Création et modification d'activités

Modifié le : Mar, 18 Juin, 2024 à 1:59 H

Print

Création d'activités

Créer une salle de réunion et/ou une activité de restauration :

  • naviguer vers le Planning d'activités dans le mode de vue "Par heures".
  • En option, utilisez les différents filtres pour filtrer le calendrier
  • Cliquez sur l'heure de début puis sur l'heure de fin de l'activité, pour le lieu concerné.
  • la fenêtre des détails de l'activité s'affiche.

Voici les détails que vous pouvez ajouter/modifier pour une activité :

  • PAX (1) - le nombre de participants sera automatiquement repris du nombre de PAX dans l'ensemble de l'evénement. Vous pouvez le modifier si nécessaire ou en définir un si vous ne l'avez pas fait pour l'ensemble de l'evénement.
  • Heure de début / de fin (2) - entrez l'heure de début et de fin de l'occupation de l'espace. Veuillez noter que lorsque vous créez une activité, celle-ci ne peut pas se poursuivre après minuit. Si vous souhaitez que l'activité se poursuive après minuit, créez-la d'abord jusqu'à 23 h 30, par exemple. Ensuite, modifiez-la et sélectionnez l'option "Nuit", ce qui débloquera un champ de date et d'heure "Jusqu'à".

  • Type d'activité (3) - sélectionnez le type d'activité (par exemple, réseautage, pause-café, cérémonie de mariage, etc.) Lisez Création de types d'activités et de styles de mise en place pour plus d'informations.
  • Style de mise en place (4) - sélectionnez le style de mise en place pour l'espace. Notez que dans la liste, vous verrez les styles de mise en place que la place sélectionnée supporte. En outre, vous verrez les PAX MIN / MAX pour ceux qui sont pris en charge. Lisez Créer des salles de réunion / Créer des restaurants (lieux) pour plus de détails. Vous pouvez toujours créer l'activité avec un style non pris en charge ou avec un nombre de PAX supérieur à la capacité de ce style.

  • Description (5) - saisissez une description pour cette activité qui est visible dans les offres d'événements intégrées et qui peut être ajoutée dans tout autre document destiné aux invités (par exemple, ce qui est inclus, la durée et toute autre information).
  • Description pour le personnel (6) - entrez une description interne pour cette activité, visible dans les fiches de fonction (par exemple, ce qu'il faut préparer, ce qu'il faut faire, à quelle heure être prêt, etc).
  • En option (7) - cochez si cette activité est optionnelle. Elle sera indiquée en jaune sur le calendrier.
  • Ajouter (8) - une fois que vous'avez saisi toutes les informations, ajoutez l'activité au calendrier.
  • Enregistrer de nouvelles activités - lorsque toutes les nouvelles activités sont ajoutées au calendrier, veillez à les enregistrer.

Écriture de charges d'activités

Une fois l'activité créée, cliquez dessus dans le calendrier pour ouvrir la fenêtre de dialogue. À partir de là, vous pouvez écrire les charges qui seront associées à cette activité particulière. Lisez L'écriture de charges et la facture de l'evénement pour plus de détails.

  • Ajouter un folio et des charges (1) - utilisez cette option s'il n'y a pas encore de folio Evénement ouvert ou si vous souhaitez comptabiliser ces charges dans un folio distinct. La boîte de dialogue d'écriture de charges s'ouvre. Notez que le système suggère le nombre de PAX comme quantité pour les charges.
  • Frais ...... (2) - si vous avez un ou plusieurs folio(s) déjà ouvert(s) dans l'evénement, il(s) sera(ont) listé(s) ici. Cliquez dessus pour ouvrir l'écran d'écriture et ajouter les charges au folio existant.
  • Charges (3) - vous verrez une liste de tout ce qui a déjà été écrit dans le cadre de cette activité. Vous pouvez cliquer sur n'importe lequel d'entre eux pour ouvrir la liste de toutes les charges affichées par le biais de cette activité et apporter des modifications si nécessaire.
  • Annuler l'activité (4) - vous pouvez annuler cette activité particulière. Ce faisant, le système vous demandera si vous souhaitez annuler toutes les charges des folios ouverts qui sont associées à cette activité.

Editer des activités

Pour modifier une activité, ouvrez la même fenêtre de dialogue que celle utilisée pour l'écriture des charges :

  • s'il s'agit d'une activité en salle de réunion, cliquez dessus
  • s'il s'agit d'une activité de restaurant, cliquez dessus et sélectionnez "Modifier".

Vous pouvez modifier toutes les informations déjà saisies dans l'activité.You can change all the information already entered in the activity.

Important: Si le PAX d'une activité est modifié, le système transfère les charges qui étaient basées sur le PAX. En d'autres termes, l'abaissement du PAX entraînera une réduction de la quantité de charges ; l'augmentation du PAX entraînera une augmentation de la quantité.

Si vous souhaitez modifier uniquement le lieu ou l'heure de début d'une activité, vous pouvez utiliser la fonction "glisser-déposer" du calendrier. Saisissez l'activité et déplacez-la vers le nouveau lieu ou la nouvelle heure de début.

Si vous avez ouvert une activité à partir d'un autre evénement, vous pouvez cliquer sur le bouton situé en haut de la fenêtre de dialogue pour basculer vers cet evénement.


Cette réponse a-t-elle été utile ? Oui Non

Envoyer vos commentaires
Désolés de n'avoir pu vous être utile. Aidez-nous à améliorer cet article en nous faisant part de vos commentaires.

Sur cette page