Créer et modifier des activités

Création d'activités

Pour créer une activité de salle de réunion et/ou de restauration :

• accédez au planning des activités dans le mode d'affichage "par heures"
• Utilisez les divers filtres pour affiner votre planning, si vous le souhaitez
• Cliquez sur l'heure de début puis sur l'heure de fin de l'activité, pour l'espace concerné
• la fenêtre des détails de l'activité s'affiche.

Voici les détails que vous pouvez ajouter/modifier pour une activité :

• PAX (1) - le nombre de participants sera automatiquement repris du nombre de PAX dans l'ensemble de l'evénement. Vous pouvez le modifier si nécessaire ou en définir un si vous ne l'avez pas fait pour l'ensemble de l'evénement.
• Heure de début / de fin (2) - entrez l'heure de début et de fin de l'occupation de l'espace. Veuillez noter que lorsque vous créez une activité, celle-ci ne peut pas se poursuivre après minuit. Si vous souhaitez que l'activité se poursuive après minuit, créez-la d'abord jusqu'à 23 h 30, par exemple. Ensuite, modifiez-la et sélectionnez l'option "Nuit", ce qui débloquera un champ de date et d'heure "Jusqu'à".

• Type d'activité (3) - sélectionnez le type d'activité (par exemple networking, pause-café, cérémonie de mariage, etc.) Pour plus d'informations, consultez la rubrique Création de types d'activités et de styles de mise en place.
• Style de mise en place (4) - sélectionnez le style de mise en place pour l'espace. Notez que dans la liste, vous verrez les styles de mises en place pris en charge par l'espace que vous avez sélectionné. En outre, vous verrez les PAX MIN / MAX pour ceux qui sont pris en charge. Pour plus de détails, lisez Créer des salles de réunion / Créer des restaurants (lieux). Vous pouvez toujours créer l'activité avec un style non pris en charge ou avec plus de PAX que la capacité de ce style.

• Description (5) - saisissez une description de cette activité, visible dans les offres d'événements intégrées et pouvant être ajoutée dans tout autre document destiné aux clients (par exemple, ce qui est inclus, la durée, et toute autre information).
• Description pour le personnel (6) - entrez une description interne pour cette activité, visible dans les fiches de fonction (par exemple, ce qu'il faut préparer, ce qu'il faut faire, l'heure à laquelle il faut être prêt, etc.)
• Optionnel (7) - cochez si cette activité est optionnelle. Elle sera indiquée en jaune sur le calendrier.
• Ajouter (8) - une fois que vous avez saisi toutes les informations, ajoutez l'activité au planning.
• Enregistrer une nouvelle activité - lorsque toutes les nouvelles activités sont ajoutées au planning, veillez à les enregistrer.

Enregistrement des frais d'activité

Une fois l'activité créée, cliquez dessus dans le planning pour ouvrir la fenêtre de dialogue. A partir de là, vous pouvez enregistrer les frais qui seront associés à cette activité particulière. Pour plus de détails, consultez la rubrique Enregistrement des frais et la facture de l'événement.

• Ajouter un folio et des frais (1) - utilisez cette option si aucun folio d'événement n'a encore été ouvert ou si vous souhaitez comptabiliser ces frais dans un folio distinct. La boîte de dialogue pour l'enregistrement des frais s'ouvre. Notez que le système suggère le nombre de PAX comme quantité pour les frais.
• Frais ...... (2) - si vous avez un ou plusieurs folios déjà ouverts dans l’événement, ils seront listés ici. Cliquez dessus pour ouvrir l'écran de facturation et ajouter les frais au folio existant.
• Frais (3) - vous verrez une liste de tout ce qui a déjà été comptabilisé dans le cadre de cette activité. Vous pouvez cliquer sur l'un d'entre eux pour ouvrir la liste de tous les frais comptabilisés dans le cadre de cette activité et apporter des modifications si nécessaire.
• Annuler l'activité (4) - vous pouvez annuler cette activité particulière. Le système vous demandera alors si vous souhaitez annuler tous les frais des folios ouverts associés à cette activité.

Modifier des activités

Pour modifier une activité, ouvrez la même fenêtre de dialogue que celle utilisée pour comptabiliser les frais :

• s'il s'agit d'une activité en salle de réunion, cliquez dessus
• s'il s'agit d'une activité de restaurant, cliquez dessus et sélectionnez "Modifier".

Vous pouvez modifier toutes les informations déjà saisies dans l'activité.

Si vous souhaitez modifier uniquement le lieu ou l'heure de début d'une activité, vous pouvez utiliser la fonction "glisser-déposer" du planning. Saisissez l'activité et déplacez-la vers le nouveau lieu ou la nouvelle heure de début.

Si vous avez ouvert une activité à partir d'un autre evénement, vous pouvez cliquer sur le bouton situé en haut de la fenêtre de dialogue pour basculer vers cet evénement.