous proposera un nom de fichier incluant la date et l'heure de l'enregistrement. Il suffit de confirmer pour que la liste soit enregistrée en tant que pièce jointe à l'événement.
• Pour charger la Rooming List enregistrée, ouvrez l'écran "Importation de Rooming List" dans l'événement, passez à l'étape 3, et sélectionnez le bouton  "Charger..." (17).  Sélectionnez le fichier dans la liste et confirmez.

Importer une Rooming List

Lorsque vous avez rempli toutes les données nécessaires pour les réservations, vous pouvez procéder à l'importation. Sélectionnez le bouton "Importer" dans le coin supérieur droit et confirmez pour lancer le processus.

Vous pouvez voir en temps réel la progression du traitement de la Rooming List et de la création des réservations. Le système créera des réservations pour toutes les chambres pour lesquelles les données nécessaires ont été complétées. Les éventuelles erreurs d'importation sont affichées à l'écran. Une fois le processus terminé, le système affiche des statistiques sur le nombre de chambres traitées, de réservations créées et d'erreurs éventuelles. Le bouton "Ouvrir en recherche avancée" (18), permet d'accéder à la liste des réservations nouvellement créées.