Créer des blocs (pour les evénements ou les réservations de groupe)

Modifié le : Lun, 17 Juin, 2024 à 9:09 H

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Très souvent, l'événement s'accompagne de l'hébergement des participants. Étant donné qu'il s'agit généralement d'un grand groupe de personnes et qu'il faut plus de temps pour l'organiser, la confirmation du nombre exact de chambres nécessaires n'est pas immédiate.

La section Blocs de la page principale de l'événement vous permet de créer des blocs de chambres d'hôtel qui, en fonction de leur statut ou de celui de l'événement, peuvent ou non affecter ou réduire la disponibilité des chambres.

Important: La fonction Blocs est particulièrement utile pour gérer les grands groupes qui souhaitent séjourner dans votre propriété et qui n'organisent pas d'evénement, par exemple pour les Allotements des Tours Opérateurs ou les Séries de Tours.

En outre, vous pouvez associer des tarifs aux blocs de chambres, afin de générer une offre à plein tarif et d'associer un code permettant aux organisateurs/invités de réserver eux-mêmes une chambre du bloc par l'intermédiaire de BookDirect (WBE).

Création d'un bloc

Pour créer un bloc, cliquez sur le bouton "Ajouter" dans la section "Blocs" de la page de l'événement. 

Pour créer un bloc:

  • sélectionnez pour quel type de chambre vous souhaitez créer un Bloc.

  • Il vous sera ensuite demandé de sélectionner les dates pour lesquelles vous souhaitez bloquer des chambres. Trois options s'offrent à vous :

Linéaire

Reprend automatiquement les Jours de l'evénement et applique le bloc pour chaque jour de l'evénement pour le type de chambre sélectionné. Une fois que vous avez sélectionné Linéaire, il vous sera demandé d'indiquer le nombre de chambres que vous souhaitez bloquer et si vous souhaitez appliquer des Jours avant expiration spécifiques à ce bloc.

Périodes

Vous pouvez saisir une ou plusieurs périodes pour lesquelles vous souhaitez bloquer des salles. Ces périodes doivent être comprises dans la période de l'ensemble de l'événement que vous avez créé. Cette option est extrêmement utile lors de l'application de blocs pour les Allotements d'organisateurs de voyages ou les Séries de voyages. Vous pouvez facilement bloquer des chambres pour plusieurs périodes au sein d'un même bloc/événement.

Une fois que vous avez sélectionné "Périodes", il vous est demandé de sélectionner la ou les périodes, d'indiquer le nombre de pièces à bloquer pour chaque période et de définir des Jours avant expiration spécifiques à chaque période.

En outre, vous pouvez copier les périodes que vous avez ajoutées et les coller dans un autre bloc - par exemple lors de la création de blocs pour un autre type de chambre.

Jours

Vous pouvez bloquer un nombre différent de chambres pour les jours de l'evénement. Une fois que vous aurez sélectionné "Jours", vous verrez une liste avec chaque jour de l'evénement.

Nous avons ajouté quelques outils pour vous aider à ajouter les blocs plus facilement, en particulier dans le cas d'événements de longue durée :

  • Date (1) et Passer à la date (2) - vous pouvez modifier la date de début de la liste.
  • Mise à jour en bloc (3) - ajoutez le nombre de chambres bloquées pour toute la période chargée dans la liste.

Détails supplémentaires du bloc

Outre la création d'un bloc et sa conversion en réservation, le module Bloc offre également des fonctions plus avancées. Quel que soit le mode utilisé pour appliquer un bloc (Linéaire, Périodes, Jours), l'écran suivant s'affiche avant la finalisation du bloc :

  • Nom (1) - vous pouvez saisir un nom pour le bloc. Ce nom est utilisé uniquement à des fins d'information interne.
  • Code (2) - saisissez un code pour le bloc. Vous pouvez fournir ce code à l'organisateur/aux invités et ils peuvent l'utiliser pour créer eux-mêmes des réservations à partir du bloc par le biais de BookDirect (WBE). Pour en savoir plus, cliquez ici.

Note: Actuellement, chaque bloc doit avoir un code unique. L'utilisation du même code pour plusieurs blocs n'est pas possible pour le moment.

