Modification des PAX, des dates et impact sur la facturation

Modification des PAX

Pour illustrer le processus de modification du nombre de participants, considérons un exemple où, à l'origine, nous avions un événement avec 90 Pax par défaut, une salle de réunion et une activité de restauration pour 90 Pax.

Appuyez sur le bouton Modifier PAX (1) et indiquez sur l'écran suivant le nouveau nombre de PAX qui seront présents. Le système dressera la liste de toutes les activités et indiquera automatiquement le nouveau nombre de PAX pour chaque activité qui comptait 90 PAX à l'origine :

Si le nombre de PAX pour une activité particulière est différent du nombre par défaut de 90, par exemple si tous les clients ne participent pas à l'activité de restauration, le champ "Nouveau PAX" sera vide et vous pourrez soit le sauvegarder tel quel, soit saisir une nouvelle valeur :

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Effet sur les charges

Lors de la modification des Pax, le système modifie automatiquement la quantité facturée correspondant au nombre de Pax d'origine. Dans notre exemple, toutes les prestations facturées dont la quantité initiale était de 90 passera à 80.

Modification des dates d'un événement ou d'une activité

Modifier les dates d'un événement

Pour modifier les dates d'un événement, cliquez sur le bouton Calendrier de la page principale de l'événement.

Il vous sera proposé plusieurs options :

• Déplacer (1) - vous pouvez sélectionner un nouveau jour d'arrivée pour l'événement. Le système mettra à jour toutes les activités et tous les frais relatifs au nouveau jour d'arrivée.
• Prolonger la période (2) - le système ajoutera de nouveaux jours sans activité à l'événement. Les activités et les frais existants ne sont pas affectés.
• Réduire la période (3) - le système réduira la période de l'événement et annulera les activités et les frais pour les dates supprimées.
• Période seulement (4) - vous pouvez mettre à jour la période de l’événement sans affecter les dates d'activité et de facturation. Les dates du bloc sont ajustées car elles suivent toujours la période de l’événement.

Modifier les dates d'activité

Il est également possible de modifier la date d'une activité particulière. Dans la section Activité, cliquez sur celle que vous souhaitez modifier. L'écran de modification s'affichera et vous pourrez changer la date.

Impact sur la facturation

• Si vous utilisez l'option "Déplacer" pour l'événement, le système modifiera la date de facturation, par rapport à la nouvelle date d'arrivée.
• Lorsque vous utilisez l'option "Réduire" pour l'événement, le système annulera les frais enregistrés pour les dates supprimées.
• Lors de la modification de la date d'une activité, le système ajustera les dates des prestations facturées dans le cadre de l'activité.

En cas de modification de la période de l'événement ou des réservations de salle de réunion et de services de restauration qui y sont liées, la date de service des frais facturés dans les folios ouverts sera automatiquement modifiée en fonction de la nouvelle période.

• Frais d'événement - frais comptabilisés directement dans le folio de l'événement - un décalage de date en fonction de la période sera appliqué.

• Lorsque des frais sont comptabilisés dans les réservations de salles de réunion et/ou de restauration, la date de service de tous les frais dans les folios ouverts sera modifiée en fonction de la nouvelle date de début.