Le planning des activités d'un événement est votre outil de référence pour obtenir des informations sur la disponibilité de vos salles de réunion et de vos restaurants, ainsi que pour créer et modifier une activité. Cet article vous donnera une vue d'ensemble du planning avec ses différents composants et une description de toutes les informations et fonctions disponibles.
Accès au planning d'activité
Pour commencer, vous pouvez accéder au planning d'activité de plusieurs façons :
- Dans l'écran "Nouvel événement", entrez une période dans le calendrier et appuyez sur l'un des deux boutons du calendrier. Le calendrier des activités s'ouvre en mode "Par heures" pour le premier jour de la période sélectionnée.
- Par le biais d'un événement existant - vous pouvez cliquer sur une date dans la section des activités et le calendrier s'ouvrira pour cette date ou cliquer sur le bouton "Ajouter" et sélectionner une date. Le calendrier s'ouvrira pour cette date.
La vue d'ensemble du planning d'activité
Le planning des activités est divisé en trois sections : salles de réunion, restauration et disponibilité des chambres.
Remarque : pour afficher la disponibilité des chambres, vous devez l'activer à partir de l'icône Paramètres (8) et sélectionner "Afficher l'occupation".
- Date / Période (1) : Vous pouvez modifier la date ou la période à l'aide du bouton du calendrier (1). Lorsque vous avez ouvert le planning d'activité par le biais d'un événement existant ou lors de la création d'un événement avec des dates saisies, vous verrez ces dates marquées dans le sélecteur de date (1).
De plus, si vous sélectionnez une date en dehors de la période d'Evénement, une icône d'avertissement sera visualisée
- Mode de vue (2) : Vous avez le choix entre 4 modes d'affichage différents. Veuillez lire les modes d'affichage du planning d'activité pour obtenir des informations détaillées sur chacun d'entre eux.
- Sélecteur de style de mise en place (3): pour les salles de réunion et les restaurants, vous pouvez sélectionner un style de mise en place particulier. Cela filtrera les espaces et ne laissera que ceux qui supportent ce style de mise en place. Consultez Créer des salles de réunion et Créer des restaurants (lieux) pour plus de détails.
- Capacité (4) : la colonne capacité indique la capacité minimale/maximale de l'espace. Si vous avez sélectionné un style de mise en place, la colonne indiquera la capacité minimale/maximale pour ce style de mise en place particulier.
- Légende (5) : toutes les activités réservées pour le jour/période chargé(e) seront colorées. Voir ci-dessous pour plus de détails.
- Filtres (6) : le bouton Filtre vous permet de contrôler les espaces qui s'affichent sur le planning. Vous pouvez sélectionner plusieurs salles de réunion et/ou restaurants et seuls ceux-ci apparaîtront sur le calendrier. En outre, vous pouvez également filtrer les espaces pouvant accueillir un nombre particulier de participants.
- Modèles (7) : cliquez sur ce bouton pour créer des activités à l'aide de modèles d'événements. Pour plus d'informations, consultez la section Création d'activités à l'aide d'un modèle.
- Réglages (8) : le bouton Réglages vous permet d'effectuer les opérations suivantes
- activer toutes les heures du calendrier - de minuit à minuit. Applicable au mode d'affichage "Par heures".
- définir l'intervalle à afficher sur le calendrier - 10, 15, 30, 60 minutes. Applicable au mode d'affichage "par heures".
- activer ou désactiver la disponibilité des chambres
- définir l'heure de début et de fin par défaut d'une journée et l'intervalle par défaut. Applicable au mode d'affichage "par heures".
Les activités sur le planning
Couleurs
Si vous avez ouvert le planning par le biais d'un événement particulier, vous verrez les activités actives et/ou optionnelles de cet événement en vert foncé/orange, tandis que les activités des autres événements seront en vert clair/orange clair. Applicable aux modes d'affichage "Par heures" et "Par activités".
Occupation des restaurants
Pour les activités de restauration, vous verrez le nombre de PAX présents pour chaque intervalle et chaque restaurant/espace. Si les activités de restauration se chevauchent dans le même espace pour un intervalle, vous verrez l'occupation totale pour cet intervalle.
Créer, modifier et déplacer des activités
Grâce au planning d'activité, vous pouvez également créer facilement de nouvelles activités et modifier ou déplacer des activités existantes.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique Création et modification d'activités.