Les événements peuvent contenir de nombreux éléments différents - réservations de salles de réunion ; restauration ; réservations de chambres d'hôtel, etc. Il en résulte de nombreux frais et il est important que vous compreniez comment ils apparaissent sur le folio en interne et comment ils peuvent être représentés sur la facture du client. Voici un folio qui comporte des frais pour tous les éléments susmentionnés.
Segmentation des frais
Les lignes indiquées sont ce que nous appelons la 'source' des frais :
- (1) - il s'agit des frais qui ont été enregistrés directement dans le folio de l'événement - via le bouton 'Charge' sur la page de l'événement.
- (2) - il s'agit des frais de réservation de la salle de réunion qui ont été postés via le bouton « Frais » de l'activité de la salle de réunion. Comme vous pouvez le voir, la ligne indique exactement la réservation de salle de réunion à laquelle ces frais sont liés. Vous pouvez choisir de poster les frais dans l'un des folios existants ou d'ajouter un nouveau folio et d'y enregistrer les frais.
- (3) - il s'agit de frais de restauration enregistrés via le bouton 'Charge' des activités de restauration. Comme vous pouvez le voir, la ligne indique exactement à quelle activité de restauration ces frais sont liés. Vous pouvez choisir de poster les frais dans l'un des folios existants ou d'ajouter un nouveau folio et d'y enregistrer les frais.
- (4) - il s'agit des frais de réservation d'une chambre d'hôtel qui ont été transférés au folio de l'événement car ils seront payés en même temps que le reste de l'événement. Comme vous pouvez le voir, la ligne indique exactement de quelle réservation ils proviennent.
Vous savez maintenant ce que vous, en tant qu'utilisateur de Clock PMS+, verrez sur un folio d'événement en interne et comment les frais sont séparés.
Mode de prévisualisation d'un folio/d'une facture
Voyons maintenant le côté client. Pour voir le folio/la facture côté client, accédez au folio et cliquez sur le bouton 'Aperçu' dans le coin supérieur droit.
Diverses options de présentation des frais
Comme vous l'avez vu dans nos articles sur le Folio, vous pouvez choisir entre différentes options de présentation des frais sur la facture en fonction de vos préférences et/ou des exigences de la législation locale. Cependant, veuillez noter quelques spécificités liées aux factures d'Événements.
- Les 4 premières options d'affichage (1) montrent toujours les frais séparés par leur source.
- Les 2 options d'affichage 'Forfaitisé par'(2) supprimeront la source
Ces 2 options d'affichage sont appelées 'Forfaitisé...' parce que vous avez la possibilité de 'forfaitiser' plusieurs articles/services en une seule ligne tant qu'ils ont le même 'texte d'impression' et la même quantité.
En reprenant l'exemple ci-dessus, considérons que nous voulons combiner le déjeuner et la pause-café en une seule ligne appelée « Restauration ». En interne, ils seront toujours séparés, mais pour la facture du client, ils doivent être combinés.
Pour ce faire, appliquez le même 'Texte d'impression' aux frais que vous souhaitez combiner.
Note: Pour éviter toute intervention manuelle et modification, vous pouvez préconfigurer le Texte d'impression lors de la création des modèles de facturation. Cependant, si vous avez le même service, mais que vous avez besoin d'afficher des textes d'impression différents pour des situations différentes, vous devez soit modifier le texte d'impression manuellement dans l'événement, soit créer plusieurs modèles de facturation pour le même service avec des textes d'impression différents.
Important: Les modes de vue 'Forfaitisé par' permettent de regrouper les articles/services en fonction de leur 'Texte d'impression' ET 'Quantité'. Si deux frais ont le même Texte d'impression mais une quantité différente, ils seront affichés sur des lignes distinctes.
Cela vous permet de combiner les frais qui sont calculés 'par personne' tandis que les frais linéaires tels que le coût de la location d'une salle de réunion, seront affichés séparément.
