Après avoir préparé vos folios de groupe, l'étape suivante consiste à résumer tous les services qu'ils contiennent. Vous pouvez transférer les services manuellement dans le dossier de groupe correspondant, mais Clock PMS+ vous propose plusieurs outils pour router automatiquement les charges de réservation vers les dossiers de groupe d'événements.
Options de routage automatique
Afin de rendre plus fluide le processus de synthèse des prestations dans les folios de groupe, nous avons développé plusieurs méthodes pour transférer automatiquement les prestations tarifaires des réservations :
- Transfert vers le folio par défaut de la société/de l'événement/de l'agence - c'est la seule option que vous pouvez utiliser pour router automatiquement les charges de réservation vers le folio principal d'un événement donné. Avec cette méthode, les charges de toutes les réservations sont toujours résumées dans un folio principal de la société ou de l'événement, sans possibilité de choisir parmi le reste des folios ouverts, s'il y en a.
- Transfert vers le folio de l'entreprise/de l'agence - cette méthode vous permet de gérer avec flexibilité les folios de groupe, puisque vous pouvez spécifier le folio destinataire des charges de chaque réservation. Le transfert est automatiquement effectué avec la sélection du folio de groupe dans la réservation.
- Séparer par société/agence - cette méthode vous permet de router automatiquement les charges vers le folio de groupe lors du checkout de la réservation. À ce stade, ces charges sont conservées dans la réservation et séparées dans un folio spécial dont le payeur est l'entreprise à laquelle elles seront facturées.
Vous pouvez utiliser chacune de ces méthodes selon votre flux de travail. Nous vous invitons à consulter les articles correspondants pour savoir comment utiliser les options de routage automatique des charges.
Manual Transfer of Charges
Nous avons mentionné que les options d'acheminement automatique sont utilisées pour les frais liés au tarif de la réservation. Si vous devez transférer un autre type de services vers les folios de groupe ou si, pour une raison quelconque, le routage automatique n'a pas eu lieu, utilisez la fonction de transfert de charges qui vous permet de sélectionner non seulement un folio de réservation, mais aussi un folio d'entreprise ou d'événement comme destination des charges.
Bulk Transfer to a Company Folio
Pour vous faciliter la tâche, nous avons prévu l'option de transfert en bloc des charges des réservations vers un folio de groupe prédéfini.
Suivez les étapes suivantes :
- Ouvrez le profil de la société pour en avoir un aperçu ;
- Cliquez sur le bouton "Tous les folios et détails" ;
- Défilez vers le bas jusqu'à la section 'Ouvrir les folios de réservation'. Utilisez le bouton 'Voir' pour charger les réservations dont vous souhaitez transférer les charges ;
- Le bouton 'Déplacer' dans la ligne de la réservation vous permet d'effectuer un transfert uniquement pour cette réservation. Pour effectuer un transfert groupé, cliquez sur le bouton 'Sélection multiple' ;
- Sélectionnez dans la liste les réservations pour lesquelles vous souhaitez effectuer le transfert ;
- Cliquez sur le bouton 'Déplacer' et vous verrez une liste de tous les folios ouverts dans le profil de l'entreprise. Sélectionnez simplement celui vers lequel vous souhaitez transférer les charges.
- Dans la fenêtre suivante, marquez les charges dont les groupes de revenus doivent être transférés. Après les avoir sélectionnées, cliquez sur le bouton "Transférer"
