La page de l'événement
Informations principales (1)
Dans cette section, vous pourrez voir et modifier :
- Les statuts de check-in et de garantie et Annuler l’événement. Veuillez lire ICI pour plus d'informations.
- La période et/ou la durée de l'événement, ainsi que le nombre de PAX. Veuillez lire ICI pour plus d'informations.
- Le nom de l’événement ainsi que la société/agence organisatrice. Vous pouvez avoir les deux sélectionnés (la société X organise un événement par l'intermédiaire de l'agence Y). Lorsque un événement n'implique pas de société ou d'agence, créez un profil spécifique pour cet événement. Par exemple, s'il y a un mariage, vous pouvez créer un profil société - "Mariage de Maxime et Cassandra".
- Vous verrez le solde actuel de tous les folios de l’événement.
- Vous pourrez établir un dépôt obligatoire pour l’événement. Le montant est visible dans les offres. Plus important encore, il sera utilisé par l'Application de confirmation d'événement pour exiger le paiement de l'organisateur afin de confirmer l’événement. Facultatif.
Informations complémentaires (1.1)
Dans cette section, vous pourrez voir et modifier :
- Le contact principal (optionnel) - le système vous proposera toutes les personnes de contact enregistrées dans le profil de la société. Vous pouvez également rechercher d'autres contacts dans le système ou en créer un nouveau. Cliquez sur "Définir comme contact principal" pour enregistrer la sélection. Le contact principal sera la première suggestion lors de la création de documents et d'envoi d'emails.
- Affecté à l'utilisateur / Affecté au service - sélectionnez l'utilisateur et/ou le service auquel cet événement est affecté. Utile pour la recherche d'événements, qui permet de rechercher les événements attribués à un utilisateur ou à un service spécifique. Saisissez un service et lorsque vous sauvegardez, il sera disponible dans le menu déroulant à sélectionner pour d'autres événements. Facultatif.
- Notes - vous pouvez ajouter des notes sur l’événement - par exemple, une description générale de votre offre. Facultatif et visible dans les fonctionnalités destinées aux clients.
- Tâches - Vous pouvez générer des tâches à faire associées à l’événement.
- Autre - vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour l’événement :
- Centre de coût client - ajoutez un numéro de centre de coût si l'organisateur en a besoin pour sa facture. Facultatif.
- Couleur - sélectionnez une couleur pour cet événement qui sera appliquée dans le planning des chambres si vous activez l'affichage des événements.
- Tags - ajoutez un tag pour cet événement. Utile pour la recherche d'événements, qui permet de rechercher des événements avec une étiquette spécifique. En outre, cette fonction est extrêmement utile pour la fonction Copier. Tapez un tag et lorsque vous l'enregistrez, il sera disponible dans le menu déroulant et pourra être sélectionné pour d'autres événements. Facultatif.
- Source Marketing/Canal/Segment - sélectionnez Segment Marketing pour cet événement. Facultatif.
- Demandes du client - vous pouvez utiliser ce champ pour spécifier que tout est prêt en ce qui concerne la clarification des demandes du client pour l'événement. Dans la recherche d'événements, vous pouvez facilement trouver les événements dont les détails doivent encore être clarifiés.
Tâches à faire (2)
Dans la section Tâches, vous pouvez créer des tâches ou établir un plan d'action. Toutes les tâches liées à l'événement seront répertoriées ici.
Cartes de crédit (3)
Vous pouvez enregistrer les détails d'une carte de crédit dans la page de l’événement. Si vous disposez d'un processeur de paiement pris en charge, vous pouvez utiliser les détails enregistrés pour facturer des montants via le folio.
En outre, si vous utilisez l'application de confirmation d'événement en ligne et que l'organisateur verse un acompte par l'intermédiaire de l'application, la carte qu'il a utilisée pour le paiement sera automatiquement enregistrée. En outre, si une carte est déjà enregistrée, l'organisateur peut choisir d'utiliser cette carte pour le paiement de l'acompte ou d'en fournir une autre.
Activités (4)
Dans cette section, vous verrez toutes les activités - Réservations de salle de réunion et Restauration - listées par jour. Pour en savoir plus sur les activités et le planning des activités, cliquez ICI.
- En utilisant le bouton Ajouter (4.1) vous pouvez procéder à l'ajout d'une activité pour n'importe quel jour de l’événement à travers le planning d'activité.
- En cliquant sur une date particulière (4.2), vous ouvrirez le planning d'activités pour cette date.
- En cliquant sur une activité particulière (4.3) , vous ouvrirez la fenêtre d'édition à partir de laquelle vous pourrez faire vos moficiations.
Folios (5)
Cette section contient tous les folios liés à l'événement - ouverts, fermés et annulés. Pour accéder à un folio, cliquez dessus.
- Vous pouvez ajouter un nouveau folio ou un nouveau folio de dépôt en utilisant les boutons situés en haut de la section (5.1).
- Vous disposez de boutons d'accès rapides (5.2) pour : Enregistrer un paiement; Effectuer un paiement par carte; Facturer des prestations; Clôturer le folio.
Les blocs (6)
Dans la section Blocs, vous verrez tous les blocs de chambres de l’événement - Actifs et Optionnels.
- Vous pouvez ajouter un nouveau bloc via le bouton + Ajouter (6.1).
- Un tableau récapitulatif des blocs et le pick-up peuvent être consultés en cliquant sur le bouton calendrier (6.2).
- Vous pouvez appliquer une date d'option ou un nombre de jours avant expiration (6.3).
- Tous les blocs apparaîtront sous forme de liste - si l’événement dure plus de 5 jours/4 nuits (6.4).
- Si la durée est plus courte, vous verrez un tableau avec le bloc et le pick-up.
- Vous pouvez créer des réservations associées à l’événement ou au bloc à partir du bouton Créer des réservations (6.5).
- Vous pouvez accéder au rapport de pick-up des blocs en cliquant sur les boutons respectifs (6.6).
- Vous pouvez afficher toutes les réservations associées à l’événement via le bouton Réservations liées (6.7). Toutes les réservations seront listées et vous pourrez soit ouvrir chacune d'entre elles individuellement, soit utiliser le bouton "Fonctions groupées" pour les charger en vue d'une modification en masse.
