Charges - Ajout, correction et annulation

Modifié le : Jeu, 8 Févr., 2024 à 11:46 H

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Comme nous l'avons déjà mentionné, l'objectif principal des folios standard est de servir à refléter les biens et services utilisés par les clients. Nous allons maintenant examiner les options pour le traitement des charges dans les folios ouverts.

Enregistrement des charges de services et de marchandises

Dans Clock PMS+, le processus d'enregistrement des charges est vraiment facile et rapide grâce à l'utilisation de modèles de charges établis à l'avance pour des services particuliers. Pour enregistrer une charge dans un folio, vous devez d'abord y accéder. Nous avons déjà souligné que la manière la plus simple de le trouver est par le biais de son payeur (réservation, entreprise, événement). Quel que soit le type de payeur, les étapes pour enregistrer une charge sont les mêmes:

  • Vous pouvez utiliser le bouton rapide " Charge " dans la ligne du folio. S'il est absent, ouvrez le folio via le bouton " Ouvrir " et sélectionner le bouton "+" dans la ligne "Charges" ou en haut à droite ;
  • Sur l'écran d'affichage, vous verrez des groupes de modèles en fonction de vos paramètres. Chacun d'entre eux est présenté sous la forme d'un bouton. Cliquez dessus pour ouvrir les modèles de charges du groupe correspondant. Le bouton " Aucun groupe " (1) récapitule tous les modèles pour lesquels aucun groupe n'a été sélectionné lors de leur configuration.
  • Pour revenir aux groupes de modèles, utilisez le bouton '<' (3).

  • Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser pour enregistrer la charge.  Si besoin, rectifiez la quantité (6) et confirmez en cliquant sur le bouton "Ajouter" (7). Vous verrez le modèle sélectionné, ajouté sur le côté de l'écran (4).

  • Tous les services ajoutés à la liste (4) sont uniquement préparés pour la saisie des charges. Si vous avez commis une erreur, vous pouvez retirer le mauvais modèle en sélectionnant le bouton "-" dans sa ligne.
  • Confirmez la saisie des charges sur la base des modèles sélectionnés à l'aide du bouton "Facturer"(5).
  • Si pour le modèle de charges spécifique, il manque une valeur à l'un des attributs requis, par exemple le prix,, un message d'erreur s'affiche. Si la saisie des charges a été effectuée avec succès, un message de confirmation s'affiche.

Modification de la date de facturation

Par défaut, les nouvelles charges sont ajoutées au folio pour la date du jour. Vous pouvez modifier la date avant d'ajouter le modèle à la liste des charges. Voici les options à votre disposition :

  • Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour la facturation des charges ;
  • Avant de l'ajouter à la liste, utilisez le calendrier pour modifier la date des charges qui seront répercutées ;
    • L'option "Dates" vous permet de sélectionner une ou plusieurs dates à la fois. Il suffit de cliquer sur les dates pour les sélectionner, puis d'ajouter le modèle à la liste.
    • L'option "Période" vous permet d'utiliser le modèle de charge pour plusieurs dates consécutives (période). Il suffit de choisir la date de début et de fin de la période souhaitée et d'ajouter le modèle.

Remarque : Lorsque l'option "Période" est sélectionnée pour un folio de réservation, le système sélectionne automatiquement toute la période de la réservation.

Facturation des services sans modèle prédéfini

Bouton 'Charge manuelle' (2) - permet de facturer manuellement des services supplémentaires sans qu'il soit nécessaire d'avoir des modèles prédéfinis. Pour ce faire, il est nécessaire de saisir au moins les valeurs des champs obligatoires lors de la saisie des charges :

  • Prix et devise. Les charges pour différents services supplémentaires peuvent être enregistrées dans différentes devises.
  • Libellé des charges - libellé des charges à ajouter au folio et au folio comptabilisé dans les rapports;
  • Groupe de revenus - sélectionner parmi les groupes de revenus disponibles;
  •  Confirmer les charges pour les services de la même manière qu'avec les modèles de charges prédéfinis.

Important: la charge manuelle pour les services est restreinte par le droit suivant Folios->Charges - Enregistrement des charges personnalisées. Nous vous recommandons vivement de toujours utiliser des modèles de charges prédéfinis. De cette manière, vous vous assurez que les champs qui sont importants pour votre rapport seront toujours correctement remplis.

Corrections de charges

Il est possible de corriger des charges erronées, même si elles ont été enregistrées, pendant que le folio est encore ouvert. Pour apporter des modifications, trouvez le folio et ouvrez-le pour l’éditer:

  • Cliquez sur le bouton "Détails" dans la ligne "Charges" ;
  • Dans la liste, recherchez la charge erronée et utilisez son bouton de modification (8) ;
  • Apportez les corrections nécessaires et enregistrez les modifications.

Pour corriger plusieurs charges à la fois :

  • Sélectionnez les frais dans la liste ;
  • Cliquez sur le bouton Modifier (9) à droite de l'écran ;
  • Dans le formulaire de modification, cliquez au début du champ pour le déverrouiller ;
  • Effectuez les modifications nécessaires et confirmez par le bouton "Enregistrer" ;

Remarque: le Groupe de Revenus d'une charge enregistrée ne peut pas être modifié en mode d’édition.

Annulation de charges 

En plus des rectifications des charges incorrectes, vous pouvez directement supprimer les services incorrects du folio en les annulant. Ouvrez la page du folio pour accéder aux renseignements détaillés qui s'y rapportent :

  • Dans la liste, recherchez les charges incorrectes et sélectionnez-les ;
  • Cliquez sur le bouton Annuler (10) à droite de l'écran. Saisissez le motif d'annulation sous la forme d'un texte de votre choix et confirmez l'opération par le bouton "Annuler".
Remarque :  Les charges annulées ne sont pas visibles dans le folio, respectivement le document à émettre lors de sa clôture. Toutefois, vous pouvez les retrouver dans le rapport de contrôle des charges pour le folio en question. Vous pouvez ouvrir ce rapport en cliquant sur le bouton vert (11) en haut à droite de l’écran des "Charges".

Important: Les opérations de modification et d'annulation des charges sont contrôlées par le droit suivant PMS+->Charges: Éditer et Annuler.

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