Dans l'article Créer des blocs (pour des événements ou des réservations de groupe), vous avez vu comment vous pouvez créer des blocs de chambres pour des événements qui nécessitent un hébergement ou simplement pour des demandes de grands groupes. Dans cet article, vous verrez comment ces blocs peuvent être convertis en réservations réelles.
Conversion d'un bloc via la page Evénement
La façon la plus rapide et la plus simple de convertir des blocs en réservations est de le faire à partir de la page de l'événement. Accédez à la page de l'événement et sélectionnez le bouton "Créer des réservations" dans la section "Blocs". La liste des blocs s'affiche (1) et vous pouvez sélectionner le bloc à partir duquel vous souhaitez convertir une réservation. En outre, vous pouvez créer une réservation associée à l'événement, mais sans convertir un bloc (par exemple, lorsqu'une chambre supplémentaire est nécessaire à l'arrivée des participants à l'événement) (2).
Conseil : Vous pouvez utiliser le bouton "Création Multiple" dans la réservation pour créer plusieurs réservations attribuées au bloc.
Remarque : Toutes les informations disponibles sont transférées à la réservation - les dates, le type de tarif, le prix manuel, le nombre de personnes, le profil de la société, l’événement et le bloc alloué sont tous automatiquement renseignés. Cela s'applique également lors de la conversion par le biais du tarif et de la disponibilité ou lorsque les clients convertissent eux-mêmes leur réservation.
Conversion d'un bloc via l'interface Tarifs et Disponibilités
Une autre option vous permettant de créer facilement des réservations est l'interface Tarifs et Disponibilités, menu Disponibilité-> Tarifs et disponibilités. Saisissez les dates de l’événement, le nombre d'adultes et d'enfants. Vous avez deux options pour localiser le bloc :
- sélectionnez le profil de la "société" qui organise l'événement. Une fois sélectionné, le champ "Bloc" affiche les blocs respectifs et vous pouvez sélectionner celui que vous souhaitez convertir.
- saisir un code du bloc. Cela peut être particulièrement utile si vous avez distribué les codes du bloc à l'organisateur/participants et qu'ils appellent pour finaliser leur réservation.
Une fois que vous avez "vérifié la disponibilité", le système vous présente la combinaison type de chambre/tarif correspondant au bloc sélectionné ou au code du bloc saisi et vous pouvez procéder à la réservation comme à l'accoutumée.
Remarque : Le nombre de chambres "libres" (4 chambres libres dans la capture d'écran ci-dessus) indique les blocs restants et non la disponibilité du type de chambre. En outre, le système indiquera que le tarif est compatible si la période de votre recherche est comprise dans la période de l'événement. Si votre recherche comporte au moins une nuit en dehors de la période de l'événement, le système indiquera que les tarifs ne sont pas compatibles.
Important: Lors de la conversion de blocs en réservations par le biais de la page Evénement et/ou de l'écran Tarifs et disponibilités, le système attribue automatiquement la réservation à la Société->Evénement->Bloc afin de déduire correctement le bloc. Cette opération s'effectue dans le champ Société/événement de la réservation.
En règle générale, il ne faut rien changer dans ce champ, sous peine de prendre des risques :
- créer une réservation attribuée à l'Evénement, mais ne faisant pas partie d'un bloc. Dans ce cas, cette réservation ne déduira aucun bloc et sera une réservation "supplémentaire" pour l’événement, en plus des chambres déjà bloquées.
- créer une réservation pour un type de chambre, mais déduire un bloc pour un autre type de chambre.
Organisateurs/Participants effectuant eux-mêmes leur réservation via BookDirect (WBE)
Une autre option pour convertir les blocs en réservations ne vous concerne que partiellement : il s'agit de l'option permettant aux clients de réserver eux-mêmes à partir du bloc par le biais de BookDirect (WBE). Il suffit d'attribuer à un bloc un tarif et un code et de fournir les codes à l'organisateur/participants. Ils peuvent ensuite utiliser ces codes pour réserver leur chambre.
Le réservataire ne verra que la combinaison type de chambre/tarif associée au code du bloc qu'il a saisi. En outre, si le réservataire recherche une période comportant au moins une nuit en dehors de l'événement/du bloc, le tarif ne sera pas proposé à la réservation.