Écran de réservation - vue d'ensemble

Avant de procéder à la création de réservations, nous allons examiner l'écran de réservation et l'utilisation de chaque champ.

L'écran est divisé en plusieurs sections en fonction de l'objectif des champs.

Section Réservation

Dans cette section, vous trouverez les champs les plus utilisés dans une réservation:

• Période de réservation (1)- champs obligatoires, ils sont définis comme les dates d'arrivée et de départ de la réservation.
• Société / Événement et Agence (2) - vous pouvez spécifier si une réservation est respectivement associée à une société, un événement ou une agence. Plus d'informations sur leur utilisation sont disponibles ICI.
• Chambre d'arrivée (3) - elle peut être attribuée aux réservations non enregistrées en tant que type de chambre ou un numéro de chambre spécifique à sélectionner. Vous pouvez également spécifier les préférences du client pour une chambre en sélectionnant ses caractéristiques. En fonction de ses paramètres, le système peut permettre la création d'une réservation sans qu'un type de chambre ou un numéro de chambre spécifique ne soit associé à cette réservation.  
• Adultes / Enfants (4) - vous pouvez ici spécifier le nombre de personnes dans la réservation, ainsi que l'âge des enfants. Le système vous permettra d'enregistrer la réservation sans saisir le nombre de personnes, mais dans ce cas, vous ne disposerez pas de données précises dans les rapports. Il est également possible que le prix de la réservation ne soit pas calculé correctement.
• Repas (5) - sélectionnez les repas de la réservation qui seront valables pour toute la durée du séjour. Ces données seront utilisées dans les rapports sur les repas.
• Tarif (6) - sélectionnez le tarif à utiliser pour le calcul du prix de la réservation. Le système proposera les tarifs correspondants à la chambre et au plan de repas sélectionnés, ainsi que ceux liés au profil de l'entreprise (si celui-ci est sélectionné pour la réservation). Si vous ne sélectionnez pas de tarif, la réservation restera avec un prix calculé.
• Codes d'activation (6.1) - si le tarif que vous avez sélectionné fait partie d'un contrat avec un tour-opérateur, vous pouvez spécifier un ou plusieurs codes ici pour activer des remises ou des frais supplémentaires pour la réservation. Seuls les codes d'activation configurés dans le contrat seront proposés dans la liste.
• Prix manuels (7) - vous permet de définir un prix de réservation de votre choix, indépendamment des prix configurés dans les tarifs. Plus d'informations sont disponibles ICI.
• Options de transfert de charge (8) vers une société ou une agence. Plus d'informations sont disponibles ICI.
• Charges quotidiennes (9) - en fonction de vos configurations système, vous obtiendrez ici des suggestions pour les services supplémentaires les plus utilisés, afin de pouvoir les facturer rapidement lors de la création de la réservation. Plus d'informations sont disponibles ICI.

Champs supplémentaires

• Option de garantie (10) - sélectionnez la politique de garantie à appliquer à la réservation. Plus de détails sont disponibles ICI.
• Changement de chambre (11) - réaffectation d'une autre chambre pour une réservation, ainsi que la planification des futurs changements de chambre. Consultez ICI pour savoir comment utiliser cette fonctionnalité.
• Heure approximative d'arrivée/départ (12) - Les clients peuvent remplir ces informations eux-mêmes via le portail MyBooking.
• Activités du Housekeeping à l'arrivée (13) - vous pouvez sélectionner une tâche à activer le jour de l'arrivée de la réservation. Celle-ci sera reflétée dans les rapports du Housekeeping.
• Transfert arrivée/départ (14) - vous pouvez spécifier les données de transfert qui seront utilisées dans le Rapport de transfert.
• Transferts de charges (15) - cochez la case pour autoriser le transfert des charges vers les folios de réservation.
• Portes supplémentaires (16) - cela fait référence au système de carte-clé, où vous pouvez sélectionner des portes supplémentaires pouvant être ouvertes par le client avec la carte-clé (par exemple, les portes des parties communes). 

Sections client et personne de contact

• Client (17) - renseignez les détails du client principal de la réservation. Chaque réservation a un client principal, que vous pouvez sélectionner parmi les profils des clients existants ou créer un nouveau profil.
• Numéro de référence et date (18) - ce champ permet d'indiquer le numéro de système externe de la réservation ou de regrouper plusieurs réservations sous un seul numéro commun. Pour les réservations provenant de canaux en ligne, le numéro de réservation du canal respectif sera renseigné ici.
• Centre de coûts du client (19) - ce champ est destiné à la comptabilité du client et sera inclus dans l'impression du document.
• Source/canal/segment marketing (20) - utilisé pour les rapports de segmentation des données. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ICI.
• Couleur du calendrier (21) - vous pouvez définir une couleur spécifique pour faire ressortir la réservation sur le planning de la chambre.
• Personne de contact (22) - utilisé dans les cas où la réservation est faite pour une autre personne. Pour plus de détails, cliquez ICI.

Section Repas

Dans cette section, vous pouvez définir des exceptions au repas standard d'une réservation, sélectionné dans la section Réservation. Voyez comment utiliser cette option  ICI.

Section Notes

Dans cette section, vous pouvez laisser des notes de réservation qui sont adressées aux départements concernés. Vous verrez les notes sur la liste des réservations, ainsi que dans les rapports du département concerné.

Section Commission

Dans cette section, vous pouvez remplir les informations relatives au calcul de la commission due à l'agence ou à la société. Plus de détails peuvent être trouvés ICI.