Pour vous faciliter la tâche lors du traitement des acomptes, nous avons prévu trois approches différentes que vous pouvez utiliser pour enregistrer un acompte dans le système - par la clôture d'un folio de dépôt, la création d'un acompte sur la base de services spécifiques et la création d'un acompte sur la base d'un paiement disponible. Utilisez l'approche la plus adaptée à votre modèle d'entreprise.
Acompte par le biais d'un folio de dépôt
Utilisez cette méthode lorsque les acomptes sont destinés à un grand nombre de services et qu'ils seront utilisés à différents stades dans différents folios. Par exemple, vous avez signé un contrat avec une entreprise qui doit transférer à l'avance une certaine partie du montant des réservations à venir. Dans ce cas, pour créer un acompte, il est nécessaire d'avoir un folio de dépôt ouvert :
- Localiser et ouvrir la propriété pour laquelle on souhaite enregistrer un acompte (réservation, entreprise ou événement) ;
- Créer un folio d’acompte :
- Pour la réservation et l'événement, cliquez sur le bouton 'Ajouter un folio de dépôt’ à partir de la section 'Tarif et Folios' ;
- Pour l’entreprise, cliquez sur le bouton 'Ajouter un folio de dépôt’ dans la section Folios->Dépôt.
- Si le client a déjà payé le montant de l'acompte, reflètez le paiement dans le folio de dépôt. Le paiement n'est pas obligatoire, vous pouvez donc ignorer cette étape, émettre directement un document concernant l'acompte et l'envoyer au client pour qu'il le paie. Les documents d'acomptes impayés sont suivis dans le rapport Comptes débiteurs ;
- Cliquez sur le bouton "Convertir en acompte" ;
- Facturez le nombre respectif de services d'acompte en spécifiant leur montant exact et leur groupe de taxe. Pour optimiser le processus d'imputation, vous préparez au préalable les modèles d'imputation respectifs, ces modèles devant appartenir au groupe de revenus ‘Dépôt pré-facturé' ;
- Après avoir reflété les services, vous pouvez procéder en cliquant sur le bouton 'Suivant' ;
- Sélectionnez le type de document que vous souhaitez émettre et clôturez le folio.
Acompte basé sur des services spécifiques
Vous pouvez appliquer cette méthode dans les cas où l’acompte sera utilisé en une seule fois pour les services auxquels il est destiné. Pour enregistrer un acompte basé sur des services spécifiques, il est nécessaire de disposer d'un folio standard et d'y avoir déjà facturé les services concernés. Le montant de l'acompte est calculé en pourcentage des services sélectionnés. Suivez les étapes suivantes :
- Ouvrez le folio contenant les services pour lesquels vous devez enregistrer un acompte ;
- Cochez les cases des services pour lesquels vous devez enregistrer un acompte. Si l'acompte concerne tous les services du folio, passez à l'étape suivante ;
- sélectionnez 'Créer une facture d’acompte’ dans le bouton "Sélectionné" ou dans "Tous".
- Sélectionnez l'option 'Pourcentage' et saisissez le pourcentage de calcul de l’acompte ;
- Sélectionnez un modèle à utiliser pour les frais qui découleront de l'enregistrement de l’acompte. Le texte supplémentaire est facultatif et permet d'introduire un texte à utiliser dans l'impression. Sélectionnez le type de document et confirmez son émission.
- Le système crée un nouveau folio d’acompte, les frais sélectionnés y étant automatiquement copiés avec un nouveau montant (en fonction du pourcentage sélectionné) et le groupe de revenus ‘Dépôt pré-facturé'. Les textes et les détails des frais originaux sont conservés. Avec cette méthode, le modèle sélectionné n'est pas appliqué aux frais dans le folio d’acompte, mais à l'utilisation dans le folio avec les services. Pour plus de détails, voir Utilisation d'un acompte.
- Lors de l'enregistrement de l’acompte, le système vous redirige vers le folio principal. Dans la partie supérieure de l'écran, un lien apparaît qui peut être utilisé pour ouvrir le folio de l’acompte, et si le montant a déjà été payé, vous pouvez enregistrer le paiement.
Acompte basé sur le paiement disponible
Utilisez cette méthode lorsque la valeur de la facture d'acompte doit correspondre au montant spécifique payé, qu'il est clair à quels services elle est destinée et que l'on s'attend à ce qu'elle soit utilisée en une seule fois. Pour émettre une facture d’acompte, ouvrez d'abord le folio contenant les services auxquels le paiement est destiné. Suivez les étapes suivantes :
- Enregistrez le montant payé dans le folio avec les services ;
- Sélectionner les services pour lesquels le paiement est prévu, par exemple uniquement les nuits (si le paiement concerne tous les services du folio, sauter cette étape).
- sélectionnez 'Créer une facture d’acompte’ dans le bouton "Sélectionné" ou dans "Tous"(en fonction du type d'acompte) ;
- Cliquez sur l'option 'Paiement existant' ;
- Sélectionnez le montant payé et passez à l'option 'Suivant' ;
- Sélectionnez le modèle à partir duquel le texte des frais pour le folio d'acompte doit être récupéré ; vous avez également la possibilité de saisir un texte supplémentaire à utiliser dans l'impression ;
- Sélectionner le type de document et confirmer l'émission de la facture d'acompte.
- Le système crée le nouveau folio d'acompte, les frais nécessaires y étant automatiquement répercutés. Le nombre de frais dans le folio d'acompte dépend des groupes d'imposition des services auxquels l'acompte est destiné (un frais par groupe d'imposition). Le montant pour chaque groupe fiscal est automatiquement calculé par l'application d'un ratio. Tous les frais sont du groupe de revenus "Dépôt pré-facturé" et leurs textes sont récupérés à partir du modèle sélectionné.
- Le paiement du folio avec les services est déplacé vers le folio de l’acompte, car tous ses détails sont conservés. Les folios d’acomptes sont soldés.
Sur l'écran, vous verrez la confirmation de l'émission du document, vous pouvez suivre le lien pour ouvrir le document.
