Création d'activités à l'aide d'un modèle

Modifié le : Mar, 18 Juin, 2024 à 2:28 H

Print

Nos articles précédents ont décrit comment vous pouvez recréer vos forfaits d'événements comme des modèles prêts à l'emploi dans Clock PMS+. Le fait de les avoir comme modèles réduira considérablement le temps nécessaire pour ajouter toutes les activités et les charges à vos nouveaux evénements, tout en vous aidant à éviter les erreurs. Cet article vous montrera comment vous pouvez utiliser ces modèles.

Utilisation de vos modèles d'evénements

Pour utiliser l'un de vos modèles, créez d'abord l'événement. Ensuite, accédez au Planning d'activités pour le jour souhaité et sélectionnez le mode de vue "Par heures" pour créer des activités.

Remarque : les Jours contiennent toujours des activités pour un seul jour. Si vous devez utiliser un modèle pour plusieurs jours, suivez les mêmes étapes, en ajustant la date du calendrier à chaque fois.

Cliquez sur le bouton "Modèles" en haut à droite, ce qui ouvrira la liste de tous les modèles que vous avez créés.

Recherchez le modèle souhaité et cliquez dessus. La fenêtre suivante affiche toutes les activités qui seront créées à partir du modèle.

  • By default, all activities are selected for creation. You can choose to deselect some through the selection box (1).
  • L'icône (2) indique si cette activité est une activité de restauration ou de salle de réunion.
  • L'Heure début et la durée définies dans le modèle (3) sont chargées. Vous avez la possibilité de les modifier.
  • Le nombre de PAX est repris de celui défini dans l'Evénement (4). Vous pouvez le modifier si nécessaire pour chaque activité (par exemple, si tous les participants ne déjeunent pas).
  • Vous verrez si un style mise en place est défini pour cette activité dans le modèle (5). Vous pouvez le modifier si nécessaire.
  • La sélection dans la colonne lieu (6) sont 'Auto' ; ou les salles de réunion/restaurants. Quand 'Auto':
    • si vous avez sélectionné une salle de réunion/un restaurant spécifiquedans le modèle, le système tentera d'attribuer l'activité à ce lieu. S'il est occupé, un message d'erreur s'affichera et vous devrez sélectionner un autre lieu (ou déplacer l'autre activité vers un autre lieu).

    • si vous n'avez pas sélectionné de lieu spécifique dans le modèle, le système tentera d'attribuer l'activité à une salle de réunion/restaurant disponible pouvant accueillir le nombre de PAX. En outre, le style de mise en place (s'il est défini dans le modèle) sera également pris en compte lors de l'attribution automatique.
  • Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur le curseur "Transparent" (7) pour afficher le calendrier dans son intégralité.

Résultat de l'utilisation du modèle

Lors de l'utilisation d'un modèle, plusieurs choses se produisent :

  • les activités du modèle seront créées pour les lieux, pour la durée spécifiée
  • .
  • les informations disponibles seront automatiquement ajoutées aux activités :
    • nombre de PAX; 
    • Type d'activité (si sélectionné dans le modèle)
    • Style de mise en place (si sélectionné dans le modèle ou spécifié lors de la création); 
    • Description (si ajoutée dans le modèle, visible dans les documents destinés aux visiteurs); 
    • Description pour le personnel (si ajouté dans le modèle, visible dans les fiches de fonction);
    • Les charges (si ajoutées dans le modèle) seront automatiquement écrites sur le folio de l'evénement. Ceux qui sont marqués dans le modèle comme 'Par client' ; seront multipliés par le nombre de PAX.


Cette réponse a-t-elle été utile ? Oui Non

Envoyer vos commentaires
Désolés de n'avoir pu vous être utile. Aidez-nous à améliorer cet article en nous faisant part de vos commentaires.

Sur cette page