  • Description (3) - vous pouvez ajouter une description supplémentaire à usage interne qui sera visible dans la ligne du bloc lui-même.
  • Tarif (4) - sélectionnez un tarif attribué au bloc. En sélectionnant un tarif dans un bloc, vous pourrez :
    • permettre aux organisateurs/invités de réserver eux-mêmes des blocs sur le BookDirect (WBE) en combinaison avec le code (2)
    • disposer d'une prévision des recettes attendues dans le rapport Occupation/Recettes Prévisions et rythme.
    • être en mesure de générer une offre incluant le prix des chambres
    • de gagner du temps lors de la conversion manuelle des blocs en réservations, car ces informations seront automatiquement transférées dans la réservation.
  • Prix manuel / Devise (5) - si vous avez convenu d'un prix spécifique pour le bloc qui n'est pas disponible dans le tarif, vous pouvez appliquer un prix manuel qui sera celui utilisé à la place du prix du tarif sélectionné.
  • Adults/enfants par chambre (6) - indiquez le nombre d'adultes et d'enfants pour ce type de chambre et cette combinaison de tarifs.
  • Statut (7) - vous pouvez modifier le statut du bloc pour qu'il soit " En option " ou " Annulé ".

Important: Des blocs différents peuvent avoir des statuts différents. Par exemple, un bloc pour une DBL peut être actif, tandis qu'un bloc pour une APP peut être optionnel.

Important: Les blocs ayant le statut "Optionnel" ne réduiront pas la disponibilité du type de chambre. En outre, si l'ensemble de l'événement a le statut "Optionnel" ou "Allotement", les blocs ne peuvent être qu'"Optionnels".

Résultat

Techniquement, c'est tout ce dont vous avez besoin pour créer un bloc. Il vous suffit de cliquer sur Enregistrer et tant que le statut du bloc est "Actif", le nombre correspondant de chambres sera retiré de la disponibilité et réservé pour cet evénement.

Les blocs pour chaque type de chambre sont indiqués dans les prévisions d'occupation.

Jours avant expiration et Date d'expiration

Les Jours avant jours ou la Date d'expiration sont appliqués pour libérer automatiquement les blocs inutilisés pour la vente. Vous pouvez les appliquer dans la section "Bloc" de la page de l'événement.

Jours avant expiration

Avec les Jours avant expiration, vous définissez essentiellement une période de libération pour tous les blocs. En option.

Par exemple : 

  • Date de début de l'evénement : 10 mars. Durée : 3 Jours.
  • Jours avant expiration : 7
  • Les chambres bloquées seront libérées le 4 mars pour le 10 mars.
  • Le 5 mars, les chambres bloquées seront libérées pour le 11 mars.
  • Les chambres bloquées seront libérées le 6 mars pour le 12 mars.

Remarque : Cela permet de fixer des Jours avant expiration pour tous les blocs et pour toutes les périodes. Par ailleurs, chaque bloc/période peut avoir une période de validation différente. Par exemple, les blocs par période de haute saison peuvent avoir une période de validation plus courte.

Date d'expiration

La date d'expiration est une date à laquelle les blocs de chambres bloquées seront libérés automatiquement. En option.

Blocs supplémentaires pour le même type de chambre

Il est souvent nécessaire d'avoir deux blocs pour le même type de chambre. Par exemple, l'organisateur peut vouloir une offre/un bloc pour plusieurs chambres DBL à un prix/tarif de 2 PAX et plusieurs autres à un prix/tarif de 1 PAX, ce qui signifie que vous devez ajouter un bloc supplémentaire pour les DBL avec le prix/tarif/code de 1 PAX. Pour l'ajouter, suivez la même procédure que pour l'ajout du bloc et sélectionnez simplement un tarif différent ou appliquez un prix manuel.

Visualisation sur la page de l'evénement

Tous les blocs (actifs et optionnels) seront visualisés dans la section Blocs de la page de l'événement.

  • Si l'evénement dure 5 jours (4 nuits), le tableau de prise en charge des blocs pour l'evénement sera visualisé. En outre, vous pouvez toujours ouvrir le tableau de ramassage des blocs pour l'evénement en cliquant sur le bouton "calendrier" (1) :

  • Si l'evénement est plus long, une liste des blocs sera visualisée :

En outre, vous disposez de liens rapides pour ouvrir le rapport de ramassage des blocs (x2), créer des réservations ou consulter les informations relatives aux réservations de salles d'evénement.

Lorsque vous sélectionnez "Réservations liées", toutes les réservations liées à l'événement sont répertoriées et vous pouvez les ouvrir individuellement (1) ou les charger pour les fonctions groupées (2) (par exemple, Check-in, Check-out, Annuler, etc.).

Vous savez maintenant comment créer des blocs, appliquer des tarifs et des codes, etc. N'oubliez pas de lire également Conversion des blocs en réservations pour savoir comment convertir les blocs en réservations et comment les clients peuvent réserver eux-mêmes. Une autre lecture - Documents & Emails, pour voir comment les informations sur les blocs sont représentées dans les documents relatifs à l'événement (à la fois internes et destinés aux clients).

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