Events können viele verschiedene Elemente enthalten - Tagungsraumbuchungen; Catering; Hotelzimmerbuchungen usw. Dies führt dazu, dass viele Leistungen anfallen, und es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie diese intern im Folio erscheinen und wie sie auf der Kundenrechnung dargestellt werden können. Hier ist ein Folio, das Leistungen für alle oben genannten Elemente enthält.
Segmentierung der Leistungen
Die angegebenen Zeilen sind das, was wir die 'Quelle' der Leistungen nennen:
- (1) - das sind Leistungen, die direkt im Folio des Events gebucht wurden - über den 'Charge' Button auf der Event-Seite.
- (2) - dies sind Leistungen für Tagungsraumbuchungen, die über die Schaltfläche 'Charge' der Aktivität Tagungsraum gebucht werden. Wie Sie sehen können, gibt die Zeile genau an, auf welche Tagungsraumbuchung sich diese Leistungen beziehen. Sie können die Leistungen auf eines der vorhandenen Folios buchen oder ein neues Folio hinzufügen und die Leistungen dort buchen.
- (3) - dies sind Catering-Leistungen, die über die Schaltfläche 'Charge' der Catering-Aktivitäten gebucht werden. Wie Sie sehen können, gibt die Zeile genau an, auf welche Catering-Aktivität sich diese Leistungen beziehen. Sie können wählen, ob Sie in eines der bestehenden Folios buchen oder ein neues Folio hinzufügen und die Leistungen dort buchen.
- (4) - dies sind Leistungen einer Hotelzimmerbuchung, die auf das Folio des Events übertragen wurden, da sie zusammen mit dem Rest des Events bezahlt werden. Wie Sie sehen können, gibt die Zeile genau an, aus welcher Buchung sie stammen.
Nun wissen Sie, was Sie als Nutzer von Clock PMS+ auf einem Event Folio intern sehen werden und wie die Leistungen getrennt werden.
Vorschaumodus eines Folios/Rechnung
Sehen wir uns nun die dem Gast/Kunden zugewandte Seite an. Um das Folio/die Rechnung für Gäste zu sehen, öffnen Sie das Folio und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Vorschau' in der oberen rechten Ecke.
Vielfältige Möglichkeiten der Darstellung von Leistungen
Wie Sie in unseren Folio-Artikeln gesehen haben, können Sie zwischen verschiedenen Optionen für die Darstellung der Leistungen auf der Rechnung wählen, je nachdem, was Sie bevorzugen und/oder was die örtliche Gesetzgebung verlangt. Bitte beachten Sie jedoch einige Besonderheiten in Bezug auf Event-Rechnungen.
- die ersten 4 'Ansicht' Optionen (1) zeigen immer die Leistungen getrennt nach ihrer Quelle an.
- die 2 'Arrangement' Ansichtsoptionen (2) entfernen die 'Quelle'
Diese 2 Ansichtsoptionen heißen 'Arrangement', weil Sie die Möglichkeit haben, mehrere Artikel/Dienstleistungen in einer Zeile zu 'arrangieren', solange sie den gleichen 'Drucktext' und die gleiche Menge haben.
Anhand des obigen Beispiels nehmen wir an, dass wir das Mittagessen und die Kaffeepause in einer Zeile mit dem Namen 'Catering' zusammenfassen wollen. Intern werden sie weiterhin getrennt geführt, aber für die Rechnung an die Gäste müssen sie zusammengefasst werden.
Um dies zu erreichen, wenden Sie denselben 'Drucktext' auf die Leistungen an, die Sie zusammenfassen möchten.
Hinweis: Um manuelle Eingriffe und Änderungen zu vermeiden, können Sie den 'Drucktext' bei der Erstellung der Leistungsvorlagen vorkonfigurieren. Wenn Sie jedoch dieselbe Leistung haben, aber unterschiedliche Drucktexte für verschiedene Situationen anzeigen müssen, müssen Sie entweder den Drucktext manuell im Event ändern oder mehrere Leistungsvorlagen für dieselbe Leistung mit unterschiedlichen Drucktexten erstellen.
Wichtig: In der Ansicht 'Verpackt von' werden Arrangements von Artikeln/Dienstleistungen nach ihrem 'Drucktext' UND 'Menge' sortiert. Wenn zwei Leistungen den gleichen Drucktext, aber eine unterschiedliche Menge haben, werden sie in getrennten Zeilen angezeigt.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Leistungen zu kombinieren, die pro Person berechnet werden, während pauschale Leistungen, wie z. B. die Kosten für die Anmietung von Tagungsräumen, separat angezeigt werden.
