Folio - vue d'ensemble

Modifié le : Lun, 5 Févr., 2024 à 8:28 H

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Dans cet article, nous allons présenter plus en détail les folios et leur objectif. 

Objectif et types de folio

Vous pouvez afficher le folio comme une facture ouverte du client où tous les frais de service et les paiements sont comptabilisés.

Clock PMS+ prend en charge plusieurs types de folio:

  • Les folios standard pour facturer les services rendus et enregistrer les paiements du client;
  • Les folios de dépôt contiennent des montants déposés qui peuvent être transférés dans des folios standard ou qui peuvent être transférés en tant qu'avances.
  • Folios d'avance - il s'agit de folios de dépôt fermés contenant un type spécial de services reflétant les montants prépayés facturés.
  • Folios de correction - ils sont associés aux types de folio ci-dessus et ne peuvent pas être utilisés pour enregistrer des paiements. Leur but est de refléter les corrections apportées aux folios fermés.

Détails

Les folios sont toujours liés à une unité spécifique du système - une réservation, une société ou un événement. Pour chaque unité, vous pouvez créer un nombre illimité de folios.

Le payeur (2) Le payeur (1) du folio est l'unité pour laquelle le folio a été créé et dont il contient les services. Le payeur ne peut pas être modifié, il est automatiquement associé au folio lors de sa création.

Outre le payeur, le folio a également une facturation à (1), c'est une personne ou une entité au nom de laquelle le document est émis lors de la clôture du folio. Avant de fermer le folio, la fonction "Facturation à" peut être changée avec une autre personne physique ou morale (société).

Exemple: Pour les folios de réservation, la réservation devient automatiquement le payeur, et, pour la fonction "Facturation à", le premier client de la réservation est pris. 

Le solde du folio est calculé comme la différence entre les services facturés et les paiements enregistrés dans celui-ci. Les folios soldés sont ceux dont le solde est nul. Les folios fermés non payés sont suivis dans le rapport des comptes débiteurs. 

Des paiements peuvent être ajoutés au folio à tout moment, qu'il soit encore ouvert ou déjà fermé. En fonction des droits de l'utilisateur respectif, le système peut permettre la fermeture d'un folio sans que les paiements nécessaires y soient présents.

Les charges ne peuvent être reflétées que dans les folios ouverts. Tant qu'un folio est ouvert, des corrections sont également possibles pour les services déjà facturés. Pour émettre un document pour les services, vous devez fermer le folio. Le document contiendra tous les services du folio, c'est-à-dire qu'un seul document peut être émis pour un folio.

Veuillez consulter le reste des articles connexes pour apprendre à utiliser les folios.

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