Доста често, заедно със мероприятието, осигурявате и настаняване за присъстващите. Тъй като обикновено това е голяма група хора и отнема повече време за организиране, потвърждението за точно колко стаи ще са необходими не е веднага.
Чрез секцията Блокове на основната страница на мероприятието, можете да създавате блокове от хотелски стаи, които в зависимост от техния или от статуса на мероприятието, може или да не повлияят на наличността на стаи.
Важно: Функцията Блокове е особено полезна за управление на големи групи, които искат да отседнат във вашия хотел и не организират мероприятие, напр. за туроператорски контингенти или турове.
Освен това можете да прикачите тарифи към блоковете от стаи, за да генерирате пълна оферта и да прикачите код, позволяващ на организаторите/гостите да резервират сами стая от блока чрез BookDirect (ОРС).
Създаване на блок
За да създадете блок, натиснете бутона ‘+ Добави’ в секцията "Блокове" на страницата на мероприятието.
За да създадете блок:
- изберете за кой тип стая искате да създадете блок;
- след това ще трябва да изберете датите, за които искате да блокирате стаи. Имате 3 опции:
Плосък
Автоматично избира датите на мероприятието и ще приложи блок за всеки ден на мероприятието за избрания тип стая. След като изберете Цял период, ще бъдете подканени да въведете колко стаи искате да блокирате и дали искате да приложите релийз дни, специфични за този блок.
Периоди
Можете да въведете един или няколко периода , за които да блокирате стаи. Тези периоди трябва да са в рамките на цялото мероприятие, което сте създали. Тази опция е изключително полезна при прилагане на блокове за контингенти на туроператори или турове. Лесно можете да блокирате стаи за много периоди в рамките на един и същи блок/мероприятие.
След като изберете "Периоди", ще бъдете подканени да изберете периодите, да въведете колко стаи да бъдат блокирани за всеки период и да зададете релийз дни, специфични за всеки период.
Освен това, можете да копирате периодите, които сте добавили, и да ги поставите в друг блок - например при създаване на блокове за друг тип стая.
Дни
Можете да блокирате различен брой стаи за дните на мероприятието. След като изберете "Дни", ще видите списък с всеки ден на мероприятието.
Добавили сме няколко инструмента, които да ви помогнат да създадете блокове по-лесно, особено в случай на дълги мероприятия:
- Дата (1) и Отиди на дата (2) - можете да промените началната дата на списъка
- Масова редакция (3) - добавете броя на блокираните стаи за целия период, зареден в списъка.
Допълнителни детайли за блока
Освен създаване на блок и евентуалното му превръщане в резервация, модулът Блок предоставя и някои по-усъвършенствани функционалности. Независимо кой от трите режима сте използвали за създаване на блок (Цял период, Периоди, Дни), преди да финализирате блока, ще ви се покаже следният екран:
- Име (1) - можете да въведете име за блока. Използва се само за вътрешни цели.
- Код (2) - въведете код за блока. Можете да предоставите този код на организатора/гостите, за да го използват сами да създадат резервации от блока чрез BookDirect (ОРС). Прочетете повече ТУК.
Забележка: В момента всеки блок трябва да има уникален код. Използването на един и същ код за няколко блока не се поддържа.
- Описание (3) - можете да добавите допълнително описание за вътрешна употреба, което да се вижда в реда на блока.
- Тарифа (4) - изберете тарифа, разпределена към блока. След като направите това, ще можете:
- да позволите на организаторите/гостите да резервират сами от блоковете чрез BookDirect (ОРС) в комбинация с кода (2);
- да предвидите очакваните приходи в справка "Прогноза и темп на заетостта/приходите";
- да генерирате оферта, която включва ценообразуването на стаите;
- да спестите време при ръчно конвертиране на блокове в резервации, тъй като тази информация ще бъде автоматично прехвърлена към резервацията.
- Ръчна цена / Валута (5) - ако сте договорили конкретна цена за блока, която не е налична в тарифата, можете да приложите ръчна цена, която ще бъде използвана вместо цената на избраната тарифа.
- Възрастни/Деца на стая (6) - въведете колко възрастни + деца включва тази комбинация от тип стая и тарифа.
- Статус (7) - можете да промените статуса на блока да бъде "Опционален" или "Анулиран".
Важно: Различните блокове могат да имат различни статуси. Например, блок за DBL може да бъде активен, докато блок за APP може да бъде опционален.
Важно: Блоковете със статус "Опционален" няма да намалят наличността на типа стая. Освен това, ако целият статус на мероприятието е "Опционален" или "Контингент", блоковете могат да бъдат само със статус "Опционален".
Резултат
Технически, това е всичко, което трябва да направите, за да създадете блок. Просто кликнете Запази и докато статусът на блока е "Активен", съответният брой стаи ще бъде изваден от наличността и запазен за това мероприятие.
Можете да видите блоковете за всеки тип стая, посочени в Прогнозата за заетост.
Релийз дни и дата
Релийз дни или дата се прилагат за автоматично освобождаване на неизползвани блокове за продажба. Можете да ги зададете в секцията "Блокове" на страницата на мероприятието.
Релийз дни
С релийз дни на практика задавате период на освобождаване за всички блокове. Опционално.
Например:
- Начална дата на мероприятието: 10 март. Продължителност - 3 дни.
- Релийз дни: 7
- На 4-ти март неизползваните (неконвертирани) блокове за стаи за 10-ти март ще бъдат освободени.
- На 5-ти март неизползваните (неконвертирани ) блокове за стаи за 11-ти март ще бъдат освободени.
- На 6-ти март неизползваните (неконвертирани ) блокове за стаи за 12-ти март ще бъдат освободени.
Забележка: По този начин се задават релийз дни, валидни за всички блокове за всички периоди. Алтернативно, всеки блок/период може да има различен период на освобождаване. Например, блокове за периоди с висока заетост могат да имат по-кратък период на освобождаване.
 |  |
Релийз дата
С релийз датата се определя датата, на която всички неизползвани (неконвертирани) блокове ще бъдат автоматично освободени за продажба. Опционално.
Допълнителни блокове за същия тип стая
Често може да ви е необходимо да имате два блока за един и същ тип стая. Например, организаторът може да иска оферта/блок за няколко DBL стаи на цена/тарифа за 2 човека и още няколко на цена/тарифа за 1 човек. Това би означавало, че трябва да добавите допълнителен блок за DBL с цена/тарифа за 1 човек. За да го добавите, следвайте същата процедура за добавяне на блок и просто изберете различна тарифа за него или приложете ръчна цена.
Визуализация на страницата на мероприятието
Всички блокове (активни и опционални) ще бъдат визуализирани в секция "Блокове" на страницата на мероприятието.
- Ако мероприятието е 5 дни (4 нощувки), ще се визуализира календара с блокове за мероприятието. Освен това, винаги можете да отворите таблицата с блоковете за мероприятието чрез бутона календар (1):
- Ако мероприятието е по-дълго от това, ще се визуализира списък с блоковете:
Освен това, имате бързи връзки за отваряне на справка "Използвани блокове" (x2), създаване на резервации или преглед на свързаните с мероприятието резервации на стаи.
Когато изберете "Свързани резервации", всички резервации, свързани с мероприятието, ще бъдат изброени и можете да ги отворите индивидуално (1) или да ги заредите за масови функции (2) (например Настаняване, Напускане, Анулиране и др.).
Сега знаете как да създавате блокове, да прилагате тарифи и кодове и други. Моля, също така прочетете Създаване на резервация от блок, за да научите как да конвертирате блоковете в резервации и как гостите могат сами да правят резервации. От статията Документи и Имейли ще научите как информацията за блоковете се представя в документите за мероприятия (както вътрешни, така и предназначени за гости